員工檔案與管理制度一、總則（一）目的為了加強公司員工檔案管理，規(guī)范員工檔案的建立、保管、查閱、使用等工作，確保員工檔案的真實性、完整性和保密性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：員工檔案內容必須真實、準確地反映員工的個人情況和工作經(jīng)歷。2.完整性原則：全面收集員工的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息的安全，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動和個人發(fā)展，及時更新檔案內容。二、員工檔案的內容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫2.身份證號碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式（二）教育背景1.最高學歷、畢業(yè)院校、所學專業(yè)2.入學時間、畢業(yè)時間3.學歷證書編號（三）工作經(jīng)歷1.入職公司名稱、職位、入職時間、離職時間2.工作職責與業(yè)績描述（四）培訓經(jīng)歷1.參加的內部培訓課程名稱、時間、培訓效果2.參加的外部培訓課程名稱、機構、時間、證書（五）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術資格證書2.職業(yè)技能等級證書（六）績效考核記錄1.月度、季度、年度績效考核結果2.績效評估評語及改進建議（七）獎懲記錄1.獲得的獎勵名稱、頒發(fā)部門、時間2.受到的處罰原因、處罰類型、時間（八）勞動合同1.勞動合同簽訂時間、期限2.勞動合同變更、解除、終止記錄（九）薪資福利記錄1.薪資調整記錄2.獎金發(fā)放記錄3.福利享受情況記錄（十）其他重要信息1.健康狀況、體檢報告2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃3.其他與員工工作和發(fā)展相關的重要信息三、員工檔案的建立與收集（一）新員工入職時1.新員工應在入職后[X]個工作日內，按照公司要求填寫《員工檔案信息登記表》，提交個人基本信息、學歷證書、身份證等相關資料的復印件。2.人力資源部門負責對新員工提交的資料進行審核，確保資料的真實性和完整性。審核通過后，將相關資料原件返還員工，復印件歸檔存入員工檔案。（二）員工在職期間1.員工應及時向人力資源部門提交個人信息變更資料，如學歷提升、工作變動、職業(yè)資格證書取得等。2.各部門負責人應定期將員工的績效考核結果、獎懲情況等反饋給人力資源部門，人力資源部門及時更新員工檔案。3.人力資源部門定期收集員工參加培訓的相關資料，如培訓證書、培訓總結等，歸檔存入員工檔案。（三）員工離職時1.員工離職前，人力資源部門應通知其辦理檔案交接手續(xù)。2.員工應將個人檔案中的所有資料整理齊全，交回人力資源部門。人力資源部門對檔案進行審核，確認無誤后辦理檔案封存手續(xù)。3.對于離職后仍需保存的檔案資料，按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管。四、員工檔案的保管（一）保管部門公司員工檔案由人力資源部門統(tǒng)一保管。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，電子檔案應存儲在公司指定的服務器上，并進行定期備份。2.建立員工檔案索引，便于快速查找和查閱檔案。（三）保管期限1.員工在職期間，其檔案應長期保管。2.員工離職后，其檔案應按照國家相關規(guī)定和公司檔案管理要求進行保管。一般情況下，普通員工檔案保管期限為離職后[X]年，重要崗位員工檔案保管期限為離職后[X]年。（四）檔案安全與保密1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全。2.嚴格限制檔案查閱人員的范圍，查閱檔案必須經(jīng)過批準，并在指定地點進行。查閱人員不得擅自復制、涂改、抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。如有違反，將依法追究其責任。五、員工檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.員工本人有權查閱自己的檔案，但應提前[X]個工作日向人力資源部門提出申請。2.公司內部因工作需要查閱員工檔案的，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并填寫《員工檔案查閱申請表》。查閱范圍僅限于與工作相關的內容。3.外部單位因工作需要查閱員工檔案的，必須持有單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)公司分管領導批準后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。查閱范圍嚴格限定在與該單位工作相關的內容。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至相關審批人進行審批。3.審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內容，在指定地點為查閱人員提供檔案查閱服務。4.查閱人員查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上進行涂改、標記等操作。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《員工檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）檔案使用規(guī)定1.公司內部使用員工檔案的，應嚴格按照審批范圍使用，不得將檔案用于其他無關目的。2.外部單位使用員工檔案的，如需復印檔案資料，必須經(jīng)公司分管領導批準，并在復印件上加蓋公司公章。復印件僅限該單位使用，不得再次轉借或泄露給其他單位或個人。3.任何單位或個人不得擅自銷毀員工檔案。如因工作需要銷毀檔案，必須按照公司檔案銷毀規(guī)定進行審批和操作。六、員工檔案的轉移（一）內部調動1.員工在公司內部調動時，人力資源部門應及時辦理檔案轉移手續(xù)。2.調出部門將員工檔案整理好后，交至人力資源部門。人力資源部門審核檔案無誤后，將檔案轉至調入部門。3.調入部門收到檔案后，應及時進行核對，并將檔案妥善保管。（二）離職后檔案轉移1.員工離職后，如需要將檔案轉移至其他單位或機構，人力資源部門應根據(jù)員工提供的接收單位信息，按照國家相關規(guī)定辦理檔案轉移手續(xù)。2.對于符合檔案托管條件的員工，人力資源部門可將其檔案委托當?shù)厝瞬攀袌龌蚱渌戏ǖ臋n案托管機構進行托管。3.在辦理檔案轉移手續(xù)時，人力資源部門應確保檔案資料的完整性和準確性，并按照規(guī)定填寫檔案轉移相關表格和文件。七、員工檔案的信息化管理（一）建立員工檔案信息系統(tǒng)公司應建立完善的員工檔案信息系統(tǒng)，將員工的基本信息、工作經(jīng)歷、績效考核、獎懲情況等各類檔案資料錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（二）信息系統(tǒng)的維護與更新1.人力資源部門指定專人負責員工檔案信息系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.根據(jù)員工信息的變動情況，及時更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)信息與實際情況一致。（三）信息系統(tǒng)的使用權限管理1.對員工檔案信息系統(tǒng)設置不同的使用權限，根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，授予相應的查閱、修改權限。2.嚴格控制系統(tǒng)管理員的權限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全