舞蹈學校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強舞蹈學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于舞蹈學校各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指舞蹈學校在教學、管理、經(jīng)營等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向?qū)W校檔案管理部門移交。2.指導本部門人員正確形成和積累檔案，確保檔案的完整、準確。3.配合學校檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）教職員工職責1.嚴格遵守檔案管理制度，自覺維護檔案的安全和完整。2.按照規(guī)定及時將辦理完畢的文件材料移交本部門兼職檔案員。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校行政管理文件，包括上級文件、學校發(fā)文、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.教學管理文件，如教學計劃、教學大綱、教案、學生成績等。3.師資隊伍建設(shè)文件，包括教師檔案、培訓記錄等。4.學生管理文件，如學生檔案、招生資料、學籍管理等。5.財務文件，如財務報表、預決算、收費記錄等。6.后勤管理文件，如物資采購、設(shè)備維護、校園建設(shè)等資料。7.藝術(shù)活動文件，如演出節(jié)目單、活動策劃方案、獲獎證書等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.按照檔案的類別進行分類，如行政管理類、教學管理類、師資隊伍建設(shè)類等。2.在每一類中，再根據(jù)文件的時間順序、重要程度等進行排列。3.對每份文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。4.對整理好的檔案進行裝訂，確保牢固、整齊。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.行政管理類：包括學校行政事務、黨團工作、人事管理、財務管理、后勤管理等方面的文件材料。2.教學管理類：涵蓋教學計劃、教學大綱、教案、教學評估、教學改革等相關(guān)資料。3.師資隊伍建設(shè)類：包含教師基本信息、培訓記錄、教學成果、師德師風等文件。4.學生管理類：涉及學生檔案、招生錄取、學籍管理、獎懲情況、畢業(yè)就業(yè)等材料。5.藝術(shù)活動類：如各類演出、比賽、藝術(shù)交流活動的策劃、組織、實施等相關(guān)文件。6.其他類：不屬于上述類別的其他具有保存價值的文件材料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.“年度”采用公元紀年，如“2023”。3.“類別”用大寫字母表示，如“XZ”代表行政管理類，“JX”代表教學管理類等。4.“順序號”為三位數(shù)字，從“001”開始依次編號。例如：2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XZ001”。五、檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應排列整齊，標識清晰，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括學校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，如教學計劃、學生檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性的通知、簡報等。（三）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應做好記錄，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案的真實性和完整性。2.嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。3.檔案管理部門應對查閱情況進行登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、期限和歸還日期，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還檔案。4.檔案管理部門應對借閱情況進行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時催還并追究責任。（四）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容和用途，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可復制。2.復制檔案應使用符合檔案保護要求的設(shè)備和材料，確保復制件與原件一致。3.檔案管理部門應對復制情況進行登記，記錄復制人姓名、單位、復制日期、復制內(nèi)容等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限表和學校實際情況，對檔案進行鑒定，確定檔案是否已失去保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對清單中的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，方可組織銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。（五）銷毀記錄檔案管理部門應對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進行分類、編號、存儲。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。3.建立電子檔案元數(shù)據(jù)信息，詳細記錄電子文件的形成背景、來源、時間、格式等信息。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份。2.存儲設(shè)備應妥善保管，防止損壞、丟失和數(shù)據(jù)泄露。3.對電子檔案的訪問應設(shè)置