plm系統(tǒng)文件管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司PLM系統(tǒng)文件的管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用PLM系統(tǒng)進(jìn)行文件管理的部門和人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.文件管理部門負(fù)責(zé)制定和完善PLM系統(tǒng)文件管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)PLM系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。負(fù)責(zé)對(duì)PLM系統(tǒng)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和備份，保證文件的有序管理。對(duì)違反文件管理規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門PLM系統(tǒng)文件的創(chuàng)建、審核、修改和刪除等操作，并確保文件內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。配合文件管理部門做好PLM系統(tǒng)文件的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。對(duì)本部門PLM系統(tǒng)文件的安全性和保密性負(fù)責(zé)。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明書、技術(shù)要求、計(jì)算書等，用于指導(dǎo)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和開發(fā)。根據(jù)產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和功能，進(jìn)一步細(xì)分產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件，如總體設(shè)計(jì)文件、部件設(shè)計(jì)文件、零件設(shè)計(jì)文件等。2.工藝文件涵蓋工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，規(guī)定了產(chǎn)品制造的工藝流程和方法。按照工藝階段和加工類型，將工藝文件分為毛坯制造工藝文件、機(jī)械加工工藝文件、裝配工藝文件等。3.產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件包含產(chǎn)品的BOM（物料清單）、產(chǎn)品配置文件、產(chǎn)品變更記錄等，是產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理的核心內(nèi)容。根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)和用途，對(duì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件進(jìn)行分類，如基本BOM文件、工程BOM文件、銷售BOM文件等。4.質(zhì)量管理文件涉及質(zhì)量計(jì)劃、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量控制記錄等，用于保證產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。按照質(zhì)量管理的環(huán)節(jié)和對(duì)象，將質(zhì)量管理文件分為進(jìn)貨檢驗(yàn)文件、過程檢驗(yàn)文件、成品檢驗(yàn)文件等。5.項(xiàng)目管理文件包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目文檔等，用于項(xiàng)目的策劃、組織、實(shí)施和監(jiān)控。根據(jù)項(xiàng)目的階段和任務(wù)，對(duì)項(xiàng)目管理文件進(jìn)行分類，如項(xiàng)目啟動(dòng)文件、項(xiàng)目執(zhí)行文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)原則文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和可讀性，便于文件的識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)反映文件的類別、年份、順序號(hào)等信息，確保編號(hào)的規(guī)范性和一致性。2.編號(hào)方法產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件編號(hào)：以“SJ”開頭，followedbytheyearofissueandasequentialnumber.Forexample,SJ2023001representsthefirstproductdesigndocumentissuedin2023.工藝文件編號(hào)：以“GY”開頭，followedbytheyearofissueandasequentialnumber.Forexample,GY2023001representsthefirstprocessdocumentissuedin2023.產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件編號(hào)：以“SC”開頭，followedbytheyearofissueandasequentialnumber.Forexample,SC2023001representsthefirstproductdatadocumentissuedin2023.質(zhì)量管理文件編號(hào)：以“ZL”開頭，followedbytheyearofissueandasequentialnumber.Forexample,ZL2023001representsthefirstqualitymanagementdocumentissuedin2023.項(xiàng)目管理文件編號(hào)：以“XM”開頭，followedbytheyearofissueandasequentialnumber.Forexample,XM2023001representsthefirstprojectmanagementdocumentissuedin2023.三、文件創(chuàng)建與錄入（一）文件創(chuàng)建要求1.文件內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.文件格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，便于閱讀和管理。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，如PDF、DOCX、XLSX等。3.文件應(yīng)注明創(chuàng)建日期、創(chuàng)建人、審核人、批準(zhǔn)人等信息，確保文件的可追溯性。（二）文件錄入流程1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將本部門創(chuàng)建的文件錄入PLM系統(tǒng)。錄入前，應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并按照文件分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和編號(hào)。2.錄入人員在PLM系統(tǒng)中填寫文件的基本信息，如文件名稱、編號(hào)、類別、版本號(hào)、密級(jí)等，并上傳文件的電子版本。3.錄入完成后，錄入人員應(yīng)提交文件進(jìn)行審核。審核人對(duì)文件的內(nèi)容、格式、編號(hào)等進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給錄入人員進(jìn)行修改。4.審核通過的文件，由批準(zhǔn)人進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人根據(jù)文件的性質(zhì)和重要性，決定是否批準(zhǔn)文件的發(fā)布。批準(zhǔn)后的文件正式生效，并在PLM系統(tǒng)中發(fā)布。四、文件審核與批準(zhǔn)（一）審核職責(zé)1.文件審核人應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，熟悉文件的內(nèi)容和相關(guān)要求。2.審核人對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核，確保文件符合公司的規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。3.審核人應(yīng)認(rèn)真填寫審核意見，對(duì)于存在問題的文件，應(yīng)明確指出問題所在，并提出修改建議。（二）批準(zhǔn)職責(zé)1.文件批準(zhǔn)人應(yīng)具有較高的管理水平和決策能力，能夠?qū)ξ募闹匾院捅匾赃M(jìn)行評(píng)估。2.批準(zhǔn)人根據(jù)審核意見，決定是否批準(zhǔn)文件的發(fā)布。對(duì)于重要文件，批準(zhǔn)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論和決策。3.批準(zhǔn)人在批準(zhǔn)文件時(shí)，應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見和日期，并對(duì)文件的質(zhì)量和有效性負(fù)責(zé)。五、文件修改與變更（一）修改流程1.當(dāng)文件需要修改時(shí)，由文件創(chuàng)建部門或使用部門提出修改申請(qǐng)，并填寫《PLM系統(tǒng)文件修改申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)注明文件名稱、編號(hào)、修改原因、修改內(nèi)容等信息，并提交給文件管理部門。3.文件管理部門對(duì)修改申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，安排相關(guān)人員進(jìn)行文件修改。4.修改完成后，修改人員應(yīng)提交修改后的文件進(jìn)行審核。審核流程與文件創(chuàng)建時(shí)的審核流程相同。5.審核通過的修改文件，由批準(zhǔn)人進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的修改文件正式生效，并在PLM系統(tǒng)中更新。（二）變更管理1.對(duì)于涉及產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、質(zhì)量等方面的重大文件變更，應(yīng)按照公司的變更管理流程進(jìn)行處理。2.變更管理流程包括變更申請(qǐng)、變更評(píng)估、變更實(shí)施、變更驗(yàn)證等環(huán)節(jié)，確保變更的合理性、可行性和有效性。3.在變更實(shí)施過程中，應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)的文件和記錄，確保PLM系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。六、文件存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)方式1.PLM系統(tǒng)應(yīng)提供安全可靠的文件存儲(chǔ)功能，確保文件的存儲(chǔ)安全和數(shù)據(jù)完整性。2.文件應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立文件索引和目錄結(jié)構(gòu)，提高文件檢索的效率。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止文件泄露和損壞。（二）備份策略1.定期對(duì)PLM系統(tǒng)中的文件進(jìn)行備份，備份周期應(yīng)根據(jù)文件的重要性和變更頻率確定。一般情況下，每周至少進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行一次增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。七、文件檢索與使用（一）檢索權(quán)限1.根據(jù)文件的密級(jí)和使用范圍，設(shè)定不同的檢索權(quán)限。只有具有相應(yīng)權(quán)限的人員才能檢索和查看相關(guān)文件。2.對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能檢索和使用。（二）檢索方法1.PLM系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式，如按文件名稱、編號(hào)、類別、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需文件。2.用戶在檢索文件時(shí)，應(yīng)輸入準(zhǔn)確的檢索條件，以提高檢索效率。如檢索結(jié)果較多，可進(jìn)一步縮小檢索范圍。（三）文件使用1.使用人員應(yīng)遵守文件的使用規(guī)定，不得擅自修改、復(fù)制、傳播文件內(nèi)容。如需使用文件，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.在使用文件過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的安全和保密，防止文件泄露和損壞。如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應(yīng)及時(shí)反饋給文件管理部門。八、文件安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)PLM系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法入侵。2.定期對(duì)PLM系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。3.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)和文件。（二）保密制度1.建立文件保密制度，明確文件的保密級(jí)別和保密要求。對(duì)于機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保文件的保密性。2.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致文件泄露。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理和保護(hù)。九、文件銷毀（一）銷毀原因1.文件因過期、失效、不再使用等原因需要銷毀時(shí)，由文件管理部門提出銷毀申請(qǐng)。2.銷毀申請(qǐng)應(yīng)注明文件名稱、編號(hào)、類別、銷毀原因等信息，并提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。（二）銷毀流程