會展公司采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于會展設(shè)備、物料、服務(wù)等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際工作需要進(jìn)行采購，避免盲目采購和重復(fù)采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。價格合理原則：通過合理的采購流程和談判技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機會參與競爭。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)公司采購工作的組織和實施：制定采購計劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，驗收采購物資等。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案：對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進(jìn)行評估和管理，定期更新供應(yīng)商信息。收集市場信息：關(guān)注行業(yè)動態(tài)和市場價格變化，為公司采購決策提供參考依據(jù)。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，詳細(xì)填寫采購申請單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。參與采購過程：協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量驗收意見。負(fù)責(zé)采購物資的使用和管理：對采購物資進(jìn)行驗收、入庫、保管、發(fā)放和使用，確保物資的合理使用和安全。3.財務(wù)部門審核采購預(yù)算：參與采購預(yù)算的編制和審核，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)。支付采購款項：按照合同約定和財務(wù)制度，審核采購發(fā)票和付款申請，及時支付采購款項。進(jìn)行采購成本核算：對采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司采購決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.審計部門對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督：定期對采購項目進(jìn)行審計，檢查采購流程是否合規(guī)，采購合同是否履行，采購成本是否合理等。提出審計意見和建議：針對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)意見和建議，促進(jìn)公司采購管理水平的提高。三、采購流程1.采購申請需求部門填寫采購申請單：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，詳細(xì)填寫采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。采購申請單內(nèi)容：采購申請單應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途說明、預(yù)算金額等信息。2.采購審批采購部門審核采購申請單：采購部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容的合理性、必要性、預(yù)算金額等進(jìn)行審核。財務(wù)部門審核采購預(yù)算：財務(wù)部門對采購申請單中的預(yù)算金額進(jìn)行審核，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：采購申請單經(jīng)采購部門和財務(wù)部門審核后，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和業(yè)務(wù)需求，對采購申請進(jìn)行審批?？偨?jīng)理審批：對于金額較大或重要的采購項目，采購申請單需經(jīng)總經(jīng)理審批后才能實施。3.供應(yīng)商選擇采購部門發(fā)布采購信息：采購部門根據(jù)采購申請單的要求，通過多種渠道發(fā)布采購信息，如網(wǎng)絡(luò)采購平臺、行業(yè)媒體、供應(yīng)商推薦等，邀請供應(yīng)商參與報價。供應(yīng)商報名與資格審查：供應(yīng)商收到采購信息后，按照要求填寫報名表格，并提交相關(guān)資質(zhì)證明文件。采購部門對供應(yīng)商的報名信息進(jìn)行資格審查，篩選出符合要求的供應(yīng)商。供應(yīng)商報價：采購部門向資格審查合格的供應(yīng)商發(fā)送采購文件，包括采購物資的詳細(xì)規(guī)格、技術(shù)要求、報價要求等。供應(yīng)商按照采購文件的要求進(jìn)行報價，并在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。供應(yīng)商評估與選擇：采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、信譽等方面。根據(jù)評估結(jié)果，選擇綜合實力較強、價格合理、信譽良好的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。采購談判：采購部門與中標(biāo)候選人進(jìn)行采購談判，進(jìn)一步協(xié)商采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭取最優(yōu)惠的采購條件。確定供應(yīng)商：采購談判達(dá)成一致后，采購部門確定最終供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.采購合同簽訂采購部門起草采購合同：采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交給法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，財務(wù)部門主要審核合同的付款條款和預(yù)算金額。合同簽訂：采購合同經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購部門下達(dá)采購訂單：采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同要求，及時下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，明確采購物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。供應(yīng)商備貨與發(fā)貨：供應(yīng)商收到采購訂單后，按照訂單要求進(jìn)行備貨，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)貨。采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的備貨和發(fā)貨情況，及時了解物流信息。到貨驗收：采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門組織相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決問題。采購付款：采購物資驗收合格后，供應(yīng)商按照合同約定開具發(fā)票。采購部門審核發(fā)票無誤后，填寫付款申請單，提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門按照合同約定和財務(wù)制度，審核付款申請單后，及時支付采購款項。6.采購結(jié)算與報銷采購部門整理采購資料：采購?fù)瓿珊螅少彶块T應(yīng)及時整理采購過程中的相關(guān)資料，包括采購申請單、采購合同、采購訂單、發(fā)票、驗收報告、付款憑證等，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。財務(wù)部門進(jìn)行采購結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)采購資料進(jìn)行采購結(jié)算，核對采購金額、付款金額、發(fā)票金額等信息，確保賬目清晰。采購報銷：采購人員按照公司財務(wù)制度的規(guī)定，填寫報銷單，附上相關(guān)采購資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門進(jìn)行報銷。財務(wù)部門審核報銷單無誤后，給予報銷。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求：結(jié)合市場價格變化情況，編制年度采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。財務(wù)部門審核采購預(yù)算草案：財務(wù)部門對采購預(yù)算草案的合理性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，確保采購預(yù)算在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)。公司管理層審批采購預(yù)算：采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核后，提交給公司管理層進(jìn)行審批。公司管理層根據(jù)公司實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，對采購預(yù)算進(jìn)行審批。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部門嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)：不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。財務(wù)部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控：定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。3.采購預(yù)算調(diào)整因市場價格變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整等原因：需要調(diào)整采購預(yù)算的，采購部門應(yīng)填寫采購預(yù)算調(diào)整申請表，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算金額等信息。采購預(yù)算調(diào)整申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后：提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核后，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的采購預(yù)算調(diào)整，需經(jīng)總經(jīng)理審批。采購預(yù)算調(diào)整申請表經(jīng)審批通過后：采購部門按照調(diào)整后的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和市場情況：通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、客戶介紹等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析：篩選出潛在的供應(yīng)商，并對其進(jìn)行初步評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。對初步評估合格的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察：了解供應(yīng)商的實際情況，包括生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面。實地考察后，采購部門撰寫考察報告，提出是否選擇該供應(yīng)商的建議。選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估：評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購部門制定供應(yīng)商評估指標(biāo)體系：明確各項評估指標(biāo)的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。評估指標(biāo)體系應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況進(jìn)行制定，確保評估結(jié)果客觀、公正、準(zhǔn)確。采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行評估：評估人員根據(jù)評估指標(biāo)體系對供應(yīng)商進(jìn)行打分，匯總評估結(jié)果。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商激勵與約束對于優(yōu)秀供應(yīng)商：公司給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供合作機會等。對于不合格供應(yīng)商：公司采取相應(yīng)的約束措施，如減少采購份額、暫停合作、取消合作資格等。采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通：及時反饋供應(yīng)商在合作過程中存在的問題，要求供應(yīng)商限期整改。對于整改不力的供應(yīng)商，公司將采取進(jìn)一步的措施。4.供應(yīng)商檔案管理采購部門建立供應(yīng)商檔案：對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、合作協(xié)議、評估報告、采購記錄等資料進(jìn)行整理和歸檔。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新：確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的合作情況和評估結(jié)果，及時調(diào)整供應(yīng)商檔案中的相關(guān)信息。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別：包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。采購部門對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估：分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險等級的風(fēng)險，應(yīng)采取重點關(guān)注和防范措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對市場風(fēng)險：采購部門應(yīng)關(guān)注市場價格變化和行業(yè)動態(tài)，通過與多家供應(yīng)商談判、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。針對供應(yīng)商風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和評估，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作。同時，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。針對質(zhì)量風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強對采購物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。在采購合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證和售后服務(wù)。針對合同風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強對采購合同的管理，嚴(yán)格按照合同審批流程簽訂合同。合同簽訂后，應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同雙方履行各自的義務(wù)。針對付款風(fēng)險：財務(wù)部門應(yīng)加強對采購付款的管理，嚴(yán)格按照合同約定和財務(wù)制度支付采購款項。在付款前，應(yīng)對采購物資的驗收情況、發(fā)票真實性等進(jìn)行審核，避免出現(xiàn)付款風(fēng)險。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門建立風(fēng)險監(jiān)控機