央企辦公室管理制度總則目的為加強(qiáng)公司辦公室管理，規(guī)范辦公秩序，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位辦公室工作人員?；驹瓌t1.高效原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。2.規(guī)范原則：明確各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到有章可循、規(guī)范有序。3.服務(wù)原則：樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。辦公環(huán)境管理辦公區(qū)域布局1.公司根據(jù)部門職能和工作需要，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公地點(diǎn)。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，不得隨意改變布局或占用公共區(qū)域。辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)施。2.辦公設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保正常使用。如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修。環(huán)境衛(wèi)生管理1.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。2.公司定期組織環(huán)境衛(wèi)生檢查，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行督促整改。3.公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生由專人負(fù)責(zé)打掃，確保無(wú)垃圾、無(wú)雜物。安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。2.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人財(cái)物，貴重物品不得隨意放置在辦公桌上。3.下班時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)等電器設(shè)備，關(guān)好門窗，切斷電源。辦公用品管理辦公用品采購(gòu)1.辦公用品由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，各部門根據(jù)實(shí)際需要填寫辦公用品申購(gòu)單，報(bào)辦公室審核后采購(gòu)。2.采購(gòu)辦公用品應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)。辦公用品發(fā)放1.辦公室根據(jù)辦公用品申購(gòu)單，定期發(fā)放辦公用品。2.員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)在辦公用品發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于消耗性辦公用品，如紙張、筆等，可根據(jù)實(shí)際使用情況適量發(fā)放。辦公用品使用1.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.嚴(yán)禁將辦公用品挪作他用或私自帶出公司。3.辦公用品如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室，并說(shuō)明原因。文件管理文件分類1.文件分為上級(jí)文件、公司文件、部門文件等。2.上級(jí)文件包括黨和國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)、上級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文等。3.公司文件包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報(bào)告、紀(jì)要等。4.部門文件包括各部門自行制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。文件收發(fā)1.辦公室負(fù)責(zé)文件的收發(fā)工作，對(duì)收到的文件進(jìn)行登記、編號(hào)、傳閱。2.收到文件后，應(yīng)及時(shí)送呈公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行傳閱或辦理。3.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或積壓文件。文件歸檔1.文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)分類整理，編制目錄，便于查找和利用。2.歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份留存公司檔案室，一份由辦公室保存。3.公司檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失文件。會(huì)議管理會(huì)議分類1.會(huì)議分為公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。2.公司例會(huì)由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，每周[X]召開(kāi)，主要傳達(dá)上級(jí)精神，總結(jié)上周工作，安排本周工作。3.部門會(huì)議由各部門自行組織召開(kāi)，主要傳達(dá)公司會(huì)議精神，安排本部門工作。4.專題會(huì)議根據(jù)工作需要不定期召開(kāi)，主要研究解決專項(xiàng)工作中的問(wèn)題。會(huì)議組織1.會(huì)議組織部門應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并通知相關(guān)人員。2.會(huì)議組織部門應(yīng)做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，如布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。3.會(huì)議期間，應(yīng)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議的，應(yīng)提前請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得交頭接耳、玩手機(jī)或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。3.會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如需接聽(tīng)電話，應(yīng)到會(huì)議室外接聽(tīng)。會(huì)議決議執(zhí)行1.會(huì)議決議形成后，相關(guān)部門應(yīng)按照決議要求認(rèn)真組織實(shí)施，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。2.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)執(zhí)行不力的部門進(jìn)行督促整改。印章管理印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。印章保管1.公章由辦公室指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。3.印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記制度，詳細(xì)記錄印章使用的時(shí)間、事由、批準(zhǔn)人等信息。印章使用1.使用印章應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.印章使用申請(qǐng)表應(yīng)注明使用印章的名稱、事由、份數(shù)、有效期等信息。3.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)使用印章，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。4.印章使用后，應(yīng)及時(shí)登記蓋章情況，并將印章使用申請(qǐng)表歸檔保存。印章停用1.印章因損壞、遺失、變更等原因需要停用的，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)，并將印章交回辦公室。2.辦公室應(yīng)將停用的印章進(jìn)行封存或銷毀，并做好記錄。車輛管理車輛配備公司根據(jù)工作需要配備公務(wù)車輛，車輛由辦公室統(tǒng)一管理。車輛調(diào)度1.辦公室負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，報(bào)辦公室審核后安排車輛。3.車輛調(diào)度應(yīng)優(yōu)先保障公司領(lǐng)導(dǎo)和重要公務(wù)活動(dòng)的用車需求。車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。2.駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保車輛性能良好。3.車輛使用后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛清洗干凈，停放在指定地點(diǎn)，并做好車輛使用記錄。車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、維修費(fèi)等。2.車輛費(fèi)用由辦公室統(tǒng)一核算，定期報(bào)銷。3.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格控制車輛費(fèi)用支出，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)車輛費(fèi)用。接待管理接待原則1.熱情周到原則：以熱情、周到的服務(wù)接待來(lái)訪客人，樹(shù)立公司良好形象。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)來(lái)訪客人的身份和目的，安排相應(yīng)的部門或人員進(jìn)行接待。3.勤儉節(jié)約原則：嚴(yán)格控制接待標(biāo)準(zhǔn)，節(jié)約接待費(fèi)用。接待流程1.接待部門接到來(lái)訪通知后，應(yīng)及時(shí)了解來(lái)訪客人的基本情況、來(lái)訪目的等，并填寫接待申請(qǐng)表，報(bào)辦公室審核。2.辦公室根據(jù)接待申請(qǐng)表，安排接待人員，確定接待標(biāo)準(zhǔn)和接待方式。3.接待人員應(yīng)提前做好接待準(zhǔn)備工作，如安排會(huì)議室、準(zhǔn)備資料、預(yù)訂餐飲等。4.來(lái)訪客人到達(dá)后，接待人員應(yīng)熱情迎接，并按照接待安排進(jìn)行接待。5.接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)填寫接待情況報(bào)告，報(bào)辦公室備案。接待標(biāo)準(zhǔn)1.住宿標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)來(lái)訪客人的身份和級(jí)別，按照公司相關(guān)規(guī)定安排住宿。2.餐飲標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)來(lái)訪客人的人數(shù)和接待規(guī)格，合理安排餐飲，嚴(yán)格控制餐飲費(fèi)用。3.陪同人員：根據(jù)來(lái)訪客人的身份和目的，確定陪同人員的數(shù)量和級(jí)別。保密管理保密范圍1.公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等。2.公司內(nèi)部文件、會(huì)議記錄、工作匯報(bào)等。3.公司員工的個(gè)人信息、薪酬待遇等。保密措施1.加強(qiáng)員工保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.對(duì)涉及公司秘密的文件、資料等進(jìn)行嚴(yán)格管理，限定知悉范圍。3.對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行安全防護(hù)，防止公司秘密信息泄露。4.