會議紀錄規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議紀錄工作，確保會議內(nèi)容準確、完整地記錄，便于傳達會議精神、落實工作任務、進行工作追溯，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、項目會議等。（三）基本原則1.準確全面原則會議紀錄應如實記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等，確保記錄準確無誤，不遺漏重要信息。2.客觀公正原則紀錄人員應秉持客觀公正的態(tài)度，如實記錄會議討論情況和各方觀點，不偏袒、不歪曲。3.及時高效原則會議結(jié)束后，紀錄人員應及時整理會議紀錄，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成并發(fā)布，以便相關人員能夠及時了解會議內(nèi)容和工作安排。二、會議紀錄的職責分工（一）會議組織者職責1.確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知相關人員。2.明確會議議程，確保會議有序進行。3.在會議結(jié)束后，向紀錄人員提供必要的會議背景資料和相關要求。（二）紀錄人員職責1.按時參加會議，準備好會議紀錄所需的工具，如筆記本、錄音設備等。2.認真傾聽會議內(nèi)容，準確記錄會議發(fā)言、討論要點、決議事項等，確保紀錄內(nèi)容完整、清晰。3.會議結(jié)束后，及時對會議紀錄進行整理、編輯，確保紀錄內(nèi)容準確無誤、邏輯清晰。4.將整理好的會議紀錄按照規(guī)定的格式和流程進行發(fā)布，并確保相關人員能夠及時獲取。（三）參會人員職責1.按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退、缺席。2.在會議上積極發(fā)言，表達自己的觀點和意見，確保會議討論充分、有效。3.認真聽取其他參會人員的發(fā)言，尊重他人意見，共同推動會議順利進行。4.對會議紀錄中涉及自己的發(fā)言和決議事項進行認真核對，如有異議及時與紀錄人員溝通。三、會議紀錄的內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：明確會議的具體名稱，如“公司月度例會”“項目進度匯報會”等。2.會議時間：記錄會議開始和結(jié)束的具體時間。3.會議地點：詳細記錄會議召開的地點。4.參會人員：列出參會人員的姓名、部門、職務等信息。（二）會議議程按照會議組織者確定的議程順序，依次記錄各項議程的內(nèi)容和討論要點。（三）會議發(fā)言內(nèi)容1.主持人發(fā)言：記錄主持人對會議主題、目的、議程的介紹，以及對會議紀律和要求的強調(diào)。2.參會人員發(fā)言：詳細記錄每位參會人員的發(fā)言內(nèi)容，包括觀點、意見、建議、問題等。對于重要發(fā)言，應盡量記錄原話；對于一般性發(fā)言，可以進行概括性記錄，但要確保準確傳達發(fā)言者的主要意思。3.討論過程：記錄會議中各方的討論情況，包括不同觀點之間的交鋒、共識的形成過程等。（四）決議事項1.明確會議達成的決議事項，包括工作任務、責任人、完成時間、工作標準等。2.對于決議事項的執(zhí)行要求和注意事項，也應進行詳細記錄。（五）其他事項記錄會議中提出的其他重要事項，如需要進一步跟進的問題、下一步工作計劃的初步設想等。四、會議紀錄的格式規(guī)范（一）標題采用“[會議名稱]會議紀錄”的格式，如“公司季度工作總結(jié)會議紀錄”。（二）正文1.字體：一般采用宋體，字號為小四。2.段落間距：行間距一般為1.5倍行距，段前、段后間距為0.5行。3.格式層次：一級標題：“一、會議基本信息”“二、會議議程”等，字體加粗，字號為四號。二級標題：“（一）會議名稱”“（二）會議時間”等，字體加粗，字號為小四。三級標題：“1.主持人發(fā)言”“2.參會人員發(fā)言”等，字體加粗，字號為小四。正文內(nèi)容：按照上述格式依次排列，縮進兩個字符。（三）簽字欄在會議紀錄正文結(jié)尾處，設置簽字欄，記錄人員、主持人、參會人員等相關人員簽字確認。五、會議紀錄的整理與發(fā)布（一）整理1.會議結(jié)束后，紀錄人員應在[X]個工作日內(nèi)完成會議紀錄的整理工作。2.對紀錄內(nèi)容進行仔細核對，確保準確無誤。對記錄不清晰或存在疑問的地方，及時與相關參會人員溝通確認。3.對會議紀錄進行編輯排版，使其格式規(guī)范、美觀易讀。（二）發(fā)布1.根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，確定會議紀錄的發(fā)布方式和范圍。公司例會、重要專題會議等紀錄，一般以公司內(nèi)部文件形式發(fā)布，發(fā)送至公司各部門、各層級人員。部門會議紀錄，由部門自行存檔，并根據(jù)需要在部門內(nèi)部發(fā)布。項目會議紀錄，主要發(fā)送給項目團隊成員和相關負責人。2.會議紀錄發(fā)布后，紀錄人員應及時將發(fā)布情況告知相關人員，并提醒其查閱。六、會議紀錄的存檔管理（一）存檔方式1.會議紀錄應以電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式進行存檔。2.電子文檔應按照公司文件管理規(guī)定進行分類存儲，命名規(guī)范為“[會議名稱]會議紀錄[年份][月份].doc(x)”。3.紙質(zhì)文檔應打印成冊，裝訂整齊，封面標注會議名稱、時間、紀錄人員等信息，并按照檔案管理要求進行存放。（二）存檔期限1.一般性會議紀錄存檔期限為[X]年。2.涉及公司重要決策、重大項目、關鍵業(yè)務等的會議紀錄，應長期存檔。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議紀錄的，應填寫《會議紀錄查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到紀錄管理人員處查閱。2.如需借閱會議紀錄，應填寫《會議紀錄借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和紀錄管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還，并確保紀錄的完整性和保密性。3.外部單位或人員如需查閱公司會議紀錄，應按照公司相關規(guī)定履行審批手續(xù)，并在公司指定人員陪同下查閱。未經(jīng)公司書面同意，不得復印、拍照或帶走會議紀錄。七、會議紀錄的保密管理（一）保密原則會議紀錄涉及公司的商業(yè)秘密、工作機密等敏感信息，紀錄人員和所有接觸會議紀錄的人員應嚴格遵守保密制度，確保信息不泄露。（二）保密措施1.紀錄人員應妥善保管會議紀錄的電子文檔和紙質(zhì)文檔，設置必要的訪問權限和密碼，防止未經(jīng)授權的訪問。2.在會議紀錄的整理、發(fā)布、存檔等過程中，應注意避免無關人員接觸紀錄內(nèi)容。3.對于涉及保密信息的會議紀錄，應按照公司保密規(guī)定進行標識和管理，明確知悉范圍和保密要求。4.如發(fā)現(xiàn)會議紀錄存在泄密風險，紀錄人員應及時采取措施進行處理，并向上級報告。八、會議紀錄的考核與監(jiān)督（一）考核標準1.紀錄內(nèi)容準確性：會議紀錄應準確反映會議內(nèi)容，如出現(xiàn)重要信息遺漏、記錄錯誤等情況，每次扣[X]分。2.紀錄及時性：紀錄人員應在規(guī)定時間內(nèi)完成會議紀錄的整理和發(fā)布，每逾期一次扣[X]分。3.格式規(guī)范性：會議紀錄應符合公司規(guī)定的格式要求，格式不規(guī)范的每次扣[X]分。4.存檔完整性：按照要求及時、完整地進行會議紀錄的存檔，存檔資料缺失或不完整的每次扣[X]分。（二）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責對會議紀錄工作進行定期檢查和不定期抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.各部門負責人應加強對本部門會議紀錄工作的指導和監(jiān)督，確保本部門會議紀錄的質(zhì)量。3.員工如發(fā)現(xiàn)會議紀錄存在問題，可向公司行政部門或上級領導反映，公司將對反映的問題進行調(diào)查核實，并根據(jù)情況進