江蘇工會采購管理辦法一、引言親愛的各位同事，工會作為我們職工權益的代表和維護者，承擔著豐富多樣的工作任務，而采購工作則是其中至關重要的一環(huán)。為了確保工會采購活動能夠規(guī)范、透明、高效地開展，切實保障工會資金的合理使用，維護廣大職工的利益，我們特制定本《江蘇工會采購管理辦法》。這份辦法是基于多年來工會采購工作的實踐經(jīng)驗，并嚴格依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準精心編制而成的。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同推動工會采購工作的健康發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于江蘇各級工會組織使用工會經(jīng)費進行的各類采購活動，包括但不限于辦公用品、活動物資、服務項目等采購。無論是省總工會，還是各市級、縣級工會，以及基層工會組織，只要是運用工會經(jīng)費開展采購，都應按照本辦法執(zhí)行。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：我們的所有采購活動都必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及工會相關規(guī)定，確保每一個采購環(huán)節(jié)都在法律允許的框架內(nèi)進行。這不僅是對法律的尊重，更是保障工會采購活動順利開展的基礎。希望大家時刻牢記法律底線，不越雷池一步。2.公開透明原則：采購信息應盡可能公開，從采購項目的發(fā)布、供應商的選擇到采購結果的公示，都要做到公開透明。這樣做既能增強職工對工會采購工作的信任，也能有效防止暗箱操作等不良行為的發(fā)生。我們鼓勵大家積極參與監(jiān)督，共同營造一個公開透明的采購環(huán)境。3.公平競爭原則：在選擇供應商時，要給予所有符合條件的供應商平等的競爭機會，不得設置不合理的門檻或歧視性條款。通過公平競爭，我們能夠選擇到最優(yōu)質(zhì)的供應商，為工會提供性價比最高的產(chǎn)品和服務。希望大家在采購過程中秉持公正公平的態(tài)度，對待每一個供應商。4.誠實信用原則：無論是工會采購人員還是供應商，都應秉持誠實信用的原則。工會要如實向供應商提供采購需求等信息，供應商也要如實提供產(chǎn)品或服務的相關情況。只有建立在誠實信用基礎上的合作，才能長久穩(wěn)定。四、采購組織與職責1.工會采購領導小組：組成：由工會主席擔任組長，副主席及相關部門負責人為成員。職責：負責審議工會重大采購項目的采購方案；對采購過程中的重大事項進行決策；監(jiān)督采購工作的整體執(zhí)行情況。我們希望領導小組的各位成員能夠認真履行職責，為工會采購工作把好關。2.采購工作小組：組成：由工會財務部門、相關業(yè)務部門以及熟悉采購業(yè)務的人員組成。職責：具體負責采購項目的實施，包括編制采購文件、組織采購活動、與供應商簽訂合同等工作。采購工作小組的成員要具備專業(yè)的采購知識和認真負責的態(tài)度，確保采購工作的順利進行。3.監(jiān)督小組：組成：由工會內(nèi)部監(jiān)督部門人員、職工代表等組成。職責：對采購活動全過程進行監(jiān)督，包括采購程序的合規(guī)性、供應商的選擇、合同的執(zhí)行等情況。監(jiān)督小組要充分發(fā)揮監(jiān)督作用，確保采購工作依法依規(guī)進行，維護工會和職工的合法權益。五、采購預算管理1.預算編制：每年工會應根據(jù)工作實際需求，結合上一年度采購情況，科學合理地編制采購預算。各部門要提前梳理本部門的采購需求，及時提交給財務部門，由財務部門匯總編制工會整體采購預算。希望大家認真對待預算編制工作，確保預算的準確性和合理性。2.預算審批：采購預算編制完成后，需提交工會委員會審議通過，并報上級工會備案。只有經(jīng)過嚴格審批的預算，才能作為采購活動的依據(jù)。3.預算執(zhí)行：采購活動應嚴格按照批準的預算執(zhí)行，不得擅自超預算采購。如因特殊情況確需調(diào)整預算的，應按照規(guī)定的程序報經(jīng)批準。在預算執(zhí)行過程中，大家要嚴格把控采購成本，確保每一筆資金都用在刀刃上。六、采購方式1.公開招標：適用范圍：對于采購金額較大、技術復雜或者具有較大社會影響的項目，一般應采用公開招標方式。具體金額標準可根據(jù)當?shù)貙嶋H情況和相關規(guī)定確定。操作流程：發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標；組建評標委員會，對投標文件進行評審；根據(jù)評標結果確定中標供應商。在公開招標過程中，要嚴格按照法定程序進行，確保招標活動的公平公正。2.邀請招標：適用范圍：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目；采用公開招標方式的費用占項目合同金額的比例過大的項目，可以采用邀請招標方式。操作流程：向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書；后續(xù)評審等流程與公開招標類似。采用邀請招標方式時，要注意邀請對象的廣泛性和代表性，保證競爭的充分性。3.競爭性談判：適用范圍：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的，或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目，可以采用競爭性談判方式。操作流程：成立談判小組，制定談判文件；邀請不少于三家的供應商參加談判；談判小組與供應商進行談判，確定成交供應商。在競爭性談判過程中，要注意談判的公平性和規(guī)范性，避免出現(xiàn)不正當競爭行為。4.單一來源采購：適用范圍：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目，可以采用單一來源采購方式。操作流程：進行單一來源采購公示，說明采購理由；組織專業(yè)人員進行論證，確保采購的必要性和合理性；與供應商進行協(xié)商，確定采購價格等合同條款。采用單一來源采購方式時，要嚴格把控采購的必要性和合理性，防止濫用該方式。5.詢價采購：適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。操作流程：成立詢價小組，確定被詢價的供應商名單；向供應商發(fā)出詢價通知書，要求其報價；根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。在詢價采購過程中，要注意對供應商報價的合理性進行分析，確保采購到性價比高的產(chǎn)品。七、采購程序1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、需求時間等內(nèi)容，并提交相關部門負責人審核。希望大家在填寫采購申請時，盡可能詳細準確，以便后續(xù)工作的順利開展。2.采購審批：采購申請表經(jīng)部門負責人審核后，提交工會采購領導小組審批。審批通過后，方可進入采購程序。3.采購文件編制：采購工作小組根據(jù)采購項目的特點和采購方式，編制相應的采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件要明確采購項目的技術要求、商務條款、評審標準等內(nèi)容。在編制采購文件時，要認真細致，確保文件的準確性和完整性。4.發(fā)布采購信息：按照規(guī)定的渠道發(fā)布采購信息，如在工會內(nèi)部網(wǎng)站、政府指定的采購平臺等發(fā)布招標公告、邀請招標邀請書、競爭性談判公告、詢價公告等。發(fā)布采購信息要及時、準確，確保潛在供應商能夠及時獲取相關信息。5.供應商參與：供應商按照采購文件的要求，編制并提交響應文件，參與采購活動。我們歡迎廣大供應商積極參與工會采購活動，為工會提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務。6.評審與確定供應商：根據(jù)不同的采購方式，組建相應的評審小組，對供應商的響應文件進行評審。評審小組要嚴格按照評審標準進行評審，客觀公正地確定成交供應商。在評審過程中，評審人員要保持獨立、公正，不得與供應商進行不正當接觸。7.合同簽訂：采購工作小組與成交供應商在規(guī)定的時間內(nèi)簽訂采購合同。合同內(nèi)容要明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。簽訂合同前，要對合同條款進行認真審核，確保合同的合法性和有效性。8.驗收：采購項目完成后，由采購工作小組組織相關部門和人員對采購的產(chǎn)品或服務進行驗收。驗收要嚴格按照合同約定的標準進行，確保采購的產(chǎn)品或服務符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時與供應商溝通解決。希望驗收人員認真負責，把好驗收關。9.付款：驗收合格后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。付款時要嚴格審核相關憑證，確保資金支付的安全、準確。八、供應商管理1.供應商準入：建立供應商準入制度，對擬參與工會采購的供應商進行資格審查。審查內(nèi)容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、相關資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。只有符合條件的供應商，才能進入工會供應商庫。我們歡迎有實力、信譽好的供應商加入工會供應商庫，共同為工會事業(yè)發(fā)展貢獻力量。2.供應商評價：定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務水平、交貨期、價格等方面進行評價。評價結果作為后續(xù)選擇供應商的重要依據(jù)。對于評價優(yōu)秀的供應商，我們將在同等條件下優(yōu)先選擇；對于評價不合格的供應商，將從供應商庫中剔除。希望供應商能夠不斷提高自身的產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平，與工會建立長期穩(wěn)定的合作關系。3.供應商溝通：加強與供應商的溝通與交流，及時了解供應商的情況和需求，解決合作過程中出現(xiàn)的問題。同時，也向供應商反饋工會的意見和建議，促進雙方合作的不斷優(yōu)化。我們鼓勵供應商積極與工會溝通，共同推動采購工作的順利開展。九、檔案管理1.檔案內(nèi)容：采購活動結束后，要及時將采購過程中的相關文件、資料整理歸檔。檔案內(nèi)容包括采購申請、采購預算、采購文件、供應商響應文件、評審記錄、合同、驗收報告、付款憑證等。這些檔案資料是采購活動的重要記錄，對于后續(xù)的審計、檢查等工作具有重要意義。希望大家重視檔案管理工作，確保檔案資料的完整準確。2.檔案保管：明確檔案保管部門和保管人員，建立檔案管理制度，確保檔案資料的安全保管。檔案保管期限按照相關規(guī)定執(zhí)行，一般不少于采購項目質(zhì)保期結束后若干年。在檔案保管過程中，要注意防火、防潮、防蟲等，防止檔案資料的損壞和丟失。3.檔案查閱：建立檔案查閱制度，明確查閱流程和權限。因工作需要查閱采購檔案的，需辦理相關手續(xù)。查閱檔案時，要注意保護檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。十、監(jiān)督與責任追究1.內(nèi)部監(jiān)督：工會內(nèi)部監(jiān)督部門要加強對采購活動的日常監(jiān)督，定期對采購工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。同時，鼓勵職工對采購活動進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行舉報。我們希望內(nèi)部監(jiān)督部門能夠切實履行職責，職工能夠積極參與監(jiān)督，共同維護工會采購工作的規(guī)范有序。2.外部監(jiān)督：接受上級工會、財政部門、審計部門等的監(jiān)督檢查。積極配合相關部門的工作，如實提供采購活動的相關資料和情況。對于