白酒原料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司白酒原料采購工作，確保采購的原料符合質(zhì)量要求，滿足生產(chǎn)需求，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司白酒生產(chǎn)所需各類原料的采購活動，包括但不限于高粱、小麥、玉米、大米等主要糧食原料，以及酒曲、水等輔助原料。3.基本原則質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合白酒生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的原料供應(yīng)商，確保所采購原料能夠生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的白酒產(chǎn)品。成本控制原則：在保證原料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊伍，加強對供應(yīng)商的評估、選擇、監(jiān)督和管理，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)原料。合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。二、采購流程1.需求計劃生產(chǎn)部門根據(jù)月度、季度生產(chǎn)計劃，結(jié)合庫存情況，提前制定原料需求計劃，明確原料的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。需求計劃應(yīng)提交至采購部門，采購部門進行審核，確保需求計劃的合理性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商選擇與評估采購部門根據(jù)原料需求計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格穩(wěn)定性、合作配合度等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)需求計劃和供應(yīng)商評估情況，選擇合適的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確原料的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)原料。4.到貨驗收原料到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗部門和倉庫做好驗收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對到貨原料進行質(zhì)量檢驗，檢驗內(nèi)容包括外觀、感官、理化指標(biāo)等。如檢驗合格，出具檢驗報告；如檢驗不合格，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。倉庫對到貨原料的數(shù)量、規(guī)格、包裝等進行核對驗收，確保與采購訂單一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，拒絕入庫，并及時反饋給采購部門。5.付款結(jié)算采購部門根據(jù)驗收合格的入庫單和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。付款申請應(yīng)附上發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關(guān)憑證。財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃和市場價格走勢，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括各類原料的采購數(shù)量、采購價格、采購金額等詳細信息。采購預(yù)算編制完成后，提交至財務(wù)部門進行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排對采購預(yù)算進行調(diào)整和平衡，確保采購預(yù)算合理可行。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，控制采購成本，確保采購支出不超過預(yù)算額度。如因市場價格波動、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)及時提出申請，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行調(diào)整。3.預(yù)算監(jiān)控財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。采購部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好預(yù)算監(jiān)控工作，按時提供采購預(yù)算執(zhí)行情況報告，反饋采購工作進展和預(yù)算執(zhí)行偏差情況。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，積極尋找新的供應(yīng)商資源。對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估，收集其基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的資料，建立供應(yīng)商檔案。與潛在供應(yīng)商進行溝通和洽談，了解其合作意愿和條件，邀請其參與公司的供應(yīng)商評估和選擇過程。2.供應(yīng)商選擇采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單，并與入圍供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格穩(wěn)定性、合作配合度等方面。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。4.供應(yīng)商激勵與約束建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購量、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽證書等。建立供應(yīng)商約束機制，對違反合作協(xié)議、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨不及時等問題的供應(yīng)商進行處罰，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。對識別出的風(fēng)險進行分析和評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，可以通過市場調(diào)研、價格談判、套期保值等方式進行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可以加強質(zhì)量檢驗、與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等方式進行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可以加強供應(yīng)商管理、建立備用供應(yīng)商等方式進行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可以加強合同審核、簽訂詳細的合同條款等方式進行應(yīng)對；對于法律風(fēng)險，可以加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)、咨詢專業(yè)律師等方式進行應(yīng)對。3.風(fēng)險監(jiān)控定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。采購部門應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警機制，對可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險及時發(fā)出預(yù)警信號，以便采取有效的應(yīng)對措施。六、采購人員管理1.人員招聘與培訓(xùn)根據(jù)采購工作需要，制定采購人員招聘計劃，招聘具備相關(guān)專業(yè)知識和技能的人員。定期組織采購人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)知識、質(zhì)量管理知識、供應(yīng)商管理知識、法律法規(guī)知識等，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.績效考核建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面進行考核?？冃Э己私Y(jié)果與采購人員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵采購人員積極工作，提高工作效率和質(zhì)量。3.廉潔自律采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益。加強對采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識，確保采購工作公正、公平、公開。七、采購檔案管理1.檔案建立采購部門負(fù)責(zé)建立采購檔案，對采購過程中的各類文件和資料進行整理和歸檔。采購檔案應(yīng)包括采購計劃、采購訂單、供應(yīng)商資料、質(zhì)量檢驗報告、入庫單、發(fā)票、合同等。采購檔案應(yīng)按照時間順序和類別進行分類管理，便于查詢和使用。2.檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。定期對采購檔案進行檢查和清理，對過期或無用的檔案進行銷毀處理。3.檔案查閱