清欠外部賬款管理辦法一、前言在企業(yè)日常運(yùn)營過程中，外部賬款的存在是較為常見的情況。然而，長期未能收回的外部賬款，也就是我們常說的欠款，可能會給企業(yè)帶來諸多不利影響。一方面，它會占用企業(yè)大量的資金，導(dǎo)致企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動；另一方面，若欠款時間過長，還可能面臨賬款無法收回，形成壞賬的風(fēng)險，給企業(yè)造成直接的經(jīng)濟(jì)損失。為了有效管理和清理外部欠款，保障企業(yè)的資金安全和正常運(yùn)營，特制定本《清欠外部賬款管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行，共同為企業(yè)的健康發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于公司與所有外部客戶、合作伙伴等發(fā)生的各類應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款等外部賬款的清欠管理工作。無論是因銷售商品、提供勞務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，還是因其他業(yè)務(wù)往來形成的其他應(yīng)收款，只要是公司對外部主體擁有的債權(quán)，均在此辦法管理范疇之內(nèi)。三、管理原則1.依法合規(guī)原則：清欠工作必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，確保每一個清欠步驟和行為都在法律允許的框架內(nèi)進(jìn)行。我們不能因為急于收回欠款而采取不正當(dāng)、不合法的手段，否則不僅可能無法收回欠款，還可能給公司帶來更大的法律風(fēng)險和聲譽(yù)損失。2.責(zé)任明確原則：明確各部門、各崗位在清欠工作中的職責(zé)和權(quán)限，做到分工明確、責(zé)任到人。這樣在清欠過程中，一旦出現(xiàn)問題或需要協(xié)調(diào)溝通的事項，能夠迅速找到對應(yīng)的責(zé)任人，提高清欠工作的效率。3.預(yù)防為主原則：雖然本辦法主要聚焦于清欠工作，但我們也要明白，最好的清欠是提前預(yù)防欠款的發(fā)生。在與外部主體開展業(yè)務(wù)合作前，要充分做好客戶信用評估等工作，從源頭上降低欠款風(fēng)險。4.靈活多樣原則：不同的欠款情況可能需要不同的清欠方式。我們鼓勵在遵循法律法規(guī)和公司制度的前提下，靈活運(yùn)用各種清欠手段，以達(dá)到最佳的清欠效果。四、組織與職責(zé)1.成立清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組組成人員：由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，財務(wù)總監(jiān)、銷售總監(jiān)等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌公司的清欠工作，制定清欠工作的總體目標(biāo)和策略，協(xié)調(diào)解決清欠工作中遇到的重大問題和跨部門協(xié)調(diào)事項。例如，當(dāng)涉及到銷售部門與財務(wù)部門在清欠策略上存在分歧時，領(lǐng)導(dǎo)小組需進(jìn)行協(xié)調(diào)并做出決策。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)賬款核算與監(jiān)控：準(zhǔn)確記錄每一筆外部賬款的發(fā)生、增減變動情況，定期編制賬款賬齡分析表等報表，及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供詳細(xì)準(zhǔn)確的賬款信息。比如每月初要向銷售部門提供上月末各客戶的欠款余額、賬齡等數(shù)據(jù)。協(xié)助制定清欠方案：根據(jù)賬款的賬齡、客戶信用狀況等因素，為不同的欠款制定初步的清欠方案建議，供清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組參考。與外部機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)：在涉及通過法律訴訟、委托第三方清欠機(jī)構(gòu)等方式清欠時，負(fù)責(zé)與相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，提供必要的財務(wù)數(shù)據(jù)和資料。3.銷售部門欠款催收執(zhí)行：作為與客戶直接接觸的部門，負(fù)責(zé)具體的欠款催收工作。要定期與欠款客戶進(jìn)行溝通，了解客戶的還款意愿和還款能力，通過電話、郵件、上門拜訪等多種方式，積極催促客戶還款?？蛻粜畔⑹占c反饋：及時收集客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等信息，一旦發(fā)現(xiàn)客戶可能存在還款風(fēng)險的跡象，如出現(xiàn)經(jīng)營困難、重大法律糾紛等，要立即反饋給財務(wù)部門和清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以便及時調(diào)整清欠策略。協(xié)助清欠工作開展：在清欠過程中，如需要與客戶進(jìn)行談判、協(xié)商還款計劃等，銷售部門要積極協(xié)助相關(guān)部門開展工作，利用自身與客戶的良好關(guān)系，推動清欠工作順利進(jìn)行。4.法務(wù)部門法律支持與風(fēng)險評估：為清欠工作提供全面的法律支持，對清欠過程中的法律風(fēng)險進(jìn)行評估。例如，在考慮通過法律訴訟方式清欠時，法務(wù)部門要對案件的勝訴可能性、訴訟成本等進(jìn)行分析評估，為公司決策提供法律依據(jù)。法律文書起草與審核：負(fù)責(zé)起草、審核與清欠工作相關(guān)的法律文書，如催款函、還款協(xié)議、訴訟文書等，確保法律文書的合法性和有效性。參與法律訴訟等工作：當(dāng)清欠工作進(jìn)入法律訴訟程序時，法務(wù)部門要代表公司參與訴訟活動，維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、賬款日常管理1.合同管理簽訂規(guī)范合同：在與外部主體開展業(yè)務(wù)合作時，業(yè)務(wù)部門要確保簽訂的合同條款清晰、明確、合法。合同中應(yīng)詳細(xì)約定付款方式、付款期限、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，避免因合同條款不明確而產(chǎn)生糾紛，導(dǎo)致欠款回收困難。希望大家在簽訂合同前，務(wù)必仔細(xì)審核合同條款，如有疑問及時與法務(wù)部門溝通。合同存檔與跟蹤：合同簽訂后，要及時將合同原件及相關(guān)資料存檔至公司檔案管理部門，并由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況。特別是對于涉及分期付款的合同，要按照合同約定的付款時間節(jié)點，提前做好提醒和催收準(zhǔn)備工作。2.客戶信用管理信用評估：在建立業(yè)務(wù)合作關(guān)系前，銷售部門應(yīng)會同財務(wù)部門、法務(wù)部門等對客戶進(jìn)行全面的信用評估。評估內(nèi)容包括客戶的基本信息、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等方面。根據(jù)評估結(jié)果，將客戶分為不同的信用等級，為后續(xù)的業(yè)務(wù)合作和賬款管理提供參考依據(jù)。信用額度設(shè)定：根據(jù)客戶的信用等級，為其設(shè)定相應(yīng)的信用額度。在業(yè)務(wù)開展過程中，要嚴(yán)格控制客戶的欠款金額不超過其信用額度。如客戶因特殊情況需要增加信用額度，必須經(jīng)過相關(guān)部門的重新評估和審批。信用跟蹤與調(diào)整：定期對客戶的信用狀況進(jìn)行跟蹤評估，如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況發(fā)生變化，要及時調(diào)整其信用等級和信用額度。例如，若客戶近期出現(xiàn)經(jīng)營業(yè)績下滑、頻繁拖欠賬款等情況，應(yīng)適當(dāng)降低其信用等級和信用額度。3.賬款核算與對賬準(zhǔn)確核算：財務(wù)部門要按照會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度的要求，對每一筆外部賬款進(jìn)行準(zhǔn)確的核算和記錄。確保賬款的金額、賬齡等信息準(zhǔn)確無誤，為清欠工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。定期對賬：財務(wù)部門應(yīng)定期與客戶進(jìn)行對賬，一般每季度至少進(jìn)行一次。通過對賬，及時發(fā)現(xiàn)雙方賬務(wù)記錄中存在的差異，并查明原因進(jìn)行調(diào)整。同時，對賬結(jié)果要形成書面記錄，由雙方簽字確認(rèn)，作為債權(quán)債務(wù)的有效證明。六、欠款分類與清欠策略1.欠款分類按賬齡分類：將欠款分為短期欠款（賬齡在3個月以內(nèi)）、中期欠款（賬齡在3個月至1年之間）、長期欠款（賬齡超過1年）。不同賬齡的欠款，其回收難度和清欠策略可能有所不同。按客戶還款意愿和能力分類：分為有還款意愿且有還款能力、有還款意愿但無還款能力、無還款意愿但有還款能力、無還款意愿且無還款能力四類。這種分類方式有助于我們針對不同類型的客戶采取更具針對性的清欠措施。2.清欠策略短期欠款溝通提醒：對于短期欠款，銷售部門應(yīng)在臨近付款期限時，通過電話、郵件等方式及時提醒客戶付款。提醒時要注意語氣友好、態(tài)度溫和，向客戶說明按時付款對雙方合作關(guān)系的重要性。關(guān)注動態(tài)：同時，密切關(guān)注客戶的經(jīng)營狀況和資金流動情況，確?？蛻艟邆浒磿r還款的能力。若發(fā)現(xiàn)客戶出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時向上級匯報并采取相應(yīng)措施。中期欠款加強(qiáng)溝通：當(dāng)欠款進(jìn)入中期，銷售部門要加大溝通力度，除電話、郵件外，可安排上門拜訪，與客戶面對面溝通還款事宜。了解客戶未能按時還款的原因，共同尋求解決方案。協(xié)商還款計劃：如果客戶確實存在資金困難，可與其協(xié)商制定合理的還款計劃，明確還款時間和金額，并簽訂書面還款協(xié)議。在協(xié)商還款計劃時，要充分考慮客戶的實際還款能力，確保還款計劃具有可操作性。長期欠款深入調(diào)查：對于長期欠款，要組織相關(guān)部門對客戶進(jìn)行深入調(diào)查，全面了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、資產(chǎn)負(fù)債情況等。通過調(diào)查，判斷客戶是否仍有還款能力和還款意愿。多種手段結(jié)合：若客戶有還款能力但無還款意愿，可考慮采取法律訴訟、委托第三方清欠機(jī)構(gòu)等手段進(jìn)行清欠。在采取這些手段前，要充分評估法律風(fēng)險和清欠成本，并報清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。若客戶無還款能力，要及時啟動壞賬核銷程序，但仍要持續(xù)關(guān)注客戶的經(jīng)營狀況，一旦發(fā)現(xiàn)客戶經(jīng)營狀況好轉(zhuǎn)或有可執(zhí)行的資產(chǎn)，要及時恢復(fù)清欠工作。針對不同還款意愿和能力客戶的策略有還款意愿且有還款能力：以友好溝通為主，提醒客戶按時履行還款義務(wù)，同時可以適當(dāng)給予一定的優(yōu)惠政策，如現(xiàn)金折扣等，鼓勵客戶提前還款。有還款意愿但無還款能力：與客戶共同探討解決方案，如延長還款期限、提供分期還款方案等。也可以考慮協(xié)助客戶改善經(jīng)營狀況，提高其還款能力，例如提供一些業(yè)務(wù)上的支持或建議。無還款意愿但有還款能力：在溝通無果的情況下，果斷采取法律手段，通過法律訴訟等方式強(qiáng)制其還款。同時，要對客戶的資產(chǎn)進(jìn)行查封、凍結(jié)等保全措施，確保勝訴后能夠順利執(zhí)行。無還款意愿且無還款能力：一方面要積極尋找客戶的可執(zhí)行財產(chǎn)線索，另一方面要及時進(jìn)行壞賬核銷處理。但不能完全放棄對該客戶的關(guān)注，一旦發(fā)現(xiàn)其有還款能力的跡象，要及時重新啟動清欠工作。七、清欠工作流程1.欠款確認(rèn)與分析財務(wù)部門定期梳理：財務(wù)部門每月末對公司的外部賬款進(jìn)行梳理，編制欠款明細(xì)表，明確每一筆欠款的客戶名稱、欠款金額、賬齡、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息。多部門共同分析：組織銷售部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門對欠款明細(xì)表進(jìn)行分析，按照欠款分類標(biāo)準(zhǔn)對欠款進(jìn)行分類，并針對不同類型的欠款制定初步的清欠策略建議。2.清欠任務(wù)下達(dá)清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組決策：清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)各部門提交的欠款分析報告和清欠策略建議，進(jìn)行綜合決策，確定最終的清欠目標(biāo)和清欠策略。任務(wù)分配：將清欠任務(wù)分解到具體的部門和個人，明確各部門和個人在清欠工作中的職責(zé)和任務(wù)要求。例如，將某客戶的清欠任務(wù)分配給銷售部門的特定銷售人員，并明確其在一定時間內(nèi)要達(dá)到的清欠目標(biāo)。3.清欠執(zhí)行銷售部門主導(dǎo)催收：銷售部門按照清欠任務(wù)要求，通過電話、郵件、上門拜訪等方式與欠款客戶進(jìn)行溝通，開展欠款催收工作。每次溝通后，要及時將溝通情況記錄在案，包括溝通時間、方式、客戶反饋等信息。多部門協(xié)同配合：在清欠過程中，財務(wù)部門要及時提供賬款相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持；法務(wù)部門要根據(jù)需要提供法律指導(dǎo)和法律文書支持；其他相關(guān)部門要按照職責(zé)分工，積極配合銷售部門開展清欠工作。4.清欠進(jìn)展跟蹤與調(diào)整定期匯報：銷售部門每周要向清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報清欠工作進(jìn)展情況，包括已收回欠款金額、客戶還款承諾及履行情況、遇到的問題等。策略調(diào)整：清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)清欠進(jìn)展情況，及時對清欠策略進(jìn)行調(diào)整。如發(fā)現(xiàn)原制定的清欠策略效果不佳，要及時組織相關(guān)部門重新分析欠款情況，制定新的清欠策略。5.欠款回收與后續(xù)處理及時入賬：當(dāng)收到客戶還款時，財務(wù)部門要及時進(jìn)行賬務(wù)處理，確保還款金額準(zhǔn)確入賬，并更新欠款明細(xì)表?？偨Y(jié)評估：每完成一筆欠款的清欠工作，要對整個清欠過程進(jìn)行總結(jié)評估，分析成功經(jīng)驗和不足之處，為今后的清欠工作提供參考。對于在清欠工作中表現(xiàn)出色的部門和個人，公司將給予適當(dāng)?shù)莫剟?。八、壞賬管理1.壞賬認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)債務(wù)人破產(chǎn)或死亡：如果債務(wù)人依法宣告破產(chǎn)、關(guān)閉、解散、被撤銷，或者被依法注銷、吊銷營業(yè)執(zhí)照，其清算財產(chǎn)不足清償?shù)?；或者債?wù)人死亡，其遺產(chǎn)不足清償且無繼承人承擔(dān)其債務(wù)的，可認(rèn)定為壞賬。逾期時間較長且無還款跡象：欠款賬齡超過3年，且經(jīng)公司多次催收，債務(wù)人仍未償還欠款，且公司有確鑿證據(jù)表明債務(wù)人已無力償還債務(wù)的，可認(rèn)定為壞賬。其他特殊情況：因自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭等不可抗力因素導(dǎo)致債務(wù)人無法償還債務(wù)，且公司無法通過其他途徑獲得補(bǔ)償?shù)?，可認(rèn)定為壞賬。2.壞賬核銷程序提出申請：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或財務(wù)部門填寫壞賬核銷申請表，詳細(xì)說明壞賬形成的原因、債務(wù)人基本情況、欠款金額、賬齡、催收過程等信息，并提交相關(guān)證明材料，如法院破產(chǎn)裁定書、債務(wù)人死亡證明、催收記錄等。審核審批：壞賬核銷申請表首先由財務(wù)部門進(jìn)行審核，核實相關(guān)數(shù)據(jù)和證明材料的真實性、完整性。審核通過后，報清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對于金額較大的壞賬核銷，還需提交公司董事會或股東會審議批準(zhǔn)。賬務(wù)處理：經(jīng)審批同意后，財務(wù)部門按照會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行壞賬核銷的賬務(wù)處理。同時，要建立壞賬核銷備查簿，詳細(xì)記錄已核銷壞賬的相關(guān)信息，以便日后跟蹤管理。3.已核銷壞賬的跟蹤管理持續(xù)關(guān)注：雖然壞賬已經(jīng)核銷，但公司仍要對已核銷壞賬的債務(wù)人持續(xù)關(guān)注。定期通過各種渠道了解債務(wù)人的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等信息，一旦發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有還款能力或可執(zhí)行的資產(chǎn)，要及時恢復(fù)清欠工作。重新清欠：若發(fā)現(xiàn)已核銷壞賬有回收可能，由原清欠責(zé)任人或指定的專人負(fù)責(zé)重新開展清欠工作。清欠過程按照本辦法規(guī)定的清欠工作流程執(zhí)行。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對清欠工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查清欠工作是否按照本辦法規(guī)定的流程和要求執(zhí)行，清欠策略的制定和執(zhí)行是否合理有效，相關(guān)部門和人員在清欠工作中的履職情況等。定期檢查與抽查相結(jié)合：清欠工作領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對清欠工作進(jìn)行檢查，包括聽取匯報、查閱資料、實地走訪欠款客戶等方式，及時發(fā)現(xiàn)清欠工作中存在的問題，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.考核機(jī)制設(shè)立考核指標(biāo)：建立清欠工作考核指標(biāo)體系，主要考核指標(biāo)包括欠款回收率、壞賬發(fā)生率、清欠任務(wù)完成率等。通過這些指標(biāo)全面衡量各部門和個人在清欠工作中的業(yè)績表現(xiàn)?？己私Y(jié)果應(yīng)用：將清欠工作考核結(jié)果與部門和個人的績效考核、薪酬獎金、晉