高校相關證件管理辦法一、總則（一）目的為加強高校相關證件的管理，規(guī)范證件的制作、發(fā)放、使用和注銷等流程，保障學校正常的教學、科研和管理秩序，維護師生員工的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和教育行業(yè)的有關規(guī)定，結(jié)合本校實際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校發(fā)放的各類證件，包括但不限于學生證、教職工工作證、校園卡、畢業(yè)證、學位證、結(jié)業(yè)證、肄業(yè)證等。（三）管理原則1.合法性原則：證件的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校的規(guī)章制度，確保證件的制作、發(fā)放和使用合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全證件管理的各項規(guī)章制度和操作流程，確保證件管理工作規(guī)范、有序進行。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障證件信息的安全，防止證件信息泄露和濫用。4.服務性原則：以師生員工的需求為導向，提高證件管理的服務質(zhì)量和效率，為師生員工提供便捷、高效的證件服務。二、證件管理機構(gòu)及職責（一）管理機構(gòu)學校成立證件管理工作領導小組，由分管校領導任組長，成員包括教務處、學生處、人事處、保衛(wèi)處、財務處、信息化管理中心等相關部門負責人。領導小組下設證件管理辦公室，掛靠在教務處，負責證件管理的日常工作。（二）職責分工1.教務處：負責學生證、畢業(yè)證、學位證、結(jié)業(yè)證、肄業(yè)證等學籍相關證件的管理工作，包括證件的制作、發(fā)放、補辦、注銷等。2.學生處：協(xié)助教務處做好學生證的管理工作，負責學生在校期間的獎懲情況記錄和審核，為學生證的注冊和使用提供相關信息。3.人事處：負責教職工工作證的管理工作，包括證件的制作、發(fā)放、補辦、注銷等。4.保衛(wèi)處：負責校園卡的安全管理工作，制定校園卡的安全管理制度，加強對校園卡使用場所的安全監(jiān)控，防止校園卡被盜刷和冒用。5.財務處：負責校園卡的財務管理工作，制定校園卡的充值、消費、退費等財務管理制度，確保校園卡資金的安全和規(guī)范使用。6.信息化管理中心：負責證件管理信息系統(tǒng)的建設和維護，為證件的制作、發(fā)放、使用和管理提供技術支持。7.各學院（部）：負責本學院（部）學生和教職工證件的領取、發(fā)放和回收工作，協(xié)助學校相關部門做好證件的管理工作。三、證件的制作與發(fā)放（一）制作要求1.各類證件的制作必須符合國家和學校的相關規(guī)定，證件的格式、內(nèi)容、材質(zhì)等應統(tǒng)一規(guī)范。2.證件上應包含持證人的姓名、性別、照片、學號（工號）、所在學院（部門）等基本信息，必要時還應包含證件的有效期、編號等信息。3.證件的制作應采用先進的技術和工藝，確保證件的質(zhì)量和安全性。（二）制作流程1.教務處、人事處等相關部門根據(jù)學校的招生計劃、教職工入職情況等，制定證件制作計劃，并向信息化管理中心提供相關人員的信息數(shù)據(jù)。2.信息化管理中心根據(jù)相關部門提供的信息數(shù)據(jù)，制作證件模板，并進行審核和校對。3.審核通過后，信息化管理中心將證件模板發(fā)送給指定的證件制作單位進行制作。4.證件制作完成后，證件制作單位將證件交付給學校相關部門進行驗收。（三）發(fā)放流程1.學生證、教職工工作證等日常使用的證件，由各學院（部）負責領取和發(fā)放。各學院（部）應在規(guī)定的時間內(nèi)到學校相關部門領取證件，并及時發(fā)放給學生和教職工。2.畢業(yè)證、學位證等重要證件，由教務處負責統(tǒng)一發(fā)放。教務處應在學生畢業(yè)前，將證件制作完成并進行審核和校對，審核通過后，組織學生進行集中領取。3.校園卡的發(fā)放由財務處和信息化管理中心共同負責。新生入學時，學校將為每位新生辦理一張校園卡，并在入學教育時進行發(fā)放。教職工入職時，人事處將為其辦理一張校園卡，并在入職手續(xù)辦理完成后進行發(fā)放。四、證件的使用與管理（一）使用規(guī)定1.師生員工應妥善保管自己的證件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件。如有遺失或損壞，應及時向?qū)W校相關部門申請補辦。2.學生證是學生在校期間的身份證明，可用于證明學生身份、注冊學籍、參加考試、借閱圖書、乘坐公共交通工具等。學生應在每學期開學時，持學生證到所在學院（部）辦理注冊手續(xù)，未注冊的學生證無效。3.教職工工作證是教職工在校期間的身份證明，可用于證明教職工身份、考勤打卡、借閱圖書、參加會議等。教職工應在工作時間內(nèi)佩戴工作證，以便識別和管理。4.校園卡是師生員工在校園內(nèi)的多功能卡片，可用于就餐、購物、繳費、門禁等。師生員工應在校園卡內(nèi)預存一定的金額，以便正常使用。校園卡的使用應遵守學校的相關規(guī)定，不得進行違規(guī)操作。5.畢業(yè)證、學位證是學生完成學業(yè)的重要證明，具有法律效力。學生應妥善保管自己的畢業(yè)證和學位證，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件。如有遺失或損壞，可向?qū)W校申請補辦畢業(yè)證明書和學位證明書。（二）管理措施1.學校相關部門應建立健全證件管理檔案，對證件的制作、發(fā)放、使用、注銷等情況進行詳細記錄，以便查詢和管理。2.學校應加強對證件使用情況的監(jiān)督和檢查，對轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件等違規(guī)行為，應依法依規(guī)進行處理。3.學校應定期對證件管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善證件管理的規(guī)章制度和操作流程，提高證件管理的服務質(zhì)量和效率。五、證件的補辦與注銷（一）補辦流程1.學生證、教職工工作證、校園卡等證件遺失或損壞后，師生員工應及時向?qū)W校相關部門申請補辦。申請補辦時，應填寫《證件補辦申請表》，并提供相關證明材料。2.學校相關部門在收到師生員工的補辦申請后，應進行審核和核實，審核通過后，為其辦理補辦手續(xù)。補辦證件的費用由師生員工自行承擔。3.畢業(yè)證、學位證遺失或損壞后，學生可向?qū)W校申請補辦畢業(yè)證明書和學位證明書。申請補辦時，應填寫《畢業(yè)（學位）證明書補辦申請表》，并提供相關證明材料。學校將在收到申請后，進行審核和核實，審核通過后，為其辦理補辦手續(xù)。畢業(yè)證明書和學位證明書與原證書具有同等法律效力。（二）注銷流程1.學生畢業(yè)、退學、轉(zhuǎn)學、休學等原因離校時，應將學生證交回所在學院（部），由學院（部）統(tǒng)一交回學校教務處進行注銷。2.教職工離職、退休、調(diào)出等原因離校時，應將教職工工作證交回人事處，由人事處進行注銷。3.校園卡余額為零且不再使用時，師生員工可持校園卡到學校指定的地點辦理注銷手續(xù)。注銷后的校園卡將無法繼續(xù)使用。六、違規(guī)處理（一）對轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件的處理1.師生員工轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件的，學校將視情節(jié)輕重，給予警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學籍（解聘）等處分。2.對轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件造成嚴重后果的，學校將依法追究其法律責任。（二）對其他違規(guī)行為的處理1.師生員工未按規(guī)定使用證件、未按時辦理注冊手續(xù)、未及時交回證件等違