智慧會務(wù)服務(wù)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司智慧會務(wù)服務(wù)管理，提高會議組織效率和質(zhì)量，確保會議順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的智慧會務(wù)服務(wù)管理，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門會議、培訓(xùn)會議等。（三）基本原則1.高效便捷原則：充分利用智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)，簡化會議流程，提高會議組織和溝通效率。2.安全保密原則：確保會議信息的安全，嚴格遵守公司保密制度，防止信息泄露。3.優(yōu)質(zhì)服務(wù)原則：為會議組織者和參會人員提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的會務(wù)服務(wù)，滿足會議需求。二、智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)功能介紹1.會議預(yù)約：支持在線預(yù)約會議時間、地點、參會人員等信息，系統(tǒng)自動發(fā)送提醒通知。2.會議資料管理：可上傳、下載、共享會議相關(guān)資料，方便參會人員提前準備。3.會議簽到：采用多種簽到方式，如二維碼簽到、人臉識別簽到等，確保簽到準確無誤。4.會議記錄：實時記錄會議內(nèi)容，支持語音轉(zhuǎn)文字，方便會后整理。5.會議直播：可對重要會議進行直播，擴大會議影響力。6.數(shù)據(jù)分析：對會議數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為會議管理提供決策依據(jù)。（二）系統(tǒng)賬號管理1.系統(tǒng)管理員負責創(chuàng)建、分配和管理用戶賬號，確保賬號信息準確無誤。2.用戶賬號應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應(yīng)及時通知系統(tǒng)管理員。3.用戶離職或崗位變動時，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時刪除或調(diào)整其賬號權(quán)限。（三）系統(tǒng)維護與更新1.定期對智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)進行維護和檢查，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和用戶需求，及時對系統(tǒng)功能進行更新和優(yōu)化。3.建立系統(tǒng)故障應(yīng)急預(yù)案，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠迅速恢復(fù)，確保會議不受影響。三、會議預(yù)約管理（一）預(yù)約流程1.會議組織者提前[X]個工作日登錄智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)，填寫會議預(yù)約信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。2.系統(tǒng)自動檢查會議時間和地點是否沖突，并根據(jù)參會人員的日程安排發(fā)送提醒通知。3.會議組織者確認預(yù)約信息無誤后，提交預(yù)約申請。系統(tǒng)審核通過后，生成會議預(yù)約記錄，并發(fā)送預(yù)約成功通知給參會人員。（二）預(yù)約變更與取消1.如需變更會議預(yù)約信息，會議組織者應(yīng)至少提前[X]個小時登錄系統(tǒng)進行修改，并通知相關(guān)參會人員。2.如取消會議預(yù)約，會議組織者應(yīng)提前[X]個工作日登錄系統(tǒng)進行操作，并向參會人員說明取消原因。（三）特殊情況處理1.因特殊原因需要臨時召開會議的，會議組織者應(yīng)盡快通過電話、郵件等方式通知參會人員，并在智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)中進行補錄。2.對于緊急會議，系統(tǒng)應(yīng)優(yōu)先處理，確保參會人員及時收到通知。四、會議資料管理（一）資料準備1.會議組織者應(yīng)在會議預(yù)約時上傳相關(guān)會議資料，包括會議議程、匯報材料、演示文稿等。2.資料應(yīng)確保內(nèi)容準確、完整，格式規(guī)范，便于參會人員查閱和下載。（二）資料共享1.會議組織者可設(shè)置資料共享權(quán)限，如僅限參會人員查看、可下載等。2.參會人員可在會議前通過智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)下載會議資料，提前進行準備。（三）資料整理與歸檔1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議資料，將重要文件進行歸檔保存。2.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存放，便于日后查閱。五、會議簽到管理（一）簽到方式1.智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)支持多種簽到方式，如二維碼簽到、人臉識別簽到等。會議組織者可根據(jù)會議需求選擇合適的簽到方式。2.參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到達會議現(xiàn)場，按照系統(tǒng)提示進行簽到。（二）簽到統(tǒng)計1.系統(tǒng)實時統(tǒng)計簽到情況，生成簽到報表。會議組織者可隨時查看簽到人數(shù)、未簽到人員名單等信息。2.對于未簽到人員，會議組織者應(yīng)及時了解原因，并采取相應(yīng)措施。（三）特殊情況處理1.如因網(wǎng)絡(luò)故障、設(shè)備問題等原因無法正常簽到的，參會人員可向會議工作人員說明情況，由工作人員進行手工簽到。2.對于代簽行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。六、會議記錄管理（一）記錄方式1.智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)支持實時記錄會議內(nèi)容，會議組織者可指定專人負責記錄，也可采用語音轉(zhuǎn)文字功能進行自動記錄。2.記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言要點、決議事項等。（二）記錄整理1.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時對會議記錄進行整理，確保內(nèi)容準確、完整。2.整理后的會議記錄應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)上傳至智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)，供參會人員查閱。（三）決議跟蹤1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決議事項，制定詳細的跟蹤計劃，明確責任人和時間節(jié)點。2.跟蹤計劃應(yīng)在智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)中進行公示，確保相關(guān)人員及時了解工作進展。七、會議直播管理（一）直播申請1.如需對重要會議進行直播，會議組織者應(yīng)提前[X]個工作日提交直播申請，說明直播目的、范圍、時間等信息。2.直播申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進行直播操作。（二）直播準備1.技術(shù)人員應(yīng)在直播前對設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等進行檢查和調(diào)試，確保直播質(zhì)量。2.設(shè)置直播權(quán)限，如僅限公司內(nèi)部人員觀看、設(shè)置觀看密碼等。（三）直播過程管理1.安排專人負責直播過程的監(jiān)控，及時處理突發(fā)情況。2.直播結(jié)束后，對直播數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，評估直播效果。八、會議服務(wù)人員管理（一）人員配置1.根據(jù)會議規(guī)模和需求，合理配置會議服務(wù)人員，包括會議主持人、記錄員、設(shè)備管理員、茶水服務(wù)員等。2.明確各服務(wù)人員的職責和分工，確保會議服務(wù)工作有序進行。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織會議服務(wù)人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。培訓(xùn)內(nèi)容包括會議組織流程、智慧會務(wù)服務(wù)系統(tǒng)操作、溝通技巧等。2.建立會議服務(wù)人員考核機制，對其工作表現(xiàn)進行定期考核。考核結(jié)果與績效掛鉤，激勵服務(wù)人員提高工作質(zhì)量。（三）行為規(guī)范1.會議服務(wù)人員應(yīng)遵守公司規(guī)章制度，按時到崗，著裝整潔，言行舉止文明得體。2.在會議期間，應(yīng)保持高度的責任心，認真履行職責，為會議提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。九、會議安全管理（一）信息安全1.嚴格遵守公司信息安全制度，確保會議信息的安全。對涉及公司機密的會議內(nèi)容，應(yīng)采取加密、保密等措施。2.禁止在會議期間使用未經(jīng)授權(quán)的移動存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，防止信息泄露。（二）設(shè)備安全1.會議前對會議設(shè)備進行檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。會議期間安排專人負責設(shè)備維護，及時處理設(shè)備故障。2.加強對會議場地的安全管理，確保會議期間人員和財產(chǎn)的安全。（三）應(yīng)急處理1.制定會議安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責任分