賽事活動采購管理辦法一、前言親愛的同事們，在當(dāng)今豐富多彩的體育賽事與各類活動蓬勃發(fā)展的背景下，我們的公司/組織積極投身于賽事活動的策劃與執(zhí)行當(dāng)中。賽事活動的成功舉辦離不開各類物資、服務(wù)的采購支持。為了確保采購工作的順利開展，保證采購質(zhì)量，提高資金使用效率，同時規(guī)避潛在風(fēng)險，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，我們特別制定了本《賽事活動采購管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同助力賽事活動的圓滿完成。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織主辦、承辦或參與組織的各類賽事活動相關(guān)的采購工作，包括但不限于體育賽事、文化藝術(shù)活動、商業(yè)推廣活動等。涉及的采購對象涵蓋貨物采購（如比賽器材、活動道具、辦公用品等）、服務(wù)采購（如場地租賃、賽事策劃服務(wù)、廣告宣傳服務(wù)等）以及工程采購（如活動場地搭建、舞臺設(shè)備安裝等）。三、采購原則1.公開透明原則：我們鼓勵在采購過程中保持信息的公開透明，所有符合條件的供應(yīng)商都應(yīng)有機會參與競爭。采購需求、采購流程、采購結(jié)果等信息應(yīng)在合理范圍內(nèi)進行公示，接受公司內(nèi)部及相關(guān)利益方的監(jiān)督。這樣不僅能夠確保采購活動的公正公平，也有助于提升公司/組織的公信力。2.公平競爭原則：希望大家在采購工作中營造公平競爭的環(huán)境，不得對潛在供應(yīng)商設(shè)置不合理的限制條件，不得偏袒特定的供應(yīng)商。通過公平競爭，激發(fā)供應(yīng)商的積極性和創(chuàng)造力，促使其提供更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，同時也讓我們能夠以更合理的價格獲取所需資源。3.公正原則：在采購活動的各個環(huán)節(jié)，都要秉持公正的態(tài)度。無論是資格審查、評標(biāo)定標(biāo)，還是合同簽訂與執(zhí)行，都應(yīng)依據(jù)事先確定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進行，避免主觀偏見和不當(dāng)干預(yù)。只有做到公正，才能讓供應(yīng)商信服，保障采購活動的順利進行。4.誠實信用原則：我們倡導(dǎo)與供應(yīng)商建立誠實信用的合作關(guān)系。公司/組織在采購過程中應(yīng)如實提供采購信息，履行合同約定；同時也期望供應(yīng)商誠實守信，按照要求提供真實的產(chǎn)品和服務(wù)信息，嚴(yán)格履行合同義務(wù)。誠實信用是合作的基石，只有雙方共同遵守，才能實現(xiàn)長期穩(wěn)定的合作。四、采購組織與職責(zé)（一）采購決策小組1.組成：由公司/組織的高層領(lǐng)導(dǎo)、賽事活動負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。2.職責(zé)：對重大采購項目進行決策，審定采購計劃、采購方式、供應(yīng)商選擇等關(guān)鍵事項；協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題；監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況，確保采購活動符合公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和整體利益。（二）采購執(zhí)行部門1.組成：根據(jù)公司/組織的架構(gòu)設(shè)置，可能是專門的采購部門，也可能是由賽事活動執(zhí)行團隊中的相關(guān)人員負(fù)責(zé)具體采購執(zhí)行工作。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)編制采購計劃，明確采購項目的具體需求、預(yù)算、時間安排等；按照采購決策小組確定的采購方式，組織實施采購活動，包括發(fā)布采購信息、收集供應(yīng)商資料、組織開標(biāo)評標(biāo)、談判簽約等；跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題；負(fù)責(zé)采購文件的整理和歸檔工作。（三）其他相關(guān)部門1.賽事活動部門：提出賽事活動的具體采購需求，協(xié)助采購執(zhí)行部門明確采購技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求；參與供應(yīng)商的考察和評估，對采購產(chǎn)品和服務(wù)的適用性進行確認(rèn)；負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品和服務(wù)在賽事活動中的使用情況進行反饋。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排和有效使用；參與采購合同的審核，關(guān)注合同中的付款條款、財務(wù)風(fēng)險等事項；協(xié)助采購執(zhí)行部門進行采購成本核算和分析，提供財務(wù)支持和建議。3.法務(wù)部門：對采購活動涉及的法律法規(guī)問題提供咨詢和指導(dǎo)；審查采購合同文本，防范法律風(fēng)險；在采購過程中涉及糾紛時，提供法律支持和解決方案。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制：賽事活動部門應(yīng)根據(jù)賽事活動的策劃方案，詳細(xì)梳理所需采購的項目，包括貨物、服務(wù)和工程等，并按照公司/組織的預(yù)算編制要求，結(jié)合市場價格信息，編制采購預(yù)算草案。采購執(zhí)行部門協(xié)助賽事活動部門對預(yù)算草案進行審核和完善，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。2.預(yù)算審批：采購預(yù)算草案經(jīng)賽事活動部門和采購執(zhí)行部門審核后，提交采購決策小組審定。采購決策小組根據(jù)公司/組織的財務(wù)狀況、賽事活動目標(biāo)等因素，對采購預(yù)算進行審批。審批通過后的采購預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。3.預(yù)算調(diào)整：如因賽事活動的實際情況發(fā)生重大變化，確需對采購預(yù)算進行調(diào)整的，應(yīng)由賽事活動部門提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目和金額等。采購執(zhí)行部門和財務(wù)部門對調(diào)整申請進行審核，提出意見和建議，報采購決策小組審批。經(jīng)審批同意后，方可對采購預(yù)算進行調(diào)整。六、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：對于采購金額較大、具有廣泛競爭潛力的項目，一般應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。具體金額標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)公司/組織的實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。例如，單項采購金額超過[X]元的貨物采購、超過[X]元的服務(wù)采購或超過[X]元的工程采購等，通常采用公開招標(biāo)。2.操作流程：采購執(zhí)行部門在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站及其他指定的公開媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)項目的名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間和地點等信息；接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，并在規(guī)定的開標(biāo)時間和地點，邀請所有投標(biāo)人參加開標(biāo)儀式，當(dāng)眾開標(biāo)；組織評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進行評審，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法確定中標(biāo)候選人；公示中標(biāo)結(jié)果，公示期結(jié)束無異議后，向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并簽訂采購合同。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：當(dāng)采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大時，可以采用邀請招標(biāo)方式。比如，某些具有特定技術(shù)要求或?qū)I(yè)資質(zhì)的項目，市場上符合條件的供應(yīng)商較少。2.操作流程：采購執(zhí)行部門根據(jù)項目特點，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商庫篩選等方式，確定邀請的供應(yīng)商名單，一般不應(yīng)少于三家；向邀請的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參與投標(biāo)；后續(xù)的開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)公示及合同簽訂等流程與公開招標(biāo)類似。（三）競爭性談判1.適用范圍：遇到采購項目的技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)尚不明確，或者采購時間緊迫，無法采用招標(biāo)方式的情況，可采用競爭性談判方式。例如，在賽事活動籌備過程中，因臨時出現(xiàn)新的需求或情況變化，需要盡快確定供應(yīng)商提供相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)。2.操作流程：采購執(zhí)行部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項；邀請不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判；談判小組與供應(yīng)商逐一進行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息；談判結(jié)束后，供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，談判小組根據(jù)談判文件規(guī)定的評定成交標(biāo)準(zhǔn)，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：若采購項目只能從唯一供應(yīng)商處采購，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品，或者因發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況，不能從其他供應(yīng)商處采購等特殊情形，可采用單一來源采購方式。但在采用單一來源采購前，需嚴(yán)格履行審批程序，確保采購的必要性和合理性。2.操作流程：采購執(zhí)行部門提出單一來源采購申請，詳細(xì)說明采用單一來源采購的理由，并提交相關(guān)證明材料；經(jīng)采購決策小組審批同意后，與唯一供應(yīng)商進行價格、服務(wù)條款等方面的談判，形成采購合同草案；經(jīng)相關(guān)部門審核，報采購決策小組審定后，簽訂采購合同。（五）詢價采購1.適用范圍：對于采購規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的貨物采購項目，適宜采用詢價采購方式。比如，一些常規(guī)辦公用品、通用比賽器材等的采購。2.操作流程：采購執(zhí)行部門向不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供產(chǎn)品報價；對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價合理且符合采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商；與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。七、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.資格審查：在采購活動開始前，采購執(zhí)行部門應(yīng)對有意參與的供應(yīng)商進行資格審查。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（已完成三證合一的提供統(tǒng)一社會信用代碼證）、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明、財務(wù)狀況、信譽情況等，確保供應(yīng)商具備履行采購合同的能力和條件。2.實地考察：對于重大采購項目或?qū)?yīng)商情況了解不足的情況下，我們鼓勵采購執(zhí)行部門聯(lián)合賽事活動部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察。實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)能力等，進一步了解供應(yīng)商的實際情況，為選擇供應(yīng)商提供更可靠的依據(jù)。3.綜合評估：采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門對通過資格審查和實地考察的供應(yīng)商進行綜合評估。評估因素包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、信譽等方面。通過打分、排名等方式，確定最終的供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評價與考核1.日常評價：在采購合同執(zhí)行過程中，采購執(zhí)行部門和賽事活動部門應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的表現(xiàn)，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、服務(wù)態(tài)度等進行日常記錄和評價。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其整改。2.定期考核：公司/組織應(yīng)定期（如每半年或每年）對供應(yīng)商進行全面考核?？己藘?nèi)容包括供應(yīng)商的合同履行情況、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)滿意度、價格合理性等方面。根據(jù)考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.考核結(jié)果應(yīng)用：對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購活動中可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于考核結(jié)果為良好的供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作，并鼓勵其進一步提升服務(wù)質(zhì)量；對于考核結(jié)果為合格的供應(yīng)商，應(yīng)督促其分析原因，制定改進措施，限期整改；對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作，并在供應(yīng)商庫中進行相應(yīng)記錄。（三）供應(yīng)商庫管理1.建立供應(yīng)商庫：采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)建立和維護公司/組織的供應(yīng)商庫。將通過資格審查、綜合評估等環(huán)節(jié)的供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商庫，包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、評價考核記錄等。2.動態(tài)更新：供應(yīng)商庫應(yīng)實行動態(tài)管理，及時更新供應(yīng)商的相關(guān)信息。如供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書有效期、聯(lián)系方式等發(fā)生變化時，應(yīng)要求供應(yīng)商及時提供更新資料；對于不再符合公司/組織采購要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時從供應(yīng)商庫中刪除。3.信息共享：供應(yīng)商庫信息應(yīng)在公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門之間實現(xiàn)共享，為采購工作提供便利，同時也便于各部門對供應(yīng)商進行監(jiān)督和管理。八、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和談判結(jié)果，起草采購合同文本。合同文本應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購標(biāo)的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格，交貨方式、交貨時間、交貨地點，付款方式、付款時間，違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。合同條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或容易產(chǎn)生歧義的表述。2.合同審核：采購合同草案起草完成后，應(yīng)提交給財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。財務(wù)部門重點審核合同中的付款條款、稅務(wù)條款等，確保合同符合公司/組織的財務(wù)管理制度；法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提出審核意見，采購執(zhí)行部門根據(jù)審核意見對合同草案進行修改完善。3.合同簽訂：經(jīng)相關(guān)部門審核通過的采購合同，由公司/組織授權(quán)的代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)再次確認(rèn)合同條款的準(zhǔn)確性和完整性，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)清晰明確。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給采購執(zhí)行部門、賽事活動部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門履行相應(yīng)職責(zé)。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.合同執(zhí)行：采購執(zhí)行部門和賽事活動部門應(yīng)密切配合，按照合同約定督促供應(yīng)商履行合同義務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)按照合同規(guī)定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交付貨物或提供服務(wù)。在貨物交付或服務(wù)提供過程中，采購執(zhí)行部門和賽事活動部門應(yīng)派人進行驗收，確保貨物或服務(wù)符合合同要求。2.合同跟蹤：采購執(zhí)行部門應(yīng)建立合同跟蹤機制，定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和記錄。及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、交貨情況、服務(wù)提供情況等，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在可能影響合同正常履行的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施加以解決。同時，應(yīng)將合同執(zhí)行過程中的重要信息及時反饋給財務(wù)部門，以便財務(wù)部門做好資金安排和付款工作。（三）合同變更與終止1.合同變更：在合同履行過程中，如因賽事活動實際情況發(fā)生變化，需要對合同內(nèi)容進行變更的，應(yīng)由提出變更的一方以書面形式通知對方，并說明變更的原因、內(nèi)容和影響。雙方經(jīng)協(xié)商一致后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。合同變更協(xié)議簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門。2.合同終止：合同履行完畢或者出現(xiàn)合同約定的終止條件時，合同自動終止。如因一方違約導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行，另一方有權(quán)依法解除合同。合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定辦理結(jié)算、清理等相關(guān)手續(xù)。采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同終止情況及時報告給采購決策小組，并對合同執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)進行總結(jié)分析，為今后的采購工作提供參考。九、采購文件管理1.文件收集：采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)在采購活動過程中收集各類采購文件，包括采購計劃、采購預(yù)算、采購方式審批文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、談判記錄、詢價單、報價單、采購合同等。確保采購文件的完整性和真實性，不得遺漏或篡改重要信息。2.文件整理與歸檔：采購活動結(jié)束后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時對采購文件進行整理和分類。按照采購項目的時間順序、采購方式等進行編號和裝訂，建立采購檔案。采購檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照公司/組織的檔案管理制度執(zhí)行，一般不少于[X]年。對于涉及商業(yè)機密、敏感信息的采購文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。3.文件借閱與使用：公司/組織內(nèi)部相關(guān)人員因工作需要借閱采購文件的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱原因、借閱時間和歸還時間。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。歸還文件時，檔案管理人員應(yīng)進行核對，確