碧桂園辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范碧桂園辦公室的日常管理，提高工作效率，確保各項工作有序進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園辦公室全體員工。（三）管理原則1.規(guī)范化原則：各項工作流程和行為準則嚴格按照規(guī)范執(zhí)行，確保工作的標準化和一致性。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，以最快的速度響應公司內外需求。3.服務性原則：辦公室作為公司的綜合服務部門，要樹立良好的服務意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質、高效的服務。4.責任追究原則：對于違反本制度的行為，明確責任主體，嚴肅追究相關人員的責任。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.合理規(guī)劃辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置，確保辦公空間的有效利用。2.根據工作需要，設置會議室、接待室、資料室等功能區(qū)域，滿足不同的工作需求。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，確保設備正常運行。2.定期對辦公設備進行檢查和維護，及時更新老化或損壞的設備，保證工作的順利開展。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.實行區(qū)域負責制，各部門負責本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清潔，保持辦公區(qū)域整潔、干凈。2.每日上班前和下班后，員工應清理各自辦公桌面，保持整潔有序。3.定期組織大掃除，對公共區(qū)域進行全面清潔，包括地面、門窗、衛(wèi)生間等。4.禁止在辦公區(qū)域內亂扔垃圾、隨地吐痰，嚴禁吸煙，保持良好的辦公環(huán)境。（四）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。2.員工應妥善保管個人財物，貴重物品不要放在辦公桌上，離開辦公室時要關好門窗，防止財物丟失。3.嚴禁在辦公區(qū)域內私拉亂接電線、使用大功率電器，避免發(fā)生火災等安全事故。4.定期組織安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對存在的安全問題要及時整改。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.各部門根據工作需要，定期填寫辦公用品采購申請表，經部門負責人審核后提交至辦公室。2.辦公室匯總各部門的采購申請，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，報公司領導審批。3.按照審批后的采購計劃，辦公室負責統(tǒng)一采購辦公用品，選擇質量可靠、價格合理的供應商進行合作。（二）辦公用品的發(fā)放1.辦公用品采購入庫后，辦公室建立辦公用品庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數量、出入庫時間等信息。2.員工領取辦公用品時，需填寫辦公用品領用登記表，注明領用日期、辦公用品名稱、規(guī)格、數量等內容，經部門負責人簽字確認后到辦公室領取。3.辦公室根據庫存情況和員工領用記錄，定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，及時進行采購補充。（三）辦公用品的使用1.員工應愛護辦公用品，合理使用，杜絕浪費。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、訂書機等，要妥善保管，以便下次使用。2.對于消耗性辦公用品，如紙張、筆芯等，要根據工作實際需要領取，避免過度領取造成浪費。3.嚴禁將辦公用品用于私人用途，一經發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的分類：文件分為外來文件和內部文件。外來文件包括政府部門文件、合作單位文件、客戶文件等；內部文件包括公司發(fā)文、部門發(fā)文、會議紀要、工作計劃、工作總結等。2.文件的收發(fā)：辦公室負責文件的統(tǒng)一收發(fā)工作。收到外來文件后，要及時進行登記，并根據文件內容和性質，分送相關領導和部門閱處。對于內部文件，由發(fā)文部門負責起草和審核，經領導簽發(fā)后交辦公室統(tǒng)一編號、印發(fā)。3.文件的傳閱：辦公室根據文件的傳閱范圍，將文件傳遞給相關人員傳閱。傳閱文件時，要填寫文件傳閱單，注明傳閱時間、傳閱人等信息，確保文件及時、準確地傳遞到相關人員手中。4.文件的保管：文件傳閱完畢后，由辦公室負責整理歸檔。重要文件要進行專柜保管，確保文件的安全和完整。對于電子文件，要做好備份工作，防止數據丟失。5.文件的銷毀：對于已失去保存價值的文件，由辦公室定期清理，填寫文件銷毀清單，經領導審批后進行銷毀。文件銷毀要采用適當的方式，確保文件信息不被泄露。（二）檔案管理1.檔案的分類：檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。行政檔案包括公司證照、印章、會議記錄、工作計劃、工作總結等；人事檔案包括員工入職資料、培訓記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等；財務檔案包括會計憑證、賬簿、報表等；業(yè)務檔案包括項目資料、合同協(xié)議、客戶資料等。2.檔案的收集：各部門負責本部門檔案的收集和整理工作，定期將檔案移交至辦公室。辦公室對各部門移交的檔案進行審核和分類，確保檔案的完整性和準確性。3.檔案的整理與歸檔：辦公室按照檔案管理的要求，對收集到的檔案進行整理和歸檔。檔案整理要做到分類科學、編號規(guī)范、裝訂整齊，便于查閱和保管。4.檔案的查閱：因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人簽字后到辦公室查閱。查閱檔案時，要在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出辦公室。如需復印檔案資料，需經辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.檔案的保管期限：根據國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案保管期限屆滿后，由辦公室提出銷毀意見，經公司領導審批后進行銷毀。五、會議管理（一）會議分類1.公司例會：由公司領導主持，各部門負責人參加，每周[X]舉行，總結上周工作，安排本周工作任務。2.部門會議：由各部門自行組織，部門員工參加，定期召開，傳達公司會議精神，安排本部門工作。3.專題會議：根據工作需要，針對特定問題或事項召開的會議，由相關部門或人員參加。（二）會議組織1.會議通知：會議組織部門提前[X]天發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題等內容。對于重要會議，要提前準備好會議資料，如會議議程、匯報材料等。2.會議準備：會議組織部門負責會議場地的布置、設備調試、資料發(fā)放等準備工作，確保會議順利進行。3.會議記錄：安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議內容、討論情況、決議事項等。會議記錄要準確、完整，會后及時整理成會議紀要，經會議主持人審核后印發(fā)給參會人員。（三）會議紀律1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，需提前向會議主持人請假。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急事項需要處理，應向會議主持人請假后再離開。3.參會人員要認真聽取會議內容，積極參與討論，不得交頭接耳、做與會議無關的事情。4.嚴格遵守會議決議，對于會議安排的工作任務，要按時、保質完成。六、印章管理（一）印章種類公司印章主要包括公章、法人章、財務專用章、合同專用章等。（二）印章保管1.公章、法人章由辦公室專人保管，財務專用章由財務部門專人保管，合同專用章由法務部門專人保管。2.印章保管人員要妥善保管印章，確保印章安全。印章存放要配備專門的保險柜，實行雙人保管制度，做到人走章鎖。（三）印章使用1.印章使用必須經過嚴格的審批程序，填寫印章使用申請表，注明使用日期、使用部門、使用內容、使用人等信息，經相關領導簽字批準后，方可使用印章。2.涉及重要合同、協(xié)議等文件的蓋章，需經法務部門審核后，方可蓋章。3.印章使用時，要在印章使用登記表上進行登記，注明蓋章文件名稱、份數、蓋章日期等內容。4.嚴禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。如因工作需要確需加蓋空白印章的，需經公司領導特別批準，并嚴格控制使用范圍。（四）印章交接印章保管人員因工作變動等原因需要交接印章時，要辦理印章交接手續(xù)，填寫印章交接清單，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。交接清單要詳細記錄印章名稱、數量、交接日期等信息，并存檔備查。七、車輛管理（一）車輛配備根據公司工作需要，配備必要的公務車輛，用于公司日常辦公、業(yè)務往來、接待等活動。（二）車輛調度1.辦公室負責車輛的統(tǒng)一調度和管理，根據工作任務和用車需求，合理安排車輛使用。2.各部門如需使用車輛，需提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數等信息，經部門負責人簽字后提交至辦公室。3.辦公室根據用車申請情況，結合車輛使用狀況，進行車輛調度安排，并及時通知用車部門和駕駛員。（三）車輛使用1.駕駛員要嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。出車前要對車輛進行檢查，確保車輛性能良好。2.車輛使用過程中，要愛護車輛，保持車輛整潔。如有車輛損壞或故障，要及時報告辦公室，并進行維修。3.嚴禁公車私用，一經發(fā)現(xiàn)，將嚴肅處理。駕駛員不得擅自將車輛借給他人使用。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.辦公室負責建立車輛維修與保養(yǎng)檔案，記錄車輛維修和保養(yǎng)情況。2.車輛需要維修或保養(yǎng)時，駕駛員要填寫車輛維修申請表，經辦公室審核后送指定的維修廠進行維修。維修費用要嚴格按照公司規(guī)定進行審核和報銷。3.定期對車輛進行保養(yǎng)，確保車輛性能良好，延長車輛使用壽命。八、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪客人，提供優(yōu)質的服務，讓客人感受到公司的友好和尊重。2.對口接待原則：根據來訪客人的身份和事由，安排相應的部門和人員進行接待，確保接待工作的針對性和專業(yè)性。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，要嚴格控制接待費用，杜絕鋪張浪費，做到勤儉節(jié)約、合理開支。（二）接待流程1.接待申請：接待部門或人員提前填寫接待申請表，注明來訪客人的基本信息、來訪時間、來訪目的、接待規(guī)格等內容，經部門負責人審核后提交至辦公室。2.接待安排：辦公室根據接待申請表，安排接待工作，包括確定接待人員、接待地點、接待方式等。對于重要客人的接待，要制定詳細的接待方案，報公司領導審批。3.接待實施：接待人員按照接待方案進行接待工作，包括迎接客人、安排食宿、組織會議或參觀等。接待過程中要注意與客人的溝通交流，及時了解客人的需求和意見，做好服務工作。4.接待總結：接待工作結束后，接待人員要及時填寫接待總結表，對接待工作進行總結和評價，分析存在的問題和不足，提出改進建議。辦公室對接待工作進行匯總和分析，為今后的接待工作提供參考。（三）接待費用管理1.