企業(yè)紅字發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司紅字發(fā)票的管理，規(guī)范紅字發(fā)票的開具、使用及核銷流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和稅務(wù)處理的合規(guī)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及紅字發(fā)票開具、接收、使用及管理的各部門和全體員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：紅字發(fā)票的開具和使用必須嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：紅字發(fā)票所對應(yīng)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，且與原藍(lán)字發(fā)票具有直接的關(guān)聯(lián)關(guān)系。3.準(zhǔn)確性原則：紅字發(fā)票的各項(xiàng)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。4.及時(shí)性原則：在符合規(guī)定的情況下，應(yīng)及時(shí)開具、接收和處理紅字發(fā)票，避免因延誤導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或財(cái)務(wù)核算混亂。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)審核客戶提出的紅字發(fā)票申請，確認(rèn)是否符合紅字發(fā)票開具條件。2.及時(shí)與客戶溝通，協(xié)調(diào)解決因紅字發(fā)票開具可能產(chǎn)生的相關(guān)問題。3.將審核通過的紅字發(fā)票申請傳遞給財(cái)務(wù)部門。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)紅字發(fā)票的開具、審核及賬務(wù)處理。2.依據(jù)國家稅收法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度，對紅字發(fā)票的開具進(jìn)行合規(guī)性審查。3.定期對紅字發(fā)票的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保紅字發(fā)票的使用符合規(guī)定，并及時(shí)向相關(guān)部門反饋異常情況。4.負(fù)責(zé)與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通協(xié)調(diào)紅字發(fā)票相關(guān)稅務(wù)事宜，確保公司稅務(wù)處理的合規(guī)性。（三）采購部門1.負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商開具的紅字發(fā)票，確認(rèn)發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際采購業(yè)務(wù)相符。2.將審核通過的紅字發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)核對紅字發(fā)票所涉及的貨物出入庫情況，確保貨物數(shù)量、規(guī)格等信息與發(fā)票一致。2.在紅字發(fā)票對應(yīng)的貨物辦理入庫或出庫手續(xù)時(shí)，配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相關(guān)核對工作。三、紅字發(fā)票開具條件（一）銷售方開具紅字發(fā)票的條件1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，可以開具紅字發(fā)票。2.銷售方在開具藍(lán)字發(fā)票后，如發(fā)生上述情形需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明。3.銷售方開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請開具紅字發(fā)票信息表，并根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過的信息表開具紅字發(fā)票。（二）購買方開具紅字發(fā)票的條件1.購買方取得專用發(fā)票已用于申報(bào)抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)（以下簡稱“新系統(tǒng)”）中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時(shí)不填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息，應(yīng)暫依《信息表》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。2.購買方取得專用發(fā)票未用于申報(bào)抵扣、但發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)無法退回的，購買方填開《信息表》時(shí)應(yīng)填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。3.銷售方開具的紅字發(fā)票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報(bào)抵扣并將發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)退回的，銷售方可在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。銷售方填開《信息表》時(shí)應(yīng)填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。四、紅字發(fā)票開具流程（一）銷售方開具紅字發(fā)票流程1.客戶申請：客戶因符合紅字發(fā)票開具條件，向銷售部門提出紅字發(fā)票申請，填寫《紅字發(fā)票開具申請表》，詳細(xì)說明申請紅字發(fā)票的原因、對應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票信息等內(nèi)容，并加蓋客戶公章或財(cái)務(wù)專用章。2.銷售部門審核：銷售部門收到客戶申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核申請?jiān)蚴欠窈侠?、與原藍(lán)字發(fā)票的關(guān)聯(lián)性、客戶提供的信息是否準(zhǔn)確完整等。如審核通過，在《紅字發(fā)票開具申請表》上簽署審核意見，并將申請表傳遞給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門開具信息表：財(cái)務(wù)部門接到銷售部門傳遞的申請表后，依據(jù)國家稅收法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行再次審核。審核無誤后，登錄新系統(tǒng)填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》。在填開信息表時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫藍(lán)字發(fā)票的代碼、號碼等信息，并根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)的開具紅字發(fā)票原因代碼。4.稅務(wù)機(jī)關(guān)審核：財(cái)務(wù)部門上傳信息表后，稅務(wù)機(jī)關(guān)對信息表進(jìn)行審核。審核通過后，系統(tǒng)會(huì)生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的信息表，財(cái)務(wù)部門下載并打印該信息表。5.開具紅字發(fā)票：財(cái)務(wù)部門依據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過的信息表，在新系統(tǒng)中開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應(yīng)與信息表一一對應(yīng)，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。開具完成后，將紅字發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給銷售部門，由銷售部門轉(zhuǎn)交給客戶。6.賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)紅字發(fā)票進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，沖減當(dāng)期銷售收入和銷項(xiàng)稅額等相關(guān)科目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）購買方開具紅字發(fā)票流程1.購買方申請：購買方因符合紅字發(fā)票開具條件，由采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)人員填寫《紅字發(fā)票開具申請表》，說明申請?jiān)?、對?yīng)的藍(lán)字發(fā)票信息等，并加蓋購買方公章或財(cái)務(wù)專用章。對于已用于申報(bào)抵扣的藍(lán)字發(fā)票，還需注明已抵扣的稅額及相關(guān)記賬憑證號碼等信息。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門收到申請表后，審核申請內(nèi)容的真實(shí)性、合理性以及與公司財(cái)務(wù)核算的一致性。審核重點(diǎn)包括藍(lán)字發(fā)票是否已申報(bào)抵扣、申請?jiān)蚴欠穹弦?guī)定、提供的信息是否準(zhǔn)確等。審核通過后，在申請表上簽署意見，并傳遞給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審批，重點(diǎn)關(guān)注稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)影響。審批通過后，申請表返回財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)部門開具信息表：財(cái)務(wù)部門依據(jù)審批通過的申請表，登錄新系統(tǒng)填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》。填開時(shí)按照規(guī)定填寫藍(lán)字發(fā)票相關(guān)信息，并根據(jù)實(shí)際情況選擇正確的開具紅字發(fā)票原因代碼。對于已申報(bào)抵扣的藍(lán)字發(fā)票，在信息表中填寫相應(yīng)的已抵扣稅額等信息。5.稅務(wù)機(jī)關(guān)審核：同銷售方開具紅字發(fā)票流程中的稅務(wù)機(jī)關(guān)審核環(huán)節(jié)，稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，財(cái)務(wù)部門下載并打印帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的信息表。6.傳遞信息表給銷售方：財(cái)務(wù)部門將審核通過的信息表傳遞給銷售方。銷售方依據(jù)此信息表開具紅字發(fā)票。7.賬務(wù)處理：購買方財(cái)務(wù)部門根據(jù)收到的紅字發(fā)票及信息表進(jìn)行賬務(wù)處理。如原藍(lán)字發(fā)票已申報(bào)抵扣，應(yīng)在當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出相應(yīng)稅額；如未申報(bào)抵扣，應(yīng)沖減相關(guān)采購成本等科目，確保財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。五、紅字發(fā)票接收與審核（一）接收1.采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)人員收到供應(yīng)商開具的紅字發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額等，確保發(fā)票內(nèi)容清晰、完整，與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。2.核對無誤后，在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)，并注明簽收日期。發(fā)票簽收單應(yīng)一式兩份，一份由采購部門留存，一份傳遞給財(cái)務(wù)部門。（二）審核1.財(cái)務(wù)部門收到采購部門傳遞的紅字發(fā)票及發(fā)票簽收單后，對紅字發(fā)票進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合規(guī)性、與原藍(lán)字發(fā)票的關(guān)聯(lián)性、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性等。2.重點(diǎn)審核紅字發(fā)票的開具是否符合國家稅收法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，發(fā)票信息是否與對應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票信息一致，是否有稅務(wù)機(jī)關(guān)的相關(guān)證明文件（如紅字發(fā)票信息表）等。3.對于審核發(fā)現(xiàn)的問題，如發(fā)票信息有誤、不符合開具條件等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，要求供應(yīng)商重新開具正確的紅字發(fā)票或提供相關(guān)說明及證明材料。4.審核通過的紅字發(fā)票，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)核算流程進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。六、紅字發(fā)票使用與保管（一）使用1.紅字發(fā)票只能用于沖減原藍(lán)字發(fā)票對應(yīng)的業(yè)務(wù)，不得挪作他用。2.銷售部門和采購部門在涉及紅字發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)確保紅字發(fā)票與對應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票業(yè)務(wù)內(nèi)容一致，且按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作。3.財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)紅字發(fā)票進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄編制，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（二）保管1.紅字發(fā)票的紙質(zhì)發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。保管期限按照國家稅收法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求執(zhí)行，一般為[X]年。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立紅字發(fā)票電子檔案，記錄紅字發(fā)票的開具日期、發(fā)票代碼、號碼、對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票信息、開具原因、稅務(wù)機(jī)關(guān)審核情況等詳細(xì)信息，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.定期對紅字發(fā)票的保管情況進(jìn)行檢查，確保發(fā)票的完整性和安全性，防止發(fā)票丟失、損壞或被盜用等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對紅字發(fā)票的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查紅字發(fā)票的開具、使用、審核、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定和國家稅收法規(guī)要求。2.審計(jì)部門應(yīng)抽取一定數(shù)量的紅字發(fā)票業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)審查，包括核對相關(guān)申請文件、發(fā)票信息、賬務(wù)處理記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）稅務(wù)檢查應(yīng)對1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注國家稅收政策變化，及時(shí)了解稅務(wù)機(jī)關(guān)對紅字發(fā)票管理的相關(guān)要求和檢查重點(diǎn)。2.在稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行稅務(wù)檢查時(shí)，積極配合提供紅字發(fā)票相關(guān)資料，確保公司紅字發(fā)票管理符合稅務(wù)法規(guī)規(guī)定。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。八、罰則（一）對違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對于未按規(guī)定流程開具、接收、使用或保管紅字發(fā)票，導(dǎo)致公司稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加或財(cái)務(wù)核算混亂的，責(zé)令限期改正，并給予警告處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。