集團(tuán)it采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范集團(tuán)IT采購行為，加強(qiáng)IT采購管理，提高采購效率和資金使用效益，保證所采購IT產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)及下屬各子公司、分公司的IT采購活動，包括但不限于計算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、信息安全產(chǎn)品、IT服務(wù)等的采購。（三）遵循原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：以提高集團(tuán)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益為目標(biāo)，合理安排采購資金，追求性價比最優(yōu)。3.公開、公平、公正原則：采購信息公開透明，采購過程公平競爭，采購結(jié)果公正合理。4.集中采購與分散采購相結(jié)合原則：根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額和重要程度，實(shí)行集中采購和分散采購相結(jié)合的方式。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)IT采購管理委員會1.組成：由集團(tuán)高層管理人員、IT部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)制定和修訂集團(tuán)IT采購管理政策和制度。審議和批準(zhǔn)集團(tuán)年度IT采購預(yù)算。審批重大IT采購項目。監(jiān)督和評估IT采購工作的執(zhí)行情況。（二）集團(tuán)IT采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)組織實(shí)施集團(tuán)的IT采購工作，包括采購計劃的制定、采購項目的招標(biāo)、談判、合同簽訂等。建立和維護(hù)IT供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購項目的順利實(shí)施。定期向集團(tuán)IT采購管理委員會匯報采購工作進(jìn)展情況。（三）集團(tuán)IT部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)提出IT采購需求，明確采購項目的技術(shù)要求和性能指標(biāo)。參與采購項目的技術(shù)評估和驗收工作。提供IT采購項目的技術(shù)支持和售后服務(wù)。（四）集團(tuán)財務(wù)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)審核IT采購預(yù)算和資金使用計劃。參與采購合同的審核和簽訂，監(jiān)督采購資金的支付。對采購項目的成本進(jìn)行核算和分析。三、采購計劃管理（一）采購需求的提出1.集團(tuán)各部門根據(jù)工作需要，在每年[具體時間]前向集團(tuán)IT部門提出下一年度的IT采購需求。2.采購需求應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額等內(nèi)容，并附詳細(xì)的需求說明。（二）采購需求的審核1.集團(tuán)IT部門對各部門提出的采購需求進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合集團(tuán)的IT發(fā)展戰(zhàn)略和現(xiàn)有資源狀況，提出審核意見。2.對于重大IT采購項目，集團(tuán)IT部門應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，確保采購需求的合理性和可行性。（三）采購計劃的制定1.集團(tuán)IT采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合集團(tuán)的年度預(yù)算和資金狀況，制定年度IT采購計劃。2.采購計劃應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間、采購方式等內(nèi)容。（四）采購計劃的審批1.年度IT采購計劃經(jīng)集團(tuán)IT部門負(fù)責(zé)人審核后，報集團(tuán)IT采購管理委員會審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如有特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。四、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用范圍采購金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)（具體標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)根據(jù)實(shí)際情況確定）的IT采購項目，一般應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。技術(shù)復(fù)雜、對供應(yīng)商有較高要求的IT采購項目，也應(yīng)優(yōu)先考慮采用公開招標(biāo)方式。2.招標(biāo)程序集團(tuán)IT采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。供應(yīng)商按照招標(biāo)公告的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交。集團(tuán)IT采購部門組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。集團(tuán)IT采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的IT采購項目。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值的比例過大的IT采購項目。2.招標(biāo)程序集團(tuán)IT采購部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。供應(yīng)商按照投標(biāo)邀請書的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交。集團(tuán)IT采購部門組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。集團(tuán)IT采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的IT采購項目。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的IT采購項目。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的IT采購項目。2.談判程序集團(tuán)IT采購部門成立談判小組，制定談判文件。談判小組邀請符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組根據(jù)談判情況確定成交供應(yīng)商。集團(tuán)IT采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍只能從唯一供應(yīng)商處采購的IT采購項目。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的IT采購項目。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的IT采購項目。2.采購程序集團(tuán)IT采購部門向單一供應(yīng)商發(fā)出采購邀請，并進(jìn)行談判。談判達(dá)成一致后，集團(tuán)IT采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）詢價采購1.適用范圍采購的IT產(chǎn)品規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.詢價程序集團(tuán)IT采購部門向三家以上符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單。供應(yīng)商按照詢價單的要求報價。集團(tuán)IT采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，確定成交供應(yīng)商。集團(tuán)IT采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商庫的建立1.集團(tuán)IT采購部門通過公開征集、供應(yīng)商自薦、推薦等方式，收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，建立IT供應(yīng)商庫。2.供應(yīng)商庫應(yīng)包括供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商的選擇1.集團(tuán)IT采購部門根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商庫中選擇符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)或談判。2.對于新供應(yīng)商，集團(tuán)IT采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和評估，了解其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量保證體系、售后服務(wù)等情況。（三）供應(yīng)商的評估1.集團(tuán)IT采購部門定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制合作或淘汰。（四）供應(yīng)商的激勵與約束1.集團(tuán)IT采購部門可以通過簽訂長期合作協(xié)議、給予一定的價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等方式，激勵供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。2.對于供應(yīng)商的違約行為，集團(tuán)IT采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)終止合作。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.集團(tuán)IT采購部門與供應(yīng)商就采購項目的條款達(dá)成一致后，應(yīng)及時簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同的履行1.集團(tuán)IT采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保采購項目的順利實(shí)施。2.集團(tuán)IT采購部門應(yīng)跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）合同的變更與解除1.如因特殊情況需要變更或解除采購合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)報集團(tuán)IT采購管理委員會審批。（四）合同的歸檔1.采購合同簽訂后，集團(tuán)IT采購部門應(yīng)及時將合同原件歸檔保存，建立合同檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、附件、補(bǔ)充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。七、采購項目驗收（一）驗收組織1.采購項目完成后，集團(tuán)IT采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗收。2.對于重大IT采購項目，應(yīng)邀請外部專家參與驗收。（二）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.驗收應(yīng)按照采購合同約定的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保采購項目符合要求。2.對于軟件類采購項目，還應(yīng)進(jìn)行功能測試、性能測試、安全測試等。（三）驗收報告1.驗收完成后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，明確驗收結(jié)果。2.驗收報告應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收時間、驗收地點(diǎn)、驗收人員、驗收結(jié)論等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認(rèn)。（四）驗收不合格的處理1.如驗收不合格，集團(tuán)IT采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，直至驗收合格為止。2.對于因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细竦?，集團(tuán)IT采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。八、采購資金支付（一）支付申請1.供應(yīng)商按照合同約定完成交貨和驗收后，應(yīng)向集團(tuán)IT采購部門提交付款申請，并提供相關(guān)的發(fā)票和驗收報告等資料。2.集團(tuán)IT采購部門對付款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、金額是否與合同約定一致、驗收報告是否合格等。（二）支付審批1.經(jīng)集團(tuán)IT采購部門審核通過的付款申請，報集團(tuán)財務(wù)部門審批。2.集團(tuán)財務(wù)部門根據(jù)合同約定和資金狀況，對付款申請進(jìn)行審批，審批通過后辦理付款手續(xù)。（三）支付方式1.采購資金的支付方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式。2.對于金額較小的采購項目，也可以采用現(xiàn)金支付方式，但應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)的財務(wù)管理制度執(zhí)行。九、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.集團(tuán)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對IT采購工作進(jìn)行審計，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和集團(tuán)的相關(guān)規(guī)定。2.集團(tuán)IT采購管理委員會應(yīng)加強(qiáng)對IT采購工作