天寧區(qū)存儲(chǔ)檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)天寧區(qū)存儲(chǔ)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于天寧區(qū)內(nèi)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的存儲(chǔ)檔案管理工作?；驹瓌t存儲(chǔ)檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，便于社會(huì)各方面有效利用的原則。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案管理部門設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與檔案管理工作相適應(yīng)的專業(yè)人員，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類存儲(chǔ)檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.按照規(guī)定的期限和要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。6.對(duì)本單位各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案的收集與整理檔案收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像、實(shí)物等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本單位工作相關(guān)的文件材料。3.本單位對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。4.本單位召開(kāi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。5.本單位人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等管理活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。6.本單位科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、產(chǎn)品資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。7.本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證明等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。4.照片、錄音錄像等特殊載體檔案應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說(shuō)明材料，詳細(xì)記錄其形成時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。5.實(shí)物檔案應(yīng)保持其原始狀態(tài)，并附上相關(guān)的說(shuō)明材料。檔案整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。3.電子檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用方便快捷。4.照片檔案應(yīng)按照年度、專題進(jìn)行分類，編號(hào)并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，沖印或掃描后進(jìn)行整理保存。5.錄音錄像檔案應(yīng)按照年度、內(nèi)容進(jìn)行分類，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、主題、人物等信息，轉(zhuǎn)錄或數(shù)字化后進(jìn)行整理保存。6.實(shí)物檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，建立實(shí)物檔案目錄，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、保管期限等信息。檔案的保管檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕物品存放場(chǎng)所。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.電子檔案應(yīng)采用在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別異地存放。2.電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、兼容性好的產(chǎn)品，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。3.對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。4.照片、錄音錄像等特殊載體檔案應(yīng)采用適宜的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行檢查和轉(zhuǎn)換，防止介質(zhì)老化導(dǎo)致檔案信息丟失。檔案安全管理1.各單位應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防范設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙、密碼等，防止檔案信息泄露。4.檔案的借閱、利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案的安全。歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。5.加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的保護(hù)，采取加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，防止檔案信息被篡改、竊取或泄露。檔案的利用檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)為本、方便快捷的原則，在確保檔案安全的前提下，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供有效服務(wù)。2.各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的檔案信息查詢服務(wù)。檔案利用方式1.檔案查閱：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案出具證明：?jiǎn)挝换騻€(gè)人需要檔案管理部門出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請(qǐng)表》，說(shuō)明證明用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容如實(shí)出具證明，并加蓋檔案管理部門印章。4.檔案數(shù)字化利用：檔案管理部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)字化副本，為利用者提供遠(yuǎn)程查閱、下載等服務(wù)。利用數(shù)字化檔案應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息安全。檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定工作組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)本單位保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期滿的檔案，應(yīng)根據(jù)其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)研究?jī)r(jià)值、文化價(jià)值或?qū)Ρ締挝还ぷ饔兄匾榭祭脙r(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.保管期滿但仍有未了事項(xiàng)的檔案，應(yīng)待事項(xiàng)了結(jié)后再行鑒定銷毀。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人審核簽字。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度等，確保銷毀檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》一致。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)手段進(jìn)行徹底刪除，并在存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行消磁或物理銷毀，確保電子檔案信息無(wú)法恢復(fù)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體天寧區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的存儲(chǔ)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案安全管理措施的落實(shí)情況。4.檔案鑒定與銷毀工作的合規(guī)性。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案行政管理部門定期組織對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題或特定領(lǐng)域，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.日常監(jiān)督：檔案行政管理部門通過(guò)日常工作中的指導(dǎo)、咨詢等方式，對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。4.單位自查：各單位應(yīng)定期開(kāi)展檔案管理工作自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改，并