呂梁市印章管理辦法文件一、總則（一）目的為加強呂梁市印章管理，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織及相關(guān)方合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于呂梁市境內(nèi)公司/組織所使用的各類印章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章管理嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保印章使用合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確印章管理責(zé)任人，實行專人專管，嚴禁印章混用、代管。3.審批用印原則：建立嚴格的用印審批制度，未經(jīng)審批不得擅自用印。4.安全保密原則：加強印章保管和使用過程中的安全保密措施，防止印章被盜用、濫用或遺失。二、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.需求申請：公司/組織內(nèi)部因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至印章管理部門。2.審批程序：印章管理部門收到申請后，應(yīng)進行初步審核，核實申請理由的合理性和必要性。對于涉及重要事項或大額資金使用的印章刻制申請，還需報公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制選擇：經(jīng)審批同意后，印章管理部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。在選擇刻制單位時，應(yīng)考察其信譽、技術(shù)水平、設(shè)備條件等因素，確?？讨频挠≌沦|(zhì)量符合要求。4.備案登記：印章刻制完成后，印章管理部門應(yīng)及時將印章的樣式、規(guī)格、啟用時間等信息進行備案登記，并留存印章印模。備案登記信息應(yīng)包括印章名稱、編號、使用部門、保管人等內(nèi)容，以便日后查詢和管理。（二）啟用程序1.發(fā)布通知：印章管理部門在印章刻制完成并備案登記后，應(yīng)及時發(fā)布印章啟用通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括印章名稱、啟用時間、使用范圍、審批流程等信息，確保公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員知曉。2.交接手續(xù)：印章啟用前，印章管理部門應(yīng)與印章保管人辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，明確印章的名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并由雙方簽字確認。交接手續(xù)完成后，印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章交予他人使用。三、印章的保管（一）保管方式1.專人保管：公司/組織應(yīng)指定專人負責(zé)印章的保管工作，保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.專柜存放：印章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，確保印章安全。3.雙人保管：對于重要印章，如行政公章、財務(wù)專用章等，可實行雙人保管制度。雙人保管時，應(yīng)明確各自的職責(zé)和權(quán)限，確保印章使用時兩人同時在場。（二）保管要求1.保管人應(yīng)嚴格遵守印章保管規(guī)定，不得擅自將印章帶出辦公場所。如因工作需要確需攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。2.印章保管人應(yīng)定期對印章進行檢查和維護，確保印章清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報告印章管理部門，并按照規(guī)定進行更換。3.印章保管人在離職或崗位變動時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。交接手續(xù)未完成前，原保管人不得擅自離職。四、印章的使用（一）使用范圍1.行政公章：用于公司/組織對外發(fā)布的各類文件、信函、證明、合同等；對內(nèi)發(fā)布的重要通知、決定、決議等；以及其他需要加蓋行政公章的事項。2.合同專用章：用于公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。3.財務(wù)專用章：用于公司/組織的財務(wù)收支、結(jié)算、報銷等業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于公司/組織法定代表人授權(quán)的特定事項，如簽署合同、辦理銀行開戶等。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等；以及經(jīng)公司/組織授權(quán)的對外業(yè)務(wù)聯(lián)系。6.業(yè)務(wù)專用章：用于公司/組織特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、憑證、報表等；以及經(jīng)公司/組織授權(quán)的對外業(yè)務(wù)活動。（二）使用流程1.用印申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至印章管理部門。2.審批程序：印章管理部門收到申請后，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行審核。對于一般性用印事項，由印章管理部門負責(zé)人審批；對于涉及重要事項或大額資金使用的用印申請，還需報公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印登記：經(jīng)審批同意后，印章管理部門應(yīng)在《用印登記簿》上進行登記，記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息，并由用印人簽字確認。4.用印操作：印章保管人應(yīng)按照審批意見和用印登記信息，在規(guī)定的文件或憑證上加蓋印章。用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。5.用印歸檔：用印完成后，印章保管人應(yīng)將《用印申請表》、《用印登記簿》及用印文件等資料進行整理歸檔，妥善保存，以備日后查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況：如遇緊急情況需要立即用印，但無法按照正常審批流程進行的，用印人應(yīng)電話或書面報告公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂蚬ぷ餍枰诋惖赜糜〉?，用印人應(yīng)提前與印章管理部門溝通協(xié)調(diào)，并按照當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)規(guī)定辦理用印手續(xù)。異地用印時，可采用傳真、掃描等方式傳輸用印文件，但需確保文件內(nèi)容真實、完整，并在文件上注明“傳真件有效”字樣。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司/組織名稱變更、重組、注銷等原因，導(dǎo)致印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整、工作需要等原因，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準停用的。（二）停用程序1.發(fā)布通知：印章管理部門在確定印章停用后，應(yīng)及時發(fā)布印章停用通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括印章名稱、停用時間、停用原因等信息，確保公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員知曉。2.收回印章：印章停用后，印章管理部門應(yīng)及時收回印章，并與印章保管人辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)完成后，印章保管人應(yīng)將印章交回印章管理部門，不得擅自留存或使用。3.備案登記：印章管理部門應(yīng)將印章停用情況進行備案登記，記錄印章名稱、停用時間、停用原因、收回時間等信息，并留存印章印模。備案登記信息應(yīng)作為公司/組織檔案資料妥善保存。（三）銷毀程序1.審批申請：對于需要銷毀的印章，印章管理部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀方式：經(jīng)審批同意后，印章管理部門應(yīng)選擇安全、可靠的銷毀方式進行印章銷毀。銷毀方式可包括粉碎、焚燒、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。3.監(jiān)督銷毀：印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認銷毀情況，并留存銷毀過程的相關(guān)影像資料。4.銷毀記錄：印章銷毀完成后，印章管理部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》及銷毀影像資料等進行整理歸檔，妥善保存，以備日后查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.印章管理部門應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進行檢查，確保印章管理工作符合規(guī)定要求。檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、用印審批是否嚴格、用印登記是否完整等。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對印章管理情況進行審計監(jiān)督，重點檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、用印風(fēng)險防控措施的有效性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機構(gòu)等對印章管理情況的監(jiān)督檢查，如實提供有關(guān)資料和信息。2.對于涉及印章管理的重大事項或違法違規(guī)行為，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并依法接受處理。七、法律責(zé)任（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章的部門或個人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因印章管理不善，導(dǎo)致公司/組織遭受經(jīng)濟損失或其他不良影響的，印章保管人及相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）法律責(zé)任追究1.對于涉及印章管理的違法犯罪行為，公司/組織將依