深圳航空合同管理辦法一、總則（一）目的咱們深圳航空在日常運(yùn)營過程中，會涉及各種各樣的合同，從與供應(yīng)商簽訂的采購合同，到和合作伙伴達(dá)成的合作協(xié)議等等。這些合同對于保障公司權(quán)益、維持業(yè)務(wù)順利開展起著至關(guān)重要的作用。為了規(guī)范公司合同管理，防范與控制合同風(fēng)險，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于深圳航空及所屬各部門、分公司、子公司以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。無論是在國內(nèi)開展業(yè)務(wù)，還是涉及國際合作的合同，都在咱們這個管理辦法的覆蓋范圍內(nèi)。希望大家在日常工作中，只要涉及合同簽訂，都要記得參考本辦法。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動，必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和民航行業(yè)相關(guān)規(guī)定。咱們要確保每一份合同都在法律的框架內(nèi)，這樣才能保障公司的權(quán)益，避免不必要的法律風(fēng)險。2.平等自愿原則：在合同簽訂過程中，雙方當(dāng)事人的法律地位平等，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給另一方。咱們要以平等、自愿的態(tài)度與合作方進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成互利共贏的合作。3.公平誠信原則：合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平合理，雙方權(quán)利義務(wù)對等。同時，在合同的全過程，包括簽訂、履行等環(huán)節(jié)，都要秉持誠實守信的原則，這不僅是商業(yè)道德的要求，也是維護(hù)公司良好形象和長期合作關(guān)系的基礎(chǔ)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組成，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總法律顧問等相關(guān)負(fù)責(zé)人。這些領(lǐng)導(dǎo)在公司的整體運(yùn)營和決策方面有著豐富的經(jīng)驗和全面的視角，能夠從公司戰(zhàn)略層面把控合同管理工作。2.職責(zé)：審議公司合同管理制度及相關(guān)政策，確保合同管理辦法與公司的發(fā)展戰(zhàn)略和整體運(yùn)營方針相契合。咱們鼓勵領(lǐng)導(dǎo)小組的成員們積極關(guān)注行業(yè)動態(tài)和公司業(yè)務(wù)變化，及時對制度進(jìn)行調(diào)整和完善。對重大合同進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。重大合同往往涉及金額巨大、影響范圍廣，領(lǐng)導(dǎo)小組的審議和決策能夠為公司保駕護(hù)航。希望大家在遇到重大合同相關(guān)問題時，及時向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。（二）法務(wù)部門1.合同審查：負(fù)責(zé)對各類合同進(jìn)行法律審查，從合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行把關(guān)。法務(wù)同事們要仔細(xì)審核每一個條款，確保合同不存在法律漏洞，避免潛在的法律風(fēng)險。在審查過程中，如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時與業(yè)務(wù)部門溝通，共同商討解決方案。2.法律支持：為合同的簽訂、履行、變更、糾紛處理等提供專業(yè)法律支持。無論是在合同談判階段，還是在履行過程中遇到問題，法務(wù)部門都要積極參與，運(yùn)用專業(yè)知識為公司提供有效的法律建議。希望大家在涉及合同的法律問題上，多向法務(wù)部門咨詢，不要自行盲目處理。3.合同培訓(xùn)：定期組織合同管理相關(guān)的法律培訓(xùn)，提高公司員工的合同法律意識和風(fēng)險防范能力。咱們鼓勵法務(wù)部門采用多種形式進(jìn)行培訓(xùn)，如案例分析、模擬法庭等，讓培訓(xùn)更加生動有趣，易于大家理解和接受。（三）業(yè)務(wù)部門1.合同發(fā)起：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)合同的發(fā)起和起草工作。業(yè)務(wù)部門在起草合同時，要充分考慮業(yè)務(wù)實際情況，確保合同條款能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)需求。同時，要注意與其他部門的溝通協(xié)作，避免出現(xiàn)條款沖突或不明確的情況。2.合同履行：負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，跟蹤合同履行情況，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。業(yè)務(wù)部門是合同履行的直接責(zé)任人，要密切關(guān)注合同履行進(jìn)度，遇到問題及時匯報并采取措施解決。希望大家樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，確保每一份合同都能順利履行。3.資料收集：負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的資料，包括但不限于合同文本、往來函件、驗收報告等，并及時移交檔案管理部門。完整的合同資料是公司維護(hù)自身權(quán)益的重要依據(jù)，希望業(yè)務(wù)部門的同事們認(rèn)真做好資料收集工作，不要遺漏重要信息。（四）財務(wù)部門1.資金審核：對合同涉及的資金條款進(jìn)行審核，包括金額、支付方式、支付時間等，確保公司資金安全和合理使用。財務(wù)部門要從專業(yè)角度對資金條款進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，避免出現(xiàn)資金風(fēng)險。在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)不合理的資金條款，要及時與業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整。2.費(fèi)用監(jiān)督：監(jiān)督合同履行過程中的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用符合合同約定和公司財務(wù)制度。財務(wù)部門要定期對合同費(fèi)用進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒業(yè)務(wù)部門，共同維護(hù)公司的財務(wù)規(guī)范。（五）檔案管理部門1.合同歸檔：負(fù)責(zé)合同及相關(guān)資料的歸檔管理工作，按照規(guī)定的程序和要求對合同進(jìn)行分類、編號、存儲，確保合同檔案的完整性和安全性。檔案管理部門要建立科學(xué)合理的檔案管理制度，方便大家查閱和使用合同檔案。希望各部門在合同簽訂和履行完畢后，及時將相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.檔案查閱：負(fù)責(zé)受理合同檔案的查閱申請，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理查閱手續(xù)。在保證公司信息安全的前提下，為有需要的部門和人員提供便捷的查閱服務(wù)。三、合同的簽訂（一）合同相對方的選擇與審查1.選擇：業(yè)務(wù)部門在選擇合同相對方時，要進(jìn)行充分的市場調(diào)研和評估，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、較強(qiáng)實力和豐富經(jīng)驗的合作伙伴。咱們鼓勵業(yè)務(wù)部門通過多種渠道了解潛在合作方的情況，如行業(yè)口碑、過往業(yè)績等，確保選擇到合適的合作對象。2.審查：業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、信用狀況等進(jìn)行審查，并要求對方提供相關(guān)證明材料。法務(wù)部門要協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審查，對合同相對方的法律主體資格和履約能力進(jìn)行評估。只有經(jīng)過嚴(yán)格審查的合作方，才能進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)。（二）合同文本的起草1.原則：合同文本應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用公司制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，參照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例起草合同文本。在起草過程中，要遵循準(zhǔn)確、清晰、完整的原則，避免使用模糊不清或容易產(chǎn)生歧義的表述。2.內(nèi)容：合同文本應(yīng)當(dāng)包括但不限于當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等條款。業(yè)務(wù)部門要根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，對這些條款進(jìn)行詳細(xì)、合理的約定，確保合同能夠全面規(guī)范雙方的權(quán)利義務(wù)。（三）合同的審核與審批1.部門審核：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)組織本部門相關(guān)人員對合同文本進(jìn)行內(nèi)部審核，重點審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、是否存在風(fēng)險等。審核通過后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。2.法務(wù)審查：法務(wù)部門接到業(yè)務(wù)部門提交的合同文本后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行法律審查，并出具書面審查意見。審查意見要明確指出合同存在的法律問題及修改建議，業(yè)務(wù)部門要根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同進(jìn)行修改。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)過法務(wù)審查修改后的合同，根據(jù)合同金額、重要程度等因素，按照公司規(guī)定的審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批時要從公司整體利益出發(fā)，綜合考慮業(yè)務(wù)需求、法律風(fēng)險等因素，做出科學(xué)合理的決策。（四）合同的簽訂與蓋章1.簽訂：合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對方進(jìn)行簽訂。簽訂合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并由雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章。咱們鼓勵業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，再次與合作方就合同條款進(jìn)行確認(rèn)，確保雙方對合同內(nèi)容理解一致。2.蓋章：合同簽訂后，由業(yè)務(wù)部門按照公司規(guī)定的程序到辦公室辦理合同蓋章手續(xù)。辦公室在蓋章前，要對合同審批流程、簽字蓋章等情況進(jìn)行核對，確保合同符合蓋章要求。蓋章時要嚴(yán)格按照規(guī)定操作，保證印章清晰、位置準(zhǔn)確。四、合同的履行（一）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)部門作為合同履行的直接責(zé)任人，要建立合同履行跟蹤機(jī)制，指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，定期對合同履行進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，并形成書面記錄。希望業(yè)務(wù)部門的同事們能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好跟蹤工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。2.溝通協(xié)調(diào)：在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門要與合同相對方保持密切溝通，及時了解對方的履行情況和需求，協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。如果出現(xiàn)可能影響合同履行的重大事項，要及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。（二）變更與轉(zhuǎn)讓1.變更：合同履行過程中，如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議的簽訂程序與原合同簽訂程序相同，需經(jīng)過部門審核、法務(wù)審查、領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。咱們希望大家在提出合同變更時，要謹(jǐn)慎考慮變更的必要性和可能帶來的影響，確保變更后的合同仍然符合公司利益。2.轉(zhuǎn)讓：合同的轉(zhuǎn)讓應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)和合同約定的條件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。業(yè)務(wù)部門在辦理合同轉(zhuǎn)讓手續(xù)時，要確保轉(zhuǎn)讓過程合法合規(guī)，同時要及時通知合同相對方和相關(guān)部門。（三）終止與結(jié)算1.終止：合同履行完畢或者出現(xiàn)合同約定的終止條件時，合同自動終止。業(yè)務(wù)部門要對合同終止情況進(jìn)行確認(rèn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。如果合同提前終止，業(yè)務(wù)部門要按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，妥善處理善后事宜，避免給公司帶來損失。2.結(jié)算：合同終止后，財務(wù)部門要及時與合同相對方進(jìn)行結(jié)算，核對合同款項的支付情況，確保公司資金結(jié)算準(zhǔn)確無誤。業(yè)務(wù)部門要協(xié)助財務(wù)部門提供相關(guān)結(jié)算資料，共同完成合同結(jié)算工作。五、合同糾紛的處理（一）糾紛處理原則1.合法合規(guī)：在處理合同糾紛時，要嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和合同約定，以事實為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.協(xié)商優(yōu)先：鼓勵通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決合同糾紛，盡量避免通過訴訟或仲裁等方式解決，以降低糾紛處理成本，維護(hù)公司與合作方的良好關(guān)系。但如果協(xié)商不成，要果斷采取法律手段，保護(hù)公司利益。（二）糾紛處理程序1.發(fā)現(xiàn)與報告：業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，要及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)資料。報告內(nèi)容要詳細(xì)說明糾紛的起因、現(xiàn)狀、涉及金額等情況，以便公司領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門做出準(zhǔn)確判斷。2.處理方案制定：法務(wù)部門接到報告后，要會同業(yè)務(wù)部門對合同糾紛進(jìn)行分析評估，制定糾紛處理方案。處理方案要綜合考慮各種因素，包括法律風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)成本、公司聲譽(yù)等，選擇最優(yōu)的解決方案。3.實施與跟蹤：根據(jù)糾紛處理方案，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)具體實施，并及時跟蹤處理進(jìn)展情況。在處理過程中，要根據(jù)實際情況及時調(diào)整處理方案，確保糾紛得到妥善解決。六、合同檔案管理（一）歸檔范圍1.各類合同文本及相關(guān)附件，包括合同審批表、合同相對方資質(zhì)證明、往來函件、驗收報告、變更協(xié)議等。凡是與合同簽訂、履行過程相關(guān)的重要資料，都要納入歸檔范圍。希望各部門在日常工作中，注意收集和整理這些資料，為合同檔案管理提供完整的素材。2.合同糾紛處理過程中形成的相關(guān)文件，如起訴狀、答辯狀、判決書、調(diào)解書等。這些文件記錄了公司在合同糾紛處理過程中的重要信息，對于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、防范類似風(fēng)險具有重要意義。（二）歸檔要求1.分類編號：檔案管理部門要按照合同的類型、簽訂時間等因素對合同檔案進(jìn)行分類，并編制統(tǒng)一的檔案編號。分類編號要科學(xué)合理，便于查詢和管理。2.整理裝訂：對合同檔案進(jìn)行整理裝訂，確保檔案資料的順序正確、頁碼連續(xù)、裝訂牢固。裝訂時要注意保護(hù)檔案資料的完整性，避免損壞或丟失。3.存儲保管：合同檔案要存儲在專門的檔案庫房或設(shè)備中，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。同時，要定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）查閱與借閱1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門要按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：如需借閱合同檔案，借閱人應(yīng)當(dāng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人要按時歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。檔案管理部門要對借閱情況進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時歸還。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門會同相關(guān)部門定期對公司合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。通過監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)合同管理工作中存在的問題，并提出改進(jìn)建議。2.在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)違反合同管理制度的行為，要及時予以糾正，并視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或采取其他相應(yīng)的處理措施。咱們希望大家能夠自覺遵守合同管理制度，共同維護(hù)公司合同管理工作的規(guī)范有序。（二）考核評價1.建立合同管理工作考核評價機(jī)制，對各部門合同管理工作進(jìn)行考核評價。考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的合規(guī)性、合同履行