室外廣告文件管理辦法總則目的為加強(qiáng)室外廣告文件的規(guī)范化管理，確保室外廣告活動(dòng)合法、有序、高效開展，充分發(fā)揮室外廣告在城市經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)中的積極作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)廣告法》《城市市容和環(huán)境衛(wèi)生管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織涉及的所有室外廣告文件的管理，包括但不限于廣告設(shè)計(jì)方案、審批文件、合同協(xié)議、監(jiān)測(cè)報(bào)告等與室外廣告活動(dòng)相關(guān)的各類紙質(zhì)和電子文件。管理原則1.合法性原則：室外廣告文件的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容和管理流程合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與室外廣告活動(dòng)相關(guān)的各類文件，保證文件的完整性和連續(xù)性。3.安全性原則：采取必要的安全措施，確保室外廣告文件的安全存儲(chǔ)和使用，防止文件丟失、損壞或泄露。4.高效性原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件處理效率，為公司/組織的室外廣告業(yè)務(wù)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的文件支持。管理職責(zé)管理部門公司/組織設(shè)立專門的室外廣告文件管理部門（以下簡(jiǎn)稱“管理部門”），負(fù)責(zé)室外廣告文件的統(tǒng)一管理工作。管理部門應(yīng)配備專業(yè)的文件管理人員，明確其職責(zé)和權(quán)限。管理部門職責(zé)1.制定和完善室外廣告文件管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)室外廣告文件的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管工作。3.建立室外廣告文件管理臺(tái)賬，及時(shí)記錄文件的收發(fā)、借閱、銷毀等情況。4.對(duì)室外廣告文件進(jìn)行定期檢查和清理，確保文件的完整性和有效性。5.為公司/組織內(nèi)部各部門提供室外廣告文件的查詢、借閱等服務(wù)。6.配合相關(guān)部門進(jìn)行室外廣告文件的審計(jì)和檢查工作。其他部門職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的室外廣告文件的初步整理和提交工作，并確保文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)室外廣告合同協(xié)議等重要文件進(jìn)行審核，確保文件的合法性和合規(guī)性。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)室外廣告費(fèi)用相關(guān)文件進(jìn)行審核和管理，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。文件分類與編號(hào)文件分類根據(jù)室外廣告文件的性質(zhì)和用途，將其分為以下幾類：1.廣告設(shè)計(jì)文件：包括廣告創(chuàng)意方案、設(shè)計(jì)圖紙、效果圖、視頻音頻素材等。2.審批文件：包括戶外廣告設(shè)置審批許可證、相關(guān)部門的備案文件等。3.合同協(xié)議文件：包括廣告發(fā)布合同、廣告制作合同、場(chǎng)地租賃合同等。4.監(jiān)測(cè)報(bào)告文件：包括廣告效果監(jiān)測(cè)報(bào)告、安全檢測(cè)報(bào)告等。5.其他文件：包括廣告活動(dòng)策劃方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶反饋意見等。文件編號(hào)為便于文件的管理和查詢，對(duì)各類室外廣告文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.文件編號(hào)由年份、文件類別代碼、順序號(hào)三部分組成，中間用“”連接。2.年份采用公元紀(jì)年，如“2024”。3.文件類別代碼根據(jù)文件分類確定，具體如下：廣告設(shè)計(jì)文件：SJ審批文件：SP合同協(xié)議文件：HT監(jiān)測(cè)報(bào)告文件：JC其他文件：QT4.順序號(hào)按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編排，從“001”開始。例如，2024年產(chǎn)生的第10份廣告設(shè)計(jì)文件的編號(hào)為“2024SJ010”。文件收集與整理文件收集1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在室外廣告活動(dòng)開展過(guò)程中，及時(shí)收集與本部門相關(guān)的各類文件，并按照要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要的文件，如合同協(xié)議、審批文件等，應(yīng)在文件簽訂或取得后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交給管理部門。3.管理部門應(yīng)定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的文件收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件收集的及時(shí)性和完整性。文件整理1.管理部門收到各業(yè)務(wù)部門提交的文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照文件編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，并在文件封面或首頁(yè)標(biāo)注文件編號(hào)、文件名稱、日期等信息。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照文件分類建立相應(yīng)的文件夾，并將文件存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。同時(shí)，在文件夾和文件名稱中體現(xiàn)文件編號(hào)和文件名稱。文件存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.室外廣告文件采用紙質(zhì)和電子兩種存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案室中，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.對(duì)于重要的文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止文件丟失或損壞。備份文件應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以提高文件的安全性。保管要求1.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮等良好的環(huán)境條件，確保紙質(zhì)文件的安全存儲(chǔ)。2.服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作室外廣告文件。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.管理部門應(yīng)建立文件借閱和歸還登記制度，嚴(yán)格控制文件的借閱和使用。借閱文件時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱文件。借閱文件應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如有特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。文件檢索與利用檢索方式1.管理部門應(yīng)建立完善的室外廣告文件檢索系統(tǒng)，方便公司/組織內(nèi)部各部門查詢和利用文件。檢索系統(tǒng)應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、文件類別、日期等檢索字段，支持模糊查詢和高級(jí)查詢功能。2.借閱人員可以通過(guò)檢索系統(tǒng)查詢所需文件的存儲(chǔ)位置和借閱狀態(tài)，并按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。利用原則1.室外廣告文件的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，不得將文件用于非法或不正當(dāng)?shù)哪康摹?.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)制、涂改、損壞或泄露文件內(nèi)容。如有違反規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密和敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制文件的使用范圍和使用方式，確保信息的安全和保密。文件保密與安全保密制度1.公司/組織應(yīng)建立嚴(yán)格的室外廣告文件保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、客戶信息、廣告創(chuàng)意等敏感信息的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等保密措施，防止信息泄露。3.所有接觸室外廣告文件的人員都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾遵守保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。安全措施1.管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案室和服務(wù)器的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止文件被盜、被搶或被破壞。2.定期對(duì)室外廣告文件進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障等意外情況時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)文件數(shù)據(jù)。3.加強(qiáng)對(duì)員工的安全培訓(xùn)和教育，提高員工的安全意識(shí)和防范能力，防止因人為因素導(dǎo)致文件安全事故的發(fā)生。文件銷毀銷毀條件1.室外廣告文件超過(guò)保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.文件因損壞、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，可以進(jìn)行銷毀。3.經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，需要銷毀的文件，可以進(jìn)行銷毀。銷毀程序1.管理部門應(yīng)定期對(duì)室外廣告文件進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的文件清單。2.填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行文件銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過(guò)程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保文件銷毀徹底。4.文件銷毀后，管理部門應(yīng)及時(shí)在文件管理臺(tái)賬中記錄銷毀情況，并保存銷毀記錄以備查。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立健全室外廣告文件管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.管理部門應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。檢查內(nèi)容1.文件管理制度和流程的執(zhí)行情況。2.文件的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管情況。3.文件的檢索、利