社工機(jī)構(gòu)物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本社工機(jī)構(gòu)物資管理，規(guī)范物資采購、使用、存儲(chǔ)等行為，確保物資合理配置與有效利用，保障機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社工機(jī)構(gòu)內(nèi)所有物資的管理，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、救助物資、宣傳資料等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：物資管理工作由機(jī)構(gòu)指定的部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中采購、統(tǒng)一調(diào)配、歸口管理。2.合理配置原則：根據(jù)機(jī)構(gòu)工作實(shí)際需求，合理確定物資種類、數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)與閑置。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，提高物資使用效率，降低運(yùn)營成本。4.規(guī)范透明原則：物資管理各環(huán)節(jié)嚴(yán)格遵循規(guī)定程序，做到公開、公平、公正，確保透明度。二、物資采購管理（一）采購計(jì)劃1.需求申報(bào)：各部門根據(jù)工作任務(wù)和實(shí)際需要，定期填寫物資需求申請(qǐng)表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至物資管理部門。2.計(jì)劃編制：物資管理部門匯總各部門需求申請(qǐng)表，結(jié)合庫存情況進(jìn)行審核與分析，編制物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.計(jì)劃審批：采購計(jì)劃提交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為物資采購的依據(jù)。如遇緊急需求，經(jīng)特殊審批流程可先行采購，事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（二）采購流程1.供應(yīng)商選擇：物資管理部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道選擇合格的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。對(duì)長期合作的供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本信息、交易情況等。2.采購詢價(jià)：向至少三家符合要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、價(jià)格條款等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。物資管理部門對(duì)各供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。3.采購合同簽訂：確定供應(yīng)商后，由物資管理部門代表機(jī)構(gòu)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨方式、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同簽訂后，及時(shí)將副本交財(cái)務(wù)部門備案。4.采購執(zhí)行：按照采購合同約定，物資管理部門跟進(jìn)采購進(jìn)度，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。物資到貨前，提前通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。三、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備物資到貨前，物資管理部門通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法及驗(yàn)收人員職責(zé)。（二）驗(yàn)收流程1.數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)到貨物資的數(shù)量與采購合同及送貨清單是否一致，清點(diǎn)物資的規(guī)格、型號(hào)、種類等是否符合要求。2.質(zhì)量驗(yàn)收：根據(jù)物資采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于需要專業(yè)檢驗(yàn)的物資，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)或邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決辦法，可要求供應(yīng)商換貨、補(bǔ)貨或退貨等。3.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員對(duì)驗(yàn)收過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫物資驗(yàn)收單。驗(yàn)收單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、驗(yàn)收情況、驗(yàn)收人員簽字等內(nèi)容。驗(yàn)收單一式多份，分別交物資管理部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等留存。四、物資存儲(chǔ)管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)物資的種類、特性、用途等，對(duì)倉庫進(jìn)行合理分區(qū)規(guī)劃，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如辦公用品區(qū)、設(shè)備存儲(chǔ)區(qū)、救助物資存儲(chǔ)區(qū)等。2.對(duì)各存儲(chǔ)區(qū)域設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明區(qū)域名稱、存儲(chǔ)物資類別等信息，便于物資的分類存放與查找。（二）物資入庫1.物資到貨并經(jīng)驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員及時(shí)辦理入庫手續(xù)。在物資入庫單上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)劃將物資存放到指定存儲(chǔ)區(qū)域。2.對(duì)入庫物資進(jìn)行詳細(xì)登記，建立物資庫存臺(tái)賬。庫存臺(tái)賬應(yīng)記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保賬物相符。（三）物資存儲(chǔ)1.按照物資的特性與存儲(chǔ)要求，采取相應(yīng)的存儲(chǔ)措施。如對(duì)易受潮物資應(yīng)存放在干燥通風(fēng)處，對(duì)易燃易爆物資應(yīng)進(jìn)行專門存放并采取安全防護(hù)措施等。2.定期對(duì)倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)檢查，確保物資存儲(chǔ)安全，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。對(duì)庫存物資進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，標(biāo)明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、保質(zhì)期等信息，便于識(shí)別與管理。（四）物資出庫1.領(lǐng)用申請(qǐng)：各部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至物資管理部門。2.審批發(fā)放：物資管理部門對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后按照審批意見發(fā)放物資。倉庫管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表辦理物資出庫手續(xù)，在物資出庫單上簽字確認(rèn)，并更新物資庫存臺(tái)賬。3.特殊物資領(lǐng)用：對(duì)于貴重物資、限量物資等特殊物資的領(lǐng)用，需經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后方可發(fā)放，并嚴(yán)格做好領(lǐng)用記錄。五、物資使用管理（一）使用培訓(xùn)物資管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)新采購的設(shè)備、工具等物資進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉物資的性能、操作規(guī)程、注意事項(xiàng)等，正確使用物資。（二）使用監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門物資使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保物資合理使用，避免浪費(fèi)和不正當(dāng)使用。物資管理部門定期或不定期對(duì)全機(jī)構(gòu)物資使用情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。（三）維修保養(yǎng)對(duì)需要維修保養(yǎng)的物資，使用部門及時(shí)通知物資管理部門。物資管理部門根據(jù)物資情況，組織維修或聯(lián)系專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修保養(yǎng)，做好維修保養(yǎng)記錄，并建立維修保養(yǎng)檔案。（四）報(bào)廢處理1.報(bào)廢鑒定：物資管理部門定期對(duì)庫存物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對(duì)已損壞、無法使用、超過使用期限等符合報(bào)廢條件的物資進(jìn)行鑒定?？山M織相關(guān)專業(yè)人員或邀請(qǐng)專家進(jìn)行報(bào)廢鑒定，確定物資是否報(bào)廢。2.報(bào)廢申請(qǐng)：經(jīng)鑒定可以報(bào)廢的物資，由物資管理部門填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。3.報(bào)廢處理：報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，物資管理部門按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢物資可采取變賣、捐贈(zèng)、回收等方式進(jìn)行處理，處理過程中應(yīng)做好記錄，并及時(shí)更新物資庫存臺(tái)賬。對(duì)有保密要求的報(bào)廢物資，應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。六、物資盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃物資管理部門制定物資盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)定期進(jìn)行，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，特殊情況可臨時(shí)組織盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.初盤：倉庫管理人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)所負(fù)責(zé)區(qū)域的物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄物資實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，并填寫物資盤點(diǎn)表。2.復(fù)盤：物資管理部門安排專人對(duì)初盤結(jié)果進(jìn)行復(fù)盤，復(fù)盤比例不低于[X]%。復(fù)盤人員對(duì)初盤數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)與復(fù)查，如有差異及時(shí)與倉庫管理人員溝通核實(shí)。3.監(jiān)盤：財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)人員對(duì)物資盤點(diǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督，確保盤點(diǎn)工作的公正、透明、準(zhǔn)確。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.賬實(shí)核對(duì)：根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，將物資實(shí)際庫存數(shù)量與物資庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，編制物資盤點(diǎn)差異表，詳細(xì)記錄賬實(shí)差異情況及原因分析。2.差異調(diào)整：對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)差異，物資管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，分析原因，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。如因人為因素造成的差異，追究相關(guān)人員責(zé)任；如因自然損耗、管理不善等原因造成的差異，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.結(jié)果報(bào)告：物資管理部門將物資盤點(diǎn)結(jié)果及差異處理情況形成書面報(bào)告，提交至機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審閱。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括盤點(diǎn)基本情況、賬實(shí)差異情況及原因分析、差異處理結(jié)果、改進(jìn)建議等。七、物資信息化管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)利用信息化技術(shù)建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋物資基礎(chǔ)信息管理、采購管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能模塊。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)物資管理部門安排專人負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)工作。及時(shí)將物資采購、入庫、出庫、盤點(diǎn)等數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息查詢與分析機(jī)構(gòu)內(nèi)相關(guān)人員可根據(jù)權(quán)限通過物資管理信息系統(tǒng)查詢物資庫存情況、采購進(jìn)度、使用情況等信息。物資管理部門利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為物資管理決策提供數(shù)據(jù)支持，如物資需求預(yù)測、庫存優(yōu)化等。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.物資管理部門定期對(duì)物資采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)部門或財(cái)務(wù)部門定期對(duì)物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查物資采購程序合規(guī)性、物資使用合理性、庫存管理準(zhǔn)確性等方面。3.接受社會(huì)監(jiān)督，主動(dòng)公開物資管理相關(guān)信息，接受捐贈(zèng)者、服務(wù)對(duì)象等社會(huì)各界的監(jiān)督與評(píng)價(jià)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立物資管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門物資管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己藘?nèi)容包括物資采購?fù)瓿汕闆r、物資驗(yàn)收合格率、物資庫存管理水平、物資使用效率、物資節(jié)約情況等方面。