oa文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA文件的收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間通過OA系統(tǒng)進行文件收發(fā)的管理。（三）職責1.行政部門負責OA系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。對OA文件的收發(fā)情況進行監(jiān)督和檢查。負責OA文件的歸檔和保管工作。2.各部門負責本部門OA文件的起草、審核、簽發(fā)和發(fā)送工作。及時接收和處理來自其他部門的OA文件，確保文件不積壓、不延誤。明確專人負責本部門OA文件的管理，確保文件的安全和保密。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，主題明確，邏輯清晰，語言簡潔。2.涉及多個部門的文件，起草部門應主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容的一致性和可操作性。3.文件應注明起草部門、起草人、日期、密級等信息。（二）審核要求1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的準確性、完整性、合規(guī)性、格式規(guī)范性等。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，應組織相關(guān)部門進行會審，確保文件質(zhì)量。3.審核通過的文件，由部門負責人簽字確認后，方可進入簽發(fā)環(huán)節(jié)。三、文件的簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.一般性文件由部門負責人簽發(fā)。2.重要文件或涉及公司重大決策、重要事項的文件，由公司領(lǐng)導簽發(fā)。3.以公司名義對外發(fā)布的文件，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.文件起草人將審核通過的文件提交給部門負責人或公司領(lǐng)導進行簽發(fā)。2.簽發(fā)人應認真審閱文件內(nèi)容，對文件的準確性、合規(guī)性等進行把關(guān)，并簽署意見和姓名、日期。3.對于需要修改的文件，簽發(fā)人應明確提出修改意見，起草人修改后重新提交審核和簽發(fā)。四、文件的發(fā)送（一）發(fā)送范圍根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定文件的發(fā)送范圍，確保文件發(fā)送給相關(guān)的部門和人員。（二）發(fā)送方式1.通過OA系統(tǒng)進行文件發(fā)送，發(fā)送時應選擇正確的接收部門和人員，并填寫主題、正文等相關(guān)信息。2.對于緊急文件或不宜通過OA系統(tǒng)發(fā)送的文件，可采用紙質(zhì)文件或其他方式進行傳遞，但應做好記錄和跟蹤。（三）發(fā)送確認1.文件發(fā)送成功后，系統(tǒng)會自動生成發(fā)送記錄，發(fā)送人應及時查看發(fā)送記錄，確認文件已成功發(fā)送給接收方。2.對于重要文件，發(fā)送人可通過電話、短信等方式通知接收方查收，并提醒接收方及時處理。五、文件的接收與處理（一）接收要求1.接收人應定期登錄OA系統(tǒng)，查看是否有新的文件，并及時接收。2.對于重要文件或緊急文件，接收人應設(shè)置提醒功能，確保及時處理。3.接收人在接收文件時，應認真核對文件的主題、內(nèi)容、發(fā)送部門等信息，確保文件的準確性。（二）處理流程1.接收人收到文件后，應根據(jù)文件的性質(zhì)和要求進行處理。對于一般性文件，可直接進行閱讀和存檔；對于需要辦理的文件，應按照文件要求及時進行辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋辦理結(jié)果。2.對于涉及多個部門的文件，接收部門應主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進文件的辦理工作。3.對于需要傳閱的文件，接收人應按照規(guī)定的傳閱順序進行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱人應在文件上簽署意見和姓名、日期，確保文件傳閱的完整性和及時性。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司內(nèi)部通過OA系統(tǒng)收發(fā)的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復、合同、協(xié)議等。（二）歸檔要求1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，確保文件的完整性和準確性。2.歸檔文件應按照年度、類別、保管期限等進行分類整理，并編制歸檔目錄。3.對于電子文件，應按照公司的電子檔案管理規(guī)定進行存儲和備份，確保文件的安全和可查。（三）保管期限1.公司文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文件包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務報告等。長期保管的文件包括重要的合同、協(xié)議、人事檔案、審計報告等，保管期限一般為10年至30年。短期保管的文件包括一般性的通知、報告、請示、批復等，保管期限一般為1年至5年。2.保管期限屆滿后，行政部門應按照公司的檔案銷毀規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。七、文件的保密與安全（一）保密要求1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務信息等敏感內(nèi)容的文件，應嚴格按照公司的保密制度進行管理，確保文件的安全和保密。2.文件的起草、審核、簽發(fā)、發(fā)送、接收、處理等環(huán)節(jié)的工作人員，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。3.對于涉及保密的文件，應在文件上注明密級，并采取相應的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。（二）安全措施1.行政部門應加強OA系統(tǒng)的安全管理，定期進行系統(tǒng)維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.用戶應妥善保管自己的OA系統(tǒng)賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。3.對于因工作需要使用OA系統(tǒng)的外部人員，應按照公司的相關(guān)規(guī)定進行授權(quán)和管理，確保系統(tǒng)的安全。八、文件的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱OA文件的，應按照規(guī)定的權(quán)限進行查閱。一般性文件可在本部門范圍內(nèi)查閱；重要文件或涉及公司機密的文件，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后方可查閱。2.查閱人應在規(guī)定的查閱地點進行查閱，不得擅自將文件帶出查閱地點或進行復制、傳播。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱OA文件的，應填寫《OA文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交給行政部門進行審批。行政部門根據(jù)文件的密級和借閱人的權(quán)限進行審批，審批通過后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人在借閱期間應妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改文件內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應及時向行政部門報告，并承擔相應的責任。九、文件的跟蹤與催辦（一）跟蹤機制1.行政部門應建立OA文件跟蹤機制，對重要文件和需要辦理的文件進行實時跟蹤，確保文件的辦理進度和質(zhì)量。2.對于辦理時間較長或進展緩慢的文件，行政部門應及時與承辦部門溝通協(xié)調(diào)，了解辦理情況，督促承辦部門加快辦理進度。（二）催辦措施1.對于緊急文件或有明確辦理期限的文件，行政部門應在臨近辦理期限時進行催辦，提醒承辦部門按時辦理。2.對于多次催辦仍未辦理的文件