聊城合同歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同歸檔工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于聊城公司各部門(mén)簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則合同歸檔工作由公司統(tǒng)一管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)有效原則歸檔的合同必須是真實(shí)簽訂且有效的，不得擅自篡改或偽造合同內(nèi)容。3.安全保密原則妥善保管合同檔案，確保檔案信息安全，防止泄露。二、合同歸檔職責(zé)分工（一）合同簽訂部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂等工作，并確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附件整理齊全，移交至公司檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行歸檔、查詢等工作。（二）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定合同歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.接收合同簽訂部門(mén)移交的合同檔案，進(jìn)行審核、登記、編號(hào)、分類、裝訂等工作。3.建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，妥善保管合同檔案，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供合同檔案的查詢、借閱等服務(wù)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)符合公司財(cái)務(wù)制度。2.協(xié)助合同簽訂部門(mén)和檔案管理部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（四）法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性。2.對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的法律問(wèn)題提供咨詢和指導(dǎo)。三、合同歸檔流程（一）合同簽訂前1.合同簽訂部門(mén)在起草合同過(guò)程中，應(yīng)明確合同編號(hào)規(guī)則。合同編號(hào)應(yīng)具有唯一性，能夠準(zhǔn)確反映合同的簽訂年份、業(yè)務(wù)類型、順序號(hào)等信息。2.合同簽訂部門(mén)將起草好的合同提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。（二）合同簽訂后1.合同簽訂部門(mén)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附件整理齊全。附件包括但不限于補(bǔ)充協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)、資質(zhì)證明文件等。2.合同簽訂部門(mén)填寫(xiě)《合同歸檔移交清單》，詳細(xì)記錄合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、合同期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.合同簽訂部門(mén)將整理好的合同檔案及《合同歸檔移交清單》一并移交至公司檔案管理部門(mén)。（三）檔案管理部門(mén)接收1.檔案管理部門(mén)收到合同檔案后，對(duì)《合同歸檔移交清單》進(jìn)行審核，核對(duì)合同原件及附件的完整性、準(zhǔn)確性。2.檔案管理部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為：[年份][業(yè)務(wù)類型代碼][順序號(hào)]。例如，2023年銷售合同的編號(hào)為：2023XS001。3.檔案管理部門(mén)按照合同的類別、年份等進(jìn)行分類，將合同檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明合同類別、年份、起止編號(hào)等信息。4.檔案管理部門(mén)將合同檔案錄入合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子檔案，以便于查詢和管理。四、合同檔案分類與編號(hào)（一）合同分類1.銷售合同：包括產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等。2.采購(gòu)合同：包括原材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。3.租賃合同：包括房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。4.服務(wù)合同：包括技術(shù)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同等。5.其他合同：除上述類別以外的合同。（二）編號(hào)規(guī)則合同編號(hào)由年份、業(yè)務(wù)類型代碼、順序號(hào)組成。年份為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字；業(yè)務(wù)類型代碼采用大寫(xiě)字母表示，具體如下：銷售合同：XS采購(gòu)合同：CG租賃合同：ZL服務(wù)合同：FW其他合同：QT順序號(hào)為三位數(shù)字，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年第5份銷售合同的編號(hào)為：23XS005。五、合同檔案保管（一）保管期限1.一般合同檔案的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計(jì)算。2.涉及重要資產(chǎn)、重大權(quán)益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等的合同檔案，保管期限為[X]年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的合同檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.合同檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子合同檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、合同檔案查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、合同編號(hào)、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢，并提供相關(guān)合同檔案復(fù)印件或電子文檔。查詢?nèi)藨?yīng)在《合同檔案查詢登記表》上簽字確認(rèn)。3.涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的合同檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查詢。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、合同編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露合同內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還合同檔案。4.借閱人歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、合同檔案銷毀（一）銷毀條件合同檔案保管期滿，且合同所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)履行完畢或終止，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄擬銷毀合同檔案的名稱、編號(hào)、年份、數(shù)量等信息。2.組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀清單與實(shí)際檔案一致。3.在公司內(nèi)部指定地點(diǎn)對(duì)合同檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.將銷毀后的《合同檔案銷毀清單》存檔，保存期限為[X]年。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同歸檔的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，檔案保管情況，查詢借閱制度執(zhí)行情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核1.將合同歸檔工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)合同簽訂部門(mén)和檔案管理部門(mén)的工作進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)