專利服務(wù)供應(yīng)商管理辦法?一、前言在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，專利作為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分，其申請(qǐng)、維護(hù)及相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量直接影響著企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展和市場(chǎng)地位。為了確保公司能夠獲得優(yōu)質(zhì)、高效且合規(guī)的專利服務(wù)，規(guī)范與專利服務(wù)供應(yīng)商的合作流程，特制定本《專利服務(wù)供應(yīng)商管理辦法》。本辦法旨在建立一套科學(xué)、合理、全面的管理體系，幫助公司在專利服務(wù)采購過程中，篩選出最適合的供應(yīng)商，保障服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)促進(jìn)雙方長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。希望大家認(rèn)真研讀本辦法，在與專利服務(wù)供應(yīng)商合作的過程中嚴(yán)格遵循，共同為公司的專利事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及專利服務(wù)采購的活動(dòng)，包括但不限于專利申請(qǐng)、專利檢索分析、專利無效宣告、專利訴訟等相關(guān)服務(wù)，以及為公司提供上述服務(wù)的所有專利服務(wù)供應(yīng)商。三、管理職責(zé)（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善專利服務(wù)供應(yīng)商管理的相關(guān)制度和流程，確保本辦法的有效實(shí)施。2.組織開展專利服務(wù)供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、考核等工作，建立供應(yīng)商檔案庫，并對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。3.協(xié)調(diào)處理與供應(yīng)商合作過程中出現(xiàn)的各類問題，監(jiān)督供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)反饋供應(yīng)商的服務(wù)表現(xiàn)。4.組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)和溝通，傳達(dá)公司的需求和期望，促進(jìn)供應(yīng)商服務(wù)水平的提升。（二）法務(wù)部門1.對(duì)與專利服務(wù)供應(yīng)商簽訂的合同進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障公司的合法權(quán)益。2.在與供應(yīng)商合作過程中，提供法律咨詢和支持，協(xié)助處理可能出現(xiàn)的法律糾紛。（三）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出專利服務(wù)需求申請(qǐng)，明確服務(wù)內(nèi)容、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息。2.參與專利服務(wù)供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作，從業(yè)務(wù)專業(yè)角度提供意見和建議。3.在服務(wù)實(shí)施過程中，與供應(yīng)商保持密切溝通，配合供應(yīng)商開展工作，及時(shí)反饋服務(wù)進(jìn)展和問題。4.對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，為供應(yīng)商考核提供依據(jù)。四、供應(yīng)商選擇（一）需求分析1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際需求，提出專利服務(wù)需求。需求內(nèi)容應(yīng)包括專利類型（發(fā)明、實(shí)用新型、外觀設(shè)計(jì)）、服務(wù)項(xiàng)目（申請(qǐng)、檢索分析等）、預(yù)計(jì)申請(qǐng)數(shù)量、時(shí)間要求以及對(duì)服務(wù)質(zhì)量的期望等關(guān)鍵信息。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門對(duì)業(yè)務(wù)部門提出的需求進(jìn)行匯總和分析，明確公司對(duì)專利服務(wù)的總體要求和目標(biāo)，為供應(yīng)商選擇提供基礎(chǔ)。（二）供應(yīng)商信息收集1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門通過多種渠道收集專利服務(wù)供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會(huì)、同行交流等。收集的信息應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的基本情況（成立時(shí)間、注冊(cè)資本、經(jīng)營范圍等）、服務(wù)團(tuán)隊(duì)（專業(yè)背景、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)等）、服務(wù)業(yè)績（過往服務(wù)客戶、成功案例等）、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、口碑評(píng)價(jià)等方面。2.鼓勵(lì)各部門員工積極提供供應(yīng)商信息線索，拓寬信息收集渠道，確保公司能夠獲取全面、準(zhǔn)確的供應(yīng)商信息。（三）初步篩選1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門根據(jù)收集到的供應(yīng)商信息，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商的資質(zhì)條件（是否具備專利代理資質(zhì)等）、服務(wù)能力（是否有專業(yè)的專利代理人團(tuán)隊(duì)、是否擅長公司所需的專利類型和服務(wù)項(xiàng)目等）、服務(wù)質(zhì)量（過往客戶評(píng)價(jià)、是否有違規(guī)記錄等）、收費(fèi)合理性等。2.經(jīng)過初步篩選，確定符合公司基本要求的供應(yīng)商名單，進(jìn)入后續(xù)的評(píng)估環(huán)節(jié)。（四）評(píng)估考察1.文件評(píng)審：向進(jìn)入評(píng)估環(huán)節(jié)的供應(yīng)商發(fā)送詳細(xì)的評(píng)估問卷，要求其提供公司簡(jiǎn)介、服務(wù)流程、團(tuán)隊(duì)介紹、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、成功案例等相關(guān)資料。知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行評(píng)審，重點(diǎn)評(píng)估供應(yīng)商的服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量保障措施、收費(fèi)合理性等方面。2.實(shí)地考察（如有需要）：對(duì)于一些重要的專利服務(wù)項(xiàng)目或?qū)?yīng)商資料存在疑問的情況，知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門可組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的辦公環(huán)境、人員配備、業(yè)務(wù)流程等，直觀了解供應(yīng)商的實(shí)際運(yùn)營情況和服務(wù)能力。3.商務(wù)洽談：與供應(yīng)商就服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)費(fèi)用、服務(wù)期限、質(zhì)量保證、違約責(zé)任等關(guān)鍵商務(wù)條款進(jìn)行洽談，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在洽談過程中，充分溝通公司的需求和期望，確保供應(yīng)商能夠理解并滿足公司的要求。（五）選擇決策1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門綜合文件評(píng)審、實(shí)地考察（如有）和商務(wù)洽談的結(jié)果，組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行討論和評(píng)估，形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。評(píng)估報(bào)告應(yīng)包括各供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、綜合得分等內(nèi)容。2.根據(jù)評(píng)估報(bào)告，選擇綜合得分最高且符合公司需求的供應(yīng)商作為合作伙伴。如出現(xiàn)多個(gè)供應(yīng)商得分相近的情況，可進(jìn)一步比較其在關(guān)鍵指標(biāo)上的表現(xiàn)，或重新組織評(píng)估，確保選擇最合適的供應(yīng)商。五、合同簽訂與管理（一）合同起草1.確定供應(yīng)商后，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門根據(jù)商務(wù)洽談的結(jié)果，起草專利服務(wù)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費(fèi)用及支付方式、服務(wù)期限、雙方的權(quán)利和義務(wù)、保密條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等關(guān)鍵條款。2.合同起草過程中，應(yīng)充分參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清或可能引發(fā)爭(zhēng)議的條款。（二）合同審核1.合同起草完成后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同的合法性、完整性和有效性進(jìn)行把關(guān)。2.法務(wù)部門審核通過后，將合同返回知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門組織業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)合同條款進(jìn)行業(yè)務(wù)審核。業(yè)務(wù)審核主要關(guān)注合同內(nèi)容是否與商務(wù)洽談結(jié)果一致，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等是否滿足業(yè)務(wù)需求。3.根據(jù)審核意見，對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款準(zhǔn)確無誤，符合公司利益和業(yè)務(wù)需求。（三）合同簽訂1.合同審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商授權(quán)代表簽訂專利服務(wù)合同。簽訂合同前，雙方應(yīng)再次確認(rèn)合同條款，確保雙方對(duì)合同內(nèi)容理解一致。2.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同原件存檔，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門負(fù)責(zé)合同的日常管理，跟蹤合同執(zhí)行情況。（四）合同變更與終止1.在合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化或其他合理原因需要變更合同內(nèi)容，由提出變更的一方及時(shí)通知對(duì)方，并以書面形式提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容和對(duì)合同其他條款的影響等。2.對(duì)方收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。雙方就變更內(nèi)容達(dá)成一致后，簽訂書面的合同變更協(xié)議，并按照變更后的合同執(zhí)行。3.如出現(xiàn)合同約定的終止情形或雙方協(xié)商一致同意終止合同，應(yīng)按照合同約定的程序辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，雙方應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定處理善后事宜，如服務(wù)費(fèi)用結(jié)算、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等。六、服務(wù)過程管理（一）服務(wù)計(jì)劃與溝通1.合同簽訂后，供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)合同約定的服務(wù)內(nèi)容和時(shí)間要求，制定詳細(xì)的服務(wù)計(jì)劃，并提交給公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門和業(yè)務(wù)部門審核。服務(wù)計(jì)劃應(yīng)包括服務(wù)階段、工作內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等關(guān)鍵信息，確保服務(wù)工作有序推進(jìn)。2.公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門應(yīng)建立與供應(yīng)商的定期溝通機(jī)制，如每周或每月召開項(xiàng)目溝通會(huì)，及時(shí)了解服務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。業(yè)務(wù)部門在服務(wù)實(shí)施過程中，如有特殊需求或問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通反饋。3.鼓勵(lì)供應(yīng)商主動(dòng)向公司匯報(bào)服務(wù)進(jìn)展和遇到的問題，雙方保持密切、暢通的溝通，共同推進(jìn)服務(wù)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。監(jiān)控方式可包括定期檢查工作成果、抽查服務(wù)記錄、收集客戶反饋等。2.在服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商提出整改要求，并跟蹤整改情況，確保服務(wù)質(zhì)量得到有效提升。對(duì)于嚴(yán)重影響服務(wù)質(zhì)量或多次整改仍不合格的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.希望大家在服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控過程中，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，確保公司獲得高質(zhì)量的專利服務(wù)。（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理1.在專利服務(wù)過程中，涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。公司應(yīng)確保自身對(duì)專利的所有權(quán)和相關(guān)權(quán)益得到有效保障。2.供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，對(duì)在服務(wù)過程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密，不得泄露給任何第三方。知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。七、供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)（一）考核周期對(duì)專利服務(wù)供應(yīng)商的考核分為定期考核和項(xiàng)目考核。定期考核每半年進(jìn)行一次，項(xiàng)目考核在每個(gè)專利服務(wù)項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行。（二）考核指標(biāo)1.服務(wù)質(zhì)量（40分）：主要考核供應(yīng)商提供的專利申請(qǐng)文件質(zhì)量、檢索分析報(bào)告準(zhǔn)確性、服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題的能力等方面。由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門和業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際服務(wù)情況進(jìn)行評(píng)分。2.服務(wù)態(tài)度（20分）：考核供應(yīng)商的溝通協(xié)作能力、服務(wù)主動(dòng)性、團(tuán)隊(duì)配合度等。通過與供應(yīng)商的日常溝通和合作，由知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)價(jià)。3.服務(wù)進(jìn)度（20分）：根據(jù)合同約定的服務(wù)期限和服務(wù)計(jì)劃，考核供應(yīng)商是否按時(shí)完成各項(xiàng)服務(wù)任務(wù)。如有延誤情況，根據(jù)延誤程度進(jìn)行扣分。4.收費(fèi)合理性（10分）：評(píng)估供應(yīng)商的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是否合理，是否存在亂收費(fèi)或不合理收費(fèi)的情況。結(jié)合市場(chǎng)行情和公司實(shí)際支付情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。5.合規(guī)性（10分）：考核供應(yīng)商是否遵守法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及合同約定，是否存在違規(guī)行為或不良記錄。由法務(wù)部門和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門進(jìn)行審查。（三）考核流程1.定期考核：每半年末，知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員，按照考核指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。各部門根據(jù)日常合作情況，分別對(duì)供應(yīng)商的不同考核指標(biāo)進(jìn)行打分，匯總后計(jì)算出供應(yīng)商的綜合得分。2.項(xiàng)目考核：每個(gè)專利服務(wù)項(xiàng)目結(jié)束后，由業(yè)務(wù)部門填寫項(xiàng)目考核表，對(duì)供應(yīng)商在該項(xiàng)目中的服務(wù)表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)進(jìn)度等方面，同時(shí)可提出具體的意見和建議。業(yè)務(wù)部門完成項(xiàng)目考核表后，提交給知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門匯總。3.結(jié)果反饋：知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門將考核結(jié)果及時(shí)反饋給供應(yīng)商，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予肯定和鼓勵(lì)，對(duì)存在問題的供應(yīng)商提出整改要求和改進(jìn)建議。希望供應(yīng)商能夠重視考核結(jié)果，積極改進(jìn)服務(wù)，提升服務(wù)水平。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)考核得分，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）四個(gè)等級(jí)。2.對(duì)于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)的專利服務(wù)采購中，同等條件下優(yōu)先考慮合作，并可適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加服務(wù)項(xiàng)目、提高服務(wù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等。3.考核結(jié)果為良好的供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，鼓勵(lì)其進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量，爭(zhēng)取達(dá)到優(yōu)秀水平。4.考核結(jié)果為合格的供應(yīng)商，知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門應(yīng)與其進(jìn)行溝通，分析存在的問題，要求其制定整改計(jì)劃并限期整改。整改期間，密切關(guān)注其服務(wù)表現(xiàn)，如再次考核仍不合格，將考慮終止合作。5.考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，立即終止合作關(guān)系，并在公司供應(yīng)商檔案庫中記錄其不良表現(xiàn)，原則上不再與其開展業(yè)務(wù)合作。八、供應(yīng)商激勵(lì)與發(fā)展1.我們鼓勵(lì)與優(yōu)秀的專利服務(wù)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同成長和發(fā)展。對(duì)于長期合作且服務(wù)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可與其探討建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，在服務(wù)價(jià)格、服務(wù)范圍、合作深度等方面給予更多的優(yōu)惠和支持。2.定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)和交流活動(dòng)，分享行業(yè)最新動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)以及公司的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展方向，幫助供應(yīng)商提升服務(wù)能力和水平，更好地滿足公司的需求。同時(shí)