企管部檔案管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由企管部負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司的檔案管理工作。2.真實、完整、準確原則：檔案的形成應(yīng)真實反映公司各項活動的實際情況，內(nèi)容完整、準確，手續(xù)完備。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，滿足公司各項工作的需要。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）企管部檔案管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理辦法并組織實施。2.負責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對公司各部門檔案管理工作進行檢查和考核。3.負責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，建立健全公司檔案管理體系，確保檔案的安全與完整。4.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。6.負責(zé)組織公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準確和安全。2.按照公司檔案管理辦法的要求，定期將本部門形成的檔案整理歸檔，并向企管部移交。3.積極配合企管部做好檔案的開發(fā)利用工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的各種文件材料，如合同協(xié)議、項目計劃、技術(shù)文件、財務(wù)報表、人事檔案等。3.公司對外交往活動中形成的各類文件材料，如信函、傳真、電子郵件、會議紀要等。4.公司內(nèi)部會議、活動中形成的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議等。5.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報告、技術(shù)成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行“雙套制”收集，即同時收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的文件材料進行整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保文件材料的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和保管期限進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制文書檔案分類方案和編號規(guī)則，對每份文件進行編號，并編制文件目錄。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類整理，建立科技檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，對每份科技文件進行編號。3.會計檔案：按照會計年度類別進行分類整理，建立會計檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，對每份會計憑證、賬簿、報表等進行編號。4.人事檔案：按照員工類別檔案材料類別進行分類整理，建立人事檔案目錄，對每份人事檔案材料進行編號。四、檔案的保管（一）保管場所1.企管部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號規(guī)則進行存放，排列有序，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。2.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司的整體利益出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由企管部負責(zé)人、相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行綜合分析和評估，確定檔案的保存價值。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值，對于仍有價值的檔案，應(yīng)延長其保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組成員簽字確認。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.方便利用原則，簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。3.依法利用原則，檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到企管部辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到企管部辦理查閱手續(xù)。3.公司員工因個人需要查閱本人人事檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到企管部辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可在企管部檔案查閱室查閱檔案，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)企管部負責(zé)人批準，并辦理借閱手續(xù)。2.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)企管部負責(zé)人批準后，由企管部檔案管理人員負責(zé)復(fù)制，并加蓋檔案利用專用章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或復(fù)制的檔案內(nèi)容等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理專用網(wǎng)絡(luò)，確保檔案信息的安全傳輸和共享。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施。2.實施階段：按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數(shù)字化、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等工作。3.驗收階段：對檔案信息化建設(shè)項目進行驗收，確保項目達到預(yù)期目標。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔