對外收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對外收發(fā)文管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確、及時、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門與外部單位之間的收文、發(fā)文管理工作。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)對外收發(fā)文的統(tǒng)一歸口管理，制定和完善收發(fā)文管理制度。負(fù)責(zé)文件的簽收、登記、編號、傳閱、歸檔等工作。對文件的處理情況進(jìn)行跟蹤和催辦，確保文件得到及時有效的處理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門對外來文件的接收、初審和傳遞工作。負(fù)責(zé)本部門以公司名義對外發(fā)文的起草、審核、會簽等工作。配合行政部門做好文件的管理工作，及時反饋文件處理意見。二、收文管理（一）文件簽收1.行政部門指定專人負(fù)責(zé)文件簽收工作，簽收人員應(yīng)在收到文件時，仔細(xì)核對文件的數(shù)量、名稱、來源等信息，確保文件完整無誤。2.對于重要文件或緊急文件，簽收人員應(yīng)立即通知行政部門負(fù)責(zé)人，并按照要求進(jìn)行處理。3.簽收人員應(yīng)在文件簽收登記簿上詳細(xì)記錄文件的簽收日期、文號、標(biāo)題、份數(shù)、來源等信息，并簽字確認(rèn)。（二）文件登記1.行政部門對簽收的文件進(jìn)行統(tǒng)一登記，登記內(nèi)容包括文件編號、文號、標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文單位、密級、份數(shù)、收文日期、承辦部門等。2.登記人員應(yīng)使用統(tǒng)一的文件登記表格，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。3.文件登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，不得積壓或漏登。（三）文件初審1.行政部門對收文進(jìn)行初審，主要審核文件的合法性、有效性、完整性等。2.初審內(nèi)容包括文件的文號、標(biāo)題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、附件等是否齊全，文件的內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，文件的格式是否規(guī)范等。3.對于初審合格的文件，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行編號，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳閱、辦理或歸檔。4.對于初審不合格的文件，行政部門應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，說明原因，要求其補(bǔ)充或修改文件。（四）文件傳閱1.行政部門根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定文件的傳閱范圍和順序。2.文件傳閱應(yīng)遵循“快速、準(zhǔn)確、安全”的原則，確保文件在規(guī)定的時間內(nèi)傳遞到相關(guān)人員手中。3.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，并注明傳閱日期和處理意見。4.行政部門應(yīng)及時跟蹤文件的傳閱情況，對傳閱時間較長的文件進(jìn)行催辦，確保文件得到及時處理。（五）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理，并在規(guī)定的時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給行政部門。2.對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，行政部門應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門，并協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。3.承辦部門在辦理文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在問題或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況，應(yīng)及時與行政部門或發(fā)文單位聯(lián)系，溝通解決。4.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果形成書面報告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門存檔。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，行政部門應(yīng)及時將文件進(jìn)行歸檔，確保文件資料的完整性和安全性。2.歸檔文件應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和清理，對過期或無用的文件進(jìn)行銷毀處理，確保檔案質(zhì)量。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.起草各部門根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)起草以公司名義對外發(fā)布的文件。起草文件應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語言規(guī)范、簡潔、易懂。文件起草完成后，起草部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量。2.審核起草部門將文件初稿提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、語言等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。審核通過后，起草部門將文件初稿提交給行政部門進(jìn)行審核。行政部門主要審核文件的格式、編號、密級、發(fā)送范圍等是否符合規(guī)定，文件的內(nèi)容是否與公司整體政策和戰(zhàn)略一致。對于涉及重要事項(xiàng)或敏感內(nèi)容的文件，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保文件的準(zhǔn)確性和合法性。3.會簽根據(jù)文件內(nèi)容和涉及的部門，行政部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在會簽單上簽字確認(rèn)。會簽過程中，如遇意見分歧，行政部門應(yīng)協(xié)調(diào)各方進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。會簽完成后，行政部門將文件及會簽單返回起草部門，起草部門根據(jù)會簽意見對文件進(jìn)行修改完善。4.簽發(fā)文件修改完善后，起草部門將文件提交給公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況，簽署簽發(fā)意見。簽發(fā)后的文件應(yīng)加蓋公司公章或?qū)Ｓ谜?，確保文件的有效性。5.編號與印制行政部門對簽發(fā)后的文件進(jìn)行編號，并按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行印制。印制文件應(yīng)保證質(zhì)量，字跡清晰、格式規(guī)范、頁面整潔。文件印制完成后，行政部門應(yīng)對文件進(jìn)行校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。6.分發(fā)與存檔行政部門根據(jù)文件的發(fā)送范圍，將文件及時分發(fā)給相關(guān)單位或個人，并做好文件分發(fā)記錄。文件分發(fā)后，行政部門應(yīng)將文件原稿、簽發(fā)稿、會簽單等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。（二）發(fā)文格式1.公司對外發(fā)文應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括文件頭、文號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。2.文件頭應(yīng)注明公司名稱、文件類別（如通知、函、報告等）、文件編號等信息。3.文號應(yīng)按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編制，確保文號的唯一性和規(guī)范性。4.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡潔明了，避免使用模糊或歧義性的語言。5.主送單位應(yīng)填寫全稱或規(guī)范化簡稱，多個主送單位之間用逗號或頓號隔開。6.正文應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密，語言表達(dá)準(zhǔn)確、流暢。正文內(nèi)容較多時，可分段表述，并適當(dāng)使用小標(biāo)題進(jìn)行分層。7.附件應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，注明附件名稱和序號，并在正文中明確提及。附件應(yīng)隨文件一并發(fā)送。8.落款應(yīng)加蓋公司公章或?qū)Ｓ谜?，并注明發(fā)文日期。發(fā)文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并按照年月日的順序書寫。（三）發(fā)文編號1.公司對外發(fā)文編號由行政部門統(tǒng)一編制，編號規(guī)則為：[公司簡稱][發(fā)文年份][發(fā)文序號]。2.例如：[公司簡稱]發(fā)[20XX]第XX號。3.發(fā)文序號應(yīng)按照年度從1開始依次編排，每年年初重新編號。4.編號應(yīng)填寫在文件頭的相應(yīng)位置，確保編號清晰、準(zhǔn)確。（四）發(fā)文密級1.根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度和重要性，公司對外發(fā)文分為絕密、機(jī)密、秘密三個密級。2.絕密級文件是指涉及公司核心機(jī)密，泄露后會給公司帶來重大損失的文件。3.機(jī)密級文件是指涉及公司重要機(jī)密，泄露后會給公司帶來較大損失的文件。4.秘密級文件是指涉及公司一般機(jī)密，泄露后會給公司帶來一定損失的文件。5.文件密級應(yīng)在文件頭的顯著位置標(biāo)明，密級標(biāo)識應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定。6.對于密級文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍，確保文件安全。四、文件保密管理（一）保密原則1.公司對外收發(fā)文管理應(yīng)遵循“嚴(yán)格保密、確保安全”的原則，確保文件內(nèi)容不泄露、不失密。2.所有接觸文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件內(nèi)容透露給無關(guān)人員。（二）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件被非法獲取或篡改。2.收文和發(fā)文過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制文件的傳遞范圍，確保文件只在規(guī)定的人員之間流轉(zhuǎn)。3.對于密級文件，應(yīng)在文件上加蓋密級標(biāo)識，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳閱、辦理和歸檔。4.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳閱密級文件，?yán)禁將密級文件帶回家中或公共場所。5.對因工作需要借閱密級文件的人員，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，并對借閱情況進(jìn)行登記。6.定期對文件保密情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行整改，確保文件保密工作落到實(shí)處。五、文件傳遞與郵寄（一）文件傳遞1.公司內(nèi)部文件傳遞應(yīng)通過專人送達(dá)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行，確保文件傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。2.對于緊急文件或重要文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳遞，確保文件能夠及時到達(dá)目的地。3.文件傳遞過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的安全，避免文件丟失、損壞或泄露。（二）文件郵寄1.如需通過郵寄方式發(fā)送文件，行政部門應(yīng)選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高的快遞公司，并按照快遞公司的要求填寫郵寄單。2.郵寄文件時，應(yīng)確保文件包裝完好，填寫的收件人地址、姓名、聯(lián)系電話等信息準(zhǔn)確無誤。3.對于重要文件或密級文件，應(yīng)選擇保價郵寄或掛號郵寄等方式，確保文件能夠安全送達(dá)收件人手中。4.行政部門應(yīng)及時跟蹤文件的郵寄情況，查詢郵件的物流信息，確保文件按時到達(dá)目的地。如發(fā)現(xiàn)郵件出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與快遞公司聯(lián)系，采取措施進(jìn)行處理。六、文件查詢與借閱（一）文件查詢1.公司員工因工作需要查詢文件時，可向行政部門提出查詢申請。2.行政部門應(yīng)根據(jù)員工的查詢需求，在規(guī)定的時間內(nèi)提供相應(yīng)的文件資料。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱地點(diǎn)。4.查詢?nèi)藛T查閱文件時，應(yīng)愛護(hù)文件資料，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件時，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱原因、借閱期限等信息。2.文件借閱申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門審批。行政部門根據(jù)文件的密級和借閱申請情況，決定是否批準(zhǔn)借閱。3.對于批準(zhǔn)借閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，登記借閱文件的名稱、文號、借閱日期、借閱人等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人歸還文件時，行政部門應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)文件、錯誤文件。3.涉及公司機(jī)密但已不再需要保密的文件。（二）銷毀程序1.行政部門定期對需要銷毀的文件進(jìn)行清理和登記，編制文件銷毀清單。2.文件銷毀清單應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，