禮品發(fā)票合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品發(fā)票及合同的管理，規(guī)范禮品采購(gòu)、使用及報(bào)銷(xiāo)流程，確保公司禮品支出的合理性、合法性和規(guī)范性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)在業(yè)務(wù)往來(lái)、客戶維護(hù)、員工福利等活動(dòng)中涉及的禮品發(fā)票及合同管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則禮品采購(gòu)及相關(guān)活動(dòng)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保發(fā)票真實(shí)、合法、有效。2.合理性原則禮品的選擇和采購(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，注重禮品的實(shí)用性和適度性，避免鋪張浪費(fèi)。3.審批流程規(guī)范原則嚴(yán)格執(zhí)行禮品采購(gòu)及報(bào)銷(xiāo)的審批流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，確保審批過(guò)程透明、公正。二、禮品發(fā)票管理（一）發(fā)票開(kāi)具要求1.禮品采購(gòu)應(yīng)向供應(yīng)商索取正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容必須如實(shí)填寫(xiě)，包括禮品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等，且與實(shí)際采購(gòu)內(nèi)容相符。2.發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專(zhuān)用章，印章清晰、完整，發(fā)票不得涂改、刮擦。（二）發(fā)票審核要點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到禮品發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，如發(fā)票代碼、號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、金額大小寫(xiě)是否一致等。2.對(duì)于不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒收，并要求供應(yīng)商重新開(kāi)具。（三）發(fā)票粘貼與報(bào)銷(xiāo)1.報(bào)銷(xiāo)人應(yīng)將禮品發(fā)票按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定的格式整齊粘貼在報(bào)銷(xiāo)單上，并注明發(fā)票張數(shù)、金額合計(jì)等信息。2.報(bào)銷(xiāo)單應(yīng)填寫(xiě)完整，包括報(bào)銷(xiāo)日期、報(bào)銷(xiāo)部門(mén)、報(bào)銷(xiāo)人姓名、報(bào)銷(xiāo)事由、金額等內(nèi)容，并按照公司審批流程依次簽字審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)在收到經(jīng)審批的報(bào)銷(xiāo)單后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保禮品費(fèi)用準(zhǔn)確、及時(shí)入賬。三、禮品合同管理（一）合同簽訂流程1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要采購(gòu)禮品時(shí)，應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)溝通結(jié)果起草禮品采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，具備明確的雙方權(quán)利和義務(wù)。3.合同起草完成后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。4.法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，合同由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，必要時(shí)需經(jīng)總經(jīng)理審批。5.合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同原件交至財(cái)務(wù)部門(mén)備案，同時(shí)留存復(fù)印件以備查閱。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)跟進(jìn)禮品的采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付禮品。2.在禮品交付過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，并做好相關(guān)記錄。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)安排付款，確保公司信用良好，同時(shí)對(duì)付款情況進(jìn)行記錄和跟蹤。（三）合同變更與解除1.如因業(yè)務(wù)需求變化或其他原因需要變更禮品采購(gòu)合同的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，并按照原合同審批流程進(jìn)行審批。3.如需解除禮品采購(gòu)合同，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、雙方責(zé)任、善后事宜等條款，并按照原合同審批流程進(jìn)行審批。四、禮品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和預(yù)算情況，提前制定禮品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括禮品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購(gòu)部門(mén)匯總。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司整體預(yù)算和資源情況，對(duì)各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡，制定公司年度禮品采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并優(yōu)先選擇名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行禮品采購(gòu)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，定期溝通交流，及時(shí)了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和產(chǎn)品信息，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。（三）采購(gòu)流程控制1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定時(shí)間和要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤禮品的發(fā)貨情況，確保禮品按時(shí)到達(dá)公司。禮品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)合同要求。4.驗(yàn)收合格的禮品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并將入庫(kù)單交至財(cái)務(wù)部門(mén)作為入賬依據(jù)。驗(yàn)收不合格的禮品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。五、禮品使用管理（一）禮品領(lǐng)用規(guī)定1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途等內(nèi)容。2.禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購(gòu)部門(mén)審批。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行審批，如同意領(lǐng)用，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)用部門(mén)憑經(jīng)審批的禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取禮品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。（二）禮品使用記錄1.各部門(mén)應(yīng)建立禮品使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用用途、發(fā)放對(duì)象等信息。2.禮品使用臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保記錄準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（三）禮品使用監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查禮品的領(lǐng)用是否符合規(guī)定用途、是否存在浪費(fèi)或違規(guī)使用等情況。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保禮品使用規(guī)范、合理。六、禮品庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制禮品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際庫(kù)存金額等信息，并與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告，說(shuō)明差異情況及原因，報(bào)采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審批處理。（二）庫(kù)存預(yù)警1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)禮品的采購(gòu)周期、銷(xiāo)售情況等因素，設(shè)定合理的禮品庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)人員及時(shí)采購(gòu)，確保禮品庫(kù)存充足，滿足業(yè)務(wù)需求。（三）庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的倉(cāng)儲(chǔ)條件，確保禮品存放安全，避免因保管不善導(dǎo)致禮品損壞、變質(zhì)等情況。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，確保禮品庫(kù)存安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮品發(fā)票及合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品采購(gòu)、使用、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。（二）財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品發(fā)票及報(bào)銷(xiāo)憑證的審核，定期對(duì)禮品費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，督促整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相