房地產(chǎn)用品管理制度一、總則1.目的為加強公司房地產(chǎn)用品的管理，規(guī)范用品的采購、使用、保管、維護(hù)及報廢等流程，確保用品的合理配置與有效利用，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各項目公司、分公司所有與房地產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的用品管理，包括但不限于辦公家具、辦公設(shè)備、工程工具、營銷道具等。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：公司對房地產(chǎn)用品實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保用品管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況，合理配置各類用品，避免資源浪費，提高用品使用效率。成本控制原則：在保證用品質(zhì)量和使用功能的前提下，嚴(yán)格控制采購成本、使用成本和維護(hù)成本，降低公司運營費用。責(zé)任到人原則：明確各部門及相關(guān)人員在用品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、獎懲分明，確保用品管理工作的有效落實。二、管理職責(zé)1.行政管理部門負(fù)責(zé)制定和完善房地產(chǎn)用品管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。匯總各部門用品需求計劃，結(jié)合公司實際情況進(jìn)行綜合平衡，編制年度用品采購預(yù)算。組織實施用品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)采購過程的協(xié)調(diào)與監(jiān)督。建立用品臺賬，對用品的采購、入庫、發(fā)放、使用、保管、維護(hù)及報廢等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對公司用品進(jìn)行清查盤點，確保賬物相符，并根據(jù)清查結(jié)果提出處理意見。負(fù)責(zé)辦公家具、辦公設(shè)備等用品的日常管理和調(diào)配工作，根據(jù)各部門需求及時提供或收回用品。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門用品需求計劃的編制，并提交至行政管理部門。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用用品的驗收、保管和使用，確保用品的正常使用和安全完好。定期對本部門使用的用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并報告用品存在的問題。根據(jù)工作需要，合理使用和調(diào)配本部門的用品，避免浪費和閑置。在部門人員變動時，負(fù)責(zé)辦理用品的交接手續(xù)。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核用品采購預(yù)算和費用報銷，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。對用品采購、使用等過程中的財務(wù)收支進(jìn)行核算和監(jiān)督，定期提供財務(wù)報表和分析報告。參與用品的清查盤點工作，協(xié)助行政管理部門對盤盈、盤虧的用品進(jìn)行賬務(wù)處理。4.審計部門負(fù)責(zé)對房地產(chǎn)用品管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的有效性和合規(guī)性。對用品采購、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計，防范潛在的風(fēng)險和違規(guī)行為。根據(jù)審計結(jié)果提出改進(jìn)建議和意見，促進(jìn)公司用品管理水平的提高。三、采購管理1.需求計劃各部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展和工作實際需要，于每年[具體時間]前編制下一年度用品需求計劃，并提交至行政管理部門。需求計劃應(yīng)詳細(xì)列出用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。行政管理部門收到各部門需求計劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司實際情況和庫存狀況，對需求計劃進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，編制年度用品采購預(yù)算草案，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購流程供應(yīng)商選擇：行政管理部門應(yīng)通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價等方式，選擇合格的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等情況，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。采購申請：根據(jù)批準(zhǔn)的年度用品采購預(yù)算，行政管理部門填寫采購申請表，注明用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購方式等內(nèi)容，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購實施：經(jīng)審批后的采購申請表交行政管理部門負(fù)責(zé)采購的人員組織實施采購。采購人員應(yīng)按照采購申請表的要求，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。到貨驗收：用品到貨前，采購人員應(yīng)通知使用部門和行政管理部門做好驗收準(zhǔn)備。到貨時，由使用部門和行政管理部門共同對用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。驗收合格后，填寫驗收單，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決退換貨等問題。3.采購方式集中采購：對于通用性強、采購量大的用品，如辦公家具、辦公設(shè)備等，實行集中采購。由行政管理部門統(tǒng)一組織采購，通過招標(biāo)、詢價等方式選擇供應(yīng)商，簽訂框架采購合同，各部門根據(jù)實際需求在合同范圍內(nèi)申請領(lǐng)用。分散采購：對于專業(yè)性較強、個性化需求較高的用品，如工程工具、營銷道具等，由使用部門根據(jù)實際需要提出采購申請，經(jīng)行政管理部門審核后，由使用部門自行組織采購。4.采購合同管理采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同副本交行政管理部門和財務(wù)部門備案。行政管理部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更或解除等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款。付款前，應(yīng)審核相關(guān)發(fā)票和驗收單等憑證，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、庫存管理1.入庫管理用品到貨驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交行政管理部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。倉庫管理人員應(yīng)按照用品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，建立庫存臺賬，記錄用品的出入庫情況，做到賬物相符。2.庫存盤點行政管理部門應(yīng)定期組織對公司用品進(jìn)行清查盤點，原則上每年至少進(jìn)行一次全面盤點。盤點前，應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間安排等內(nèi)容。盤點時，倉庫管理人員應(yīng)與使用部門相關(guān)人員共同對庫存用品進(jìn)行逐一清點，核對賬物是否相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，填寫盤點差異表，并提出處理意見。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報告，報行政管理部門和財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點報告對庫存賬進(jìn)行調(diào)整，確保賬實一致。3.庫存保管倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保用品的安全完好。對有保質(zhì)期要求的用品，應(yīng)定期檢查保質(zhì)期，及時清理過期用品，避免造成浪費。倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理，確保用品的正常使用。4.庫存限額管理行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況，制定各類用品的庫存限額標(biāo)準(zhǔn)。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照庫存限額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行庫存管理，不得超限額儲備用品。對于庫存積壓或長期閑置的用品，行政管理部門應(yīng)及時進(jìn)行清理和調(diào)配，盤活資產(chǎn)，提高用品的使用效率。五、使用管理1.領(lǐng)用管理各部門需領(lǐng)用用品時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放用品，填寫出庫單，注明用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。出庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。領(lǐng)用人員應(yīng)在出庫單上簽字確認(rèn)，確保領(lǐng)用用品的準(zhǔn)確性和完整性。2.使用監(jiān)督行政管理部門應(yīng)定期對各部門用品的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保用品的合理使用和有效利用。使用部門應(yīng)教育本部門員工愛護(hù)公司用品，正確使用和操作用品，避免因使用不當(dāng)造成用品損壞或浪費。如發(fā)現(xiàn)員工違反規(guī)定使用或浪費用品，行政管理部門應(yīng)及時進(jìn)行制止和糾正，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.借用管理因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間如需借用用品，應(yīng)填寫借用申請表，注明借用用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用時間、借用部門等信息，經(jīng)借用部門負(fù)責(zé)人和出借部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理借用手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)借用申請表發(fā)放借用用品，填寫借用登記表，注明借用用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用部門、借用時間等信息。借用登記表應(yīng)一式兩份，一份倉庫留存，一份交借用部門。借用人員應(yīng)在借用期限內(nèi)歸還借用用品，歸還時倉庫管理人員應(yīng)進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)借用用品有損壞或丟失，借用人員應(yīng)照價賠償。4.轉(zhuǎn)移管理因部門調(diào)整、人員調(diào)動等原因，需要轉(zhuǎn)移用品的，原使用部門應(yīng)填寫用品轉(zhuǎn)移申請表，注明用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、轉(zhuǎn)移原因、接收部門等信息，經(jīng)原使用部門負(fù)責(zé)人和接收部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)用品轉(zhuǎn)移申請表辦理用品轉(zhuǎn)移手續(xù)，調(diào)整庫存臺賬，并通知財務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。六、維護(hù)管理1.維護(hù)計劃行政管理部門應(yīng)根據(jù)各類用品的使用情況和維護(hù)要求，制定年度維護(hù)計劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時間、維護(hù)責(zé)任人等信息。使用部門應(yīng)按照維護(hù)計劃的要求，配合行政管理部門做好用品的維護(hù)工作，確保用品的正常使用。2.維護(hù)實施對于辦公家具、辦公設(shè)備等用品，行政管理部門應(yīng)定期組織專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如清潔、潤滑、調(diào)試、維修等。對于工程工具、營銷道具等用品，使用部門應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保用品的性能和質(zhì)量。在用品維護(hù)過程中，如發(fā)現(xiàn)需要更換零部件或進(jìn)行較大維修的，應(yīng)填寫維修申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政管理部門安排維修或采購新的零部件。3.維護(hù)記錄行政管理部門應(yīng)建立用品維護(hù)記錄檔案，記錄用品的維護(hù)情況，包括維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、更換零部件等信息。維護(hù)記錄檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和追溯。七、報廢管理1.報廢鑒定當(dāng)用品出現(xiàn)損壞、老化、技術(shù)淘汰等情況，無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫報廢申請表，注明用品名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料，如維修記錄、技術(shù)鑒定報告等。行政管理部門收到報廢申請表后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)用品是否符合報廢條件。對于價值較高的用品，還應(yīng)組織專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行評估。2.報廢審批經(jīng)鑒定符合報廢條件的用品，報廢申請表應(yīng)依次報部門負(fù)責(zé)人、行政管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政管理部門應(yīng)將報廢申請表交倉庫管理人員，辦理報廢手續(xù)。3.報廢處理倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)報廢申請表，對報廢用品進(jìn)行清理和登記，填寫報廢清單，注明用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢時間等信息。對于有回收價值的報廢用品，行政管理部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，并將回收款項交財務(wù)部門入賬。