耗材辦公設(shè)備管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)公司耗材辦公設(shè)備的管理，規(guī)范設(shè)備的采購、使用、維護(hù)及報廢等流程，提高設(shè)備使用效率，降低運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與耗材辦公設(shè)備相關(guān)的部門和人員，包括但不限于辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、投影儀等設(shè)備及配套耗材。3.管理原則統(tǒng)一管理原則：公司對耗材辦公設(shè)備實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一維護(hù)的管理方式。合理配置原則：根據(jù)各部門工作實際需求，合理配置辦公設(shè)備，提高設(shè)備利用率，避免資源浪費。成本控制原則：在滿足工作需要的前提下，嚴(yán)格控制設(shè)備采購成本和使用成本，降低運營費用。責(zé)任到人原則：明確各部門及相關(guān)人員在設(shè)備管理中的職責(zé)，確保設(shè)備管理工作落到實處。管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善公司耗材辦公設(shè)備管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的統(tǒng)一采購、選型、驗收、入庫、調(diào)配、報廢等工作。建立辦公設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的購置、使用、維護(hù)、維修、報廢等情況。定期對辦公設(shè)備進(jìn)行盤點清查，確保賬實相符。負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修人員，組織對辦公設(shè)備進(jìn)行維修保養(yǎng)，保障設(shè)備正常運行。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常使用、保管和清潔工作，確保設(shè)備安全、整潔。配合行政部門做好設(shè)備的驗收、調(diào)配、維修、報廢等工作。及時向行政部門反饋設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題，提出維修、更換等需求。負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備操作人員的培訓(xùn)和管理，確保操作人員熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程，正確使用設(shè)備。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核辦公設(shè)備采購預(yù)算和費用報銷，確保費用支出合理合規(guī)。按照公司財務(wù)制度，對辦公設(shè)備的購置、折舊、維修等費用進(jìn)行核算和管理。4.采購人員根據(jù)行政部門提供的采購需求，負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及耗材的采購工作。嚴(yán)格按照公司采購流程，選擇合格的供應(yīng)商，確保采購設(shè)備及耗材的質(zhì)量和性價比。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保按時到貨。負(fù)責(zé)采購發(fā)票的收集、整理和報銷工作。采購管理1.采購計劃各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和設(shè)備使用狀況，于每年[具體時間]前向行政部門提交下一年度辦公設(shè)備采購計劃，包括設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、預(yù)算等信息。行政部門匯總各部門采購計劃后，結(jié)合公司實際情況和預(yù)算安排，制定年度辦公設(shè)備采購總計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對于臨時性或緊急性的采購需求，使用部門應(yīng)填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明采購原因、設(shè)備名稱、型號、數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部門審核，行政部門審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇采購人員應(yīng)通過多種渠道收集辦公設(shè)備及耗材供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等內(nèi)容。對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為合作對象。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作關(guān)系，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)滿足公司需求。3.采購流程采購人員根據(jù)審批后的采購計劃或申請表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定時間和地點將貨物送達(dá)公司。采購人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保貨物按時到貨。貨物到貨前，采購人員應(yīng)通知行政部門和使用部門做好驗收準(zhǔn)備。貨物到貨后，由行政部門牽頭，組織使用部門、采購人員等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等是否與采購訂單一致，設(shè)備隨機(jī)資料是否齊全等。驗收合格后，采購人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備入庫單》，注明設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫單交行政部門和財務(wù)部門。對于驗收不合格的設(shè)備，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或退貨，并跟蹤處理結(jié)果。使用與維護(hù)管理1.使用管理辦公設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)操作使用，操作人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程。使用部門應(yīng)建立辦公設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用時間、使用人員、使用情況等信息，確保設(shè)備使用情況可追溯。辦公設(shè)備的使用應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，不得違規(guī)操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。嚴(yán)禁在辦公設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件或進(jìn)行與工作無關(guān)的操作，確保設(shè)備安全和數(shù)據(jù)安全。辦公設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉電源，清理設(shè)備表面灰塵，保持設(shè)備整潔。2.維護(hù)管理行政部門應(yīng)制定辦公設(shè)備維護(hù)計劃，定期對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備清潔、潤滑、緊固、檢查、調(diào)試等，對于關(guān)鍵部件和易損件應(yīng)進(jìn)行重點檢查和更換。使用部門在設(shè)備使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應(yīng)及時安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括設(shè)備故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等信息，以便對設(shè)備維修情況進(jìn)行跟蹤和分析。對于維修后仍無法正常使用的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行評估，確定是否需要報廢或更換。盤點與清查管理1.盤點計劃行政部門應(yīng)定期組織對辦公設(shè)備進(jìn)行盤點清查，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤點。在每次盤點前，行政部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等內(nèi)容。2.盤點實施盤點人員應(yīng)按照盤點計劃，對辦公設(shè)備進(jìn)行逐一清點，核實設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀況等信息。盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《辦公設(shè)備盤點差異表》，詳細(xì)記錄差異情況和原因。3.盤點結(jié)果處理行政部門根據(jù)盤點結(jié)果，編制《辦公設(shè)備盤點報告》，總結(jié)盤點情況，分析差異原因，提出處理建議。對于盤盈的設(shè)備，應(yīng)查明原因，辦理入賬手續(xù)；對于盤虧的設(shè)備，應(yīng)查明責(zé)任，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。行政部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果，對辦公設(shè)備臺賬進(jìn)行調(diào)整，確保賬實相符。報廢管理1.報廢條件辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰的；因意外事故或自然災(zāi)害等原因，造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的；設(shè)備維修成本過高，維修后仍無法滿足工作需要的。2.報廢申請使用部門發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備符合報廢條件時，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上設(shè)備照片和相關(guān)證明材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部門審核。行政部門收到報廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。如符合報廢條件，行政部門應(yīng)簽署審核意見后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報廢的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)及時組織處理。對于有利用價值的零部件，可進(jìn)行拆卸回收；對于無利用價值的設(shè)備，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如報廢設(shè)備由專業(yè)回收公司回收