業(yè)務(wù)公司合同管理制度一、總則1.目的為加強業(yè)務(wù)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于業(yè)務(wù)公司及其所屬各部門在經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)當公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)當誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負責(zé)合同的法律審查，對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審核，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。負責(zé)合同管理相關(guān)法律知識的培訓(xùn)和宣傳。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的洽談、起草、簽訂、履行等具體工作。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查和了解。及時向法務(wù)部門通報合同簽訂、履行過程中的重大事項和風(fēng)險情況。負責(zé)合同履行過程中的跟蹤和監(jiān)督，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題。3.財務(wù)部門負責(zé)審核合同的付款條款、結(jié)算方式等財務(wù)內(nèi)容，確保合同的財務(wù)條款符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。負責(zé)合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理收款和付款手續(xù)。對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)分析和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行中的財務(wù)問題。4.行政部門負責(zé)合同文本的編號、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬。協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同簽訂所需的相關(guān)手續(xù)，如蓋章、授權(quán)等。負責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的維護和管理，確保合同信息的安全和準確。三、合同簽訂管理1.合同相對方的選擇與調(diào)查業(yè)務(wù)部門在選擇合同相對方時，應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和考察，優(yōu)先選擇具有良好信譽、經(jīng)營狀況穩(wěn)定、履約能力強的合作方。對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、信用狀況等進行調(diào)查核實。合同相對方應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并加蓋公章。對于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)委托專業(yè)機構(gòu)對合同相對方進行盡職調(diào)查，確保合同相對方的真實性、合法性和履約能力。2.合同的起草與審核合同由業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確。合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具書面審查意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對合同文本進行修改完善，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。如雙方對審查意見存在分歧，應(yīng)進行充分溝通協(xié)商，達成一致意見后再簽訂合同。3.合同的審批合同簽訂前，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)部門負責(zé)人應(yīng)重點審核合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標，合同條款是否合理可行，合同相對方的選擇是否恰當?shù)?。財?wù)部門應(yīng)重點審核合同的付款條款、結(jié)算方式、財務(wù)風(fēng)險等是否符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。法務(wù)部門應(yīng)重點審核合同的合法性、完整性、準確性等是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，合同條款是否存在法律風(fēng)險。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度，對合同進行全面審核，并提出審批意見。總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司整體利益和戰(zhàn)略規(guī)劃，對重大合同進行最終審批。4.合同的簽訂經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門與合同相對方簽訂。簽訂合同時，應(yīng)確保合同雙方當事人具有相應(yīng)的民事行為能力，合同內(nèi)容是雙方當事人真實意思的表示，合同形式符合法律法規(guī)的規(guī)定。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理1.合同履行計劃的制定合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)和時間節(jié)點，確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。合同履行計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，并抄送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同履行計劃對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報合同履行情況，重大問題應(yīng)及時匯報。法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.合同變更與解除管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商，簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進行審批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同相對方，并按照法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同的通知應(yīng)采用書面形式，并送達合同相對方。合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同變更或解除的原因、過程、結(jié)果等進行記錄和歸檔。五、合同糾紛管理1.合同糾紛的預(yù)防業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)和合同約定，加強與合同相對方的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。法務(wù)部門應(yīng)定期對公司合同進行審查和分析，發(fā)現(xiàn)潛在的合同風(fēng)險和糾紛隱患，及時提出防范措施和建議。2.合同糾紛的處理合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，制定解決方案，并及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。法務(wù)部門應(yīng)參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)密切配合，積極維護公司的合法權(quán)益。合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果書面報告分管領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)資料歸檔保存。六、合同檔案管理1.合同檔案的收集與整理行政部門負責(zé)合同檔案的收集與整理工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件、審批文件、往來信函等資料移交行政部門。行政部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同管理臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂情況、履行情況、變更情況、糾紛處理情況等。2.合同檔案的保管與查閱合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。行政部門應(yīng)建立合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對合同檔案進行集中保管。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自復(fù)印、拍照、帶出檔案原件。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進行審批和銷毀。七、合同管理的信息化建設(shè)1.建立合同管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋合同的起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等各個環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門應(yīng)通過合同管理信息系統(tǒng)進行合同業(yè)務(wù)操作和信息共享，提高合同管理工作效率和質(zhì)量。2.合同管理信息系統(tǒng)的維護與管理公司應(yīng)指定專人負責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的維護與管理工作，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。定期對合同管理信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題和故障，應(yīng)及時進行修復(fù)和處理。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，及時對合同管理信息系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的功能和性能。八、合同管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司建立合同管理監(jiān)督檢查制度，定期對合同管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)對合同管理工作進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。公司可定期組織對合同管理工作進行專項檢查或內(nèi)部審計，對合同管理工作中存在的問題進行全面排查和整改。2.考核評價公司建立合同管理考核評價制度，對業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價的內(nèi)容包括合同管理工作的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、風(fēng)險防控