高校小額采購管理辦法一、引言在高校的日常運營中，小額采購活動頻繁發(fā)生。這些采購雖然單筆金額相對較小，但因其數(shù)量眾多，涉及范圍廣泛，涵蓋教學(xué)用品、辦公用品、小型設(shè)備等多個方面，對高校的教學(xué)、科研及行政工作的順利開展起著不可或缺的作用。有效的小額采購管理，不僅能夠保障物資及時供應(yīng)，滿足各部門日常運作需求，還能在一定程度上節(jié)約資金，提高資源利用效率。同時，規(guī)范的管理也是遵循國家法律法規(guī)以及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的必然要求。我們希望通過本管理辦法的制定與實施，讓每一位參與小額采購的工作人員都能清晰了解操作流程與規(guī)范，共同為高校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于我校各部門、各學(xué)院及直屬單位，采購預(yù)算金額在[X]元以下的各類貨物、工程和服務(wù)的采購活動。這里的貨物包括但不限于辦公文具、實驗耗材、小型辦公設(shè)備等；工程主要指一些小型的維修、改造項目；服務(wù)涵蓋印刷服務(wù)、簡單的技術(shù)咨詢服務(wù)等。希望大家在進(jìn)行采購活動前，務(wù)必確認(rèn)采購項目是否在本辦法適用范圍內(nèi)，避免因錯誤判斷導(dǎo)致后續(xù)管理問題。三、采購原則1.合法性原則：所有小額采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，包括《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例等相關(guān)規(guī)定，確保采購過程和結(jié)果合法合規(guī)。我們鼓勵大家積極學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)知識，在日常采購工作中時刻保持法律意識。2.公平公正原則：在采購過程中，要對所有潛在供應(yīng)商提供平等的機會，不得歧視任何一方。采購活動應(yīng)遵循公正的程序，確保結(jié)果公正合理。希望大家在選擇供應(yīng)商、評審采購項目等環(huán)節(jié)，都能秉持這一原則，營造公平競爭的采購環(huán)境。3.效益原則：以滿足高校實際需求為出發(fā)點，力求在保證采購質(zhì)量的前提下，實現(xiàn)資金的合理使用，提高采購效益。我們鼓勵大家在采購時進(jìn)行充分的市場調(diào)研，對比不同供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)，選擇性價比高的方案。4.誠實信用原則：參與采購活動的各方，包括采購人員、供應(yīng)商等，都應(yīng)誠實守信，不得提供虛假信息或進(jìn)行欺詐行為。希望大家共同維護(hù)采購活動的誠信環(huán)境，樹立良好的高校采購形象。四、職責(zé)分工1.采購需求部門負(fù)責(zé)根據(jù)本部門實際工作需要，提出采購需求，并對需求的合理性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。例如，教學(xué)部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)計劃和課程安排，準(zhǔn)確提出教學(xué)用品的采購需求；科研部門要結(jié)合科研項目進(jìn)展，合理確定實驗設(shè)備及耗材的采購計劃。希望各需求部門在提出需求前，進(jìn)行充分的內(nèi)部溝通與論證，確保需求明確。負(fù)責(zé)組織對采購項目進(jìn)行驗收，確保采購貨物、工程或服務(wù)符合預(yù)期要求。驗收過程中，要嚴(yán)格按照采購合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行，詳細(xì)記錄驗收情況。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。2.采購管理部門負(fù)責(zé)制定和完善小額采購管理制度及流程，并組織實施。要根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及學(xué)校實際情況，不斷優(yōu)化管理辦法，確保其科學(xué)性和可操作性。負(fù)責(zé)對小額采購活動進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理。在采購過程中，要對采購程序的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。同時，為各需求部門提供采購相關(guān)的咨詢服務(wù)，幫助解決采購過程中遇到的困難。負(fù)責(zé)建立和維護(hù)小額采購供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評價和管理。定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期等方面進(jìn)行評估，將優(yōu)秀供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰處理。希望各需求部門在采購過程中，積極向采購管理部門反饋供應(yīng)商的相關(guān)信息，共同做好供應(yīng)商管理工作。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核小額采購項目的預(yù)算，確保采購資金來源合法、預(yù)算安排合理。在預(yù)算審核過程中，要嚴(yán)格按照學(xué)校財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，對不符合要求的預(yù)算申請?zhí)岢稣{(diào)整意見。負(fù)責(zé)辦理小額采購項目的資金支付手續(xù)，確保資金支付及時、準(zhǔn)確。要與采購管理部門、需求部門密切配合，根據(jù)采購合同和驗收情況，及時支付采購款項。同時，做好采購資金的賬務(wù)處理工作，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確。五、采購流程1.采購申請需求部門應(yīng)填寫《小額采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因、預(yù)計使用時間等內(nèi)容。例如，申請采購一批計算機用于實驗室教學(xué)，需在申請表中明確計算機的配置要求、采購數(shù)量、預(yù)算金額以及因教學(xué)課程增加導(dǎo)致對計算機數(shù)量需求增加的采購原因等。希望大家在填寫申請表時，務(wù)必如實、準(zhǔn)確填寫各項信息，為后續(xù)采購工作提供可靠依據(jù)?！缎☆~采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核同意后，提交至采購管理部門。部門負(fù)責(zé)人在審核時，要對采購需求的必要性和合理性進(jìn)行把關(guān)，確保采購項目符合部門實際工作需要。2.采購方式確定采購管理部門收到《小額采購申請表》后，根據(jù)采購項目的特點和金額，確定合適的采購方式。常見的采購方式包括直接采購、詢價采購、競爭性談判等。對于采購金額較小、市場貨源充足且規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的項目，一般采用直接采購方式。直接采購時，采購人員應(yīng)選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行比較，選擇性價比高的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于采購金額相對較大、技術(shù)要求較為復(fù)雜或市場競爭較為充分的項目，可采用詢價采購或競爭性談判方式。詢價采購時，應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇成交供應(yīng)商。競爭性談判則需成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過多輪報價和談判，確定成交供應(yīng)商。希望采購管理部門在確定采購方式時，充分考慮項目實際情況，選擇最適宜的采購方式，以達(dá)到最佳采購效果。3.采購實施采用直接采購方式的，采購人員應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。希望采購人員在簽訂合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，避免因合同條款不清導(dǎo)致后續(xù)糾紛。采用詢價采購或競爭性談判方式的，采購管理部門應(yīng)按照相應(yīng)的采購程序組織實施。在詢價或談判過程中，要做好記錄，包括供應(yīng)商的報價、談判內(nèi)容、最終結(jié)果等。確定成交供應(yīng)商后，及時簽訂采購合同。4.采購驗收采購項目完成后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收小組一般由需求部門相關(guān)人員、使用人員以及采購管理部門人員組成。對于技術(shù)含量較高的采購項目，可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗收。驗收小組應(yīng)根據(jù)采購合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對采購貨物、工程或服務(wù)進(jìn)行全面檢查和測試。例如，對于采購的實驗設(shè)備，要檢查設(shè)備的外觀是否完好、技術(shù)參數(shù)是否符合要求、運行是否正常等；對于工程類項目，要檢查工程質(zhì)量是否達(dá)到設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、是否存在安全隱患等。驗收過程中，要詳細(xì)記錄驗收情況，形成驗收報告。若驗收合格，驗收小組成員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)；若驗收不合格，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供貨物、工程或服務(wù)。在供應(yīng)商完成整改并經(jīng)再次驗收合格后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。希望各部門在驗收環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，確保采購項目質(zhì)量符合要求。5.資金支付需求部門憑采購合同、驗收報告等相關(guān)資料，填寫《資金支付申請表》，提交至財務(wù)部門申請支付采購款項?！顿Y金支付申請表》應(yīng)注明采購項目名稱、合同金額、已支付金額、本次申請支付金額等信息。財務(wù)部門對提交的資料進(jìn)行審核，審核無誤后，按照學(xué)校財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定辦理資金支付手續(xù)。希望財務(wù)部門在審核過程中，嚴(yán)格把關(guān)，確保資金支付合規(guī)、準(zhǔn)確。同時，需求部門和采購管理部門要積極配合財務(wù)部門，及時提供相關(guān)資料，保證資金支付工作順利進(jìn)行。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入有意向參與我校小額采購活動的供應(yīng)商，應(yīng)向采購管理部門提交相關(guān)資料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機構(gòu)代碼證副本（已完成“三證合一”的企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本即可）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如有授權(quán)）、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、業(yè)績證明材料等。采購管理部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，審核通過后，將供應(yīng)商納入小額采購供應(yīng)商庫。希望供應(yīng)商在提交資料時，確保資料真實、有效，以便順利通過審核。2.供應(yīng)商評價采購管理部門定期組織對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期、價格合理性等方面。需求部門在采購項目完成后，應(yīng)及時向采購管理部門反饋供應(yīng)商在本次采購活動中的表現(xiàn)情況，作為供應(yīng)商評價的重要依據(jù)。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購活動中可優(yōu)先考慮合作；對于評價一般的供應(yīng)商，采購管理部門應(yīng)與其溝通，提出改進(jìn)意見，督促其提高服務(wù)質(zhì)量；對于評價不合格的供應(yīng)商，將其從供應(yīng)商庫中刪除，禁止其參與我校后續(xù)的小額采購活動。希望通過供應(yīng)商評價機制，激勵供應(yīng)商不斷提高自身水平，為我校提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)。3.供應(yīng)商溝通與合作采購管理部門和需求部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品或服務(wù)的更新情況等。同時，向供應(yīng)商反饋我校的采購需求和意見建議，促進(jìn)雙方的合作與發(fā)展。希望大家在與供應(yīng)商溝通時，秉持友好、合作的態(tài)度，共同解決合作過程中遇到的問題。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對小額采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，審計內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門在審計過程中，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。希望審計部門充分發(fā)揮監(jiān)督職能，確保小額采購活動規(guī)范、透明。采購管理部門和財務(wù)部門應(yīng)加強對小額采購活動的日常監(jiān)督，對采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，如采購申請的審核、采購方式的確定、供應(yīng)商的選擇、合同的簽訂等。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，防止違規(guī)行為的發(fā)生。希望各監(jiān)督部門密切配合，形成監(jiān)督合力，保障小額采購工作健康有序開展。2.投訴處理建立小額采購?fù)对V處理機制，接受供應(yīng)商、校內(nèi)師生等對小額采購活動的投訴。投訴人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式向采購管理部門提出投訴，說明投訴事項、理由及相關(guān)證據(jù)。采購管理部門收到投訴后，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實。對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，要嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果及時反饋給投訴人。希望大家積極參與小額采購監(jiān)督工作，共同維護(hù)公平、公正的采購環(huán)境。