應(yīng)急管理廳資料管理辦法一、總則（一）目的為加強應(yīng)急管理廳資料管理，確保資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，保障應(yīng)急管理工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于應(yīng)急管理廳機關(guān)及直屬單位各類文件、檔案、數(shù)據(jù)、信息等資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則資料管理工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的部門或人員負責(zé)，確保資料管理的一致性和協(xié)調(diào)性。2.分類管理原則按照資料的來源、性質(zhì)、用途等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保資料的安全和保密。4.便捷高效原則優(yōu)化資料管理流程，提高資料利用效率，為應(yīng)急管理工作提供及時、準確的信息支持。二、資料分類與編號（一）資料分類1.政策法規(guī)類包括國家和地方有關(guān)應(yīng)急管理的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范等。2.應(yīng)急預(yù)案類各類突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案、專項應(yīng)急預(yù)案、部門應(yīng)急預(yù)案等。3.工作文件類應(yīng)急管理廳內(nèi)部印發(fā)的各類通知、通報、報告、紀要等文件。4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類應(yīng)急管理工作中產(chǎn)生的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)、監(jiān)測數(shù)據(jù)、評估數(shù)據(jù)等。5.檔案資料類歷史檔案、重要會議記錄、重大事件資料等。6.宣傳培訓(xùn)類應(yīng)急管理宣傳資料、培訓(xùn)教材、課件等。7.其他資料類不屬于以上分類的其他資料，如合作協(xié)議、調(diào)研報告等。（二）編號規(guī)則為便于資料的管理和查詢，對各類資料進行編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，例如：2023ZC001，表示2023年政策法規(guī)類第1份資料。具體類別代碼如下：1.政策法規(guī)類（ZC）2.應(yīng)急預(yù)案類（YA）3.工作文件類（GZ）4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類（SJ）5.檔案資料類（DA）6.宣傳培訓(xùn)類（XC）7.其他資料類（QT）三、資料收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生各部門按照職責(zé)分工，定期將工作中形成的資料報送至資料管理部門。2.上級下發(fā)接收上級應(yīng)急管理部門及其他相關(guān)部門下發(fā)的文件、資料等。3.外部收集通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、調(diào)研、會議等方式收集與應(yīng)急管理工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.及時收集各部門應(yīng)及時將資料報送至資料管理部門，確保資料的時效性。2.完整準確收集的資料應(yīng)內(nèi)容完整、信息準確，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范格式資料應(yīng)按照規(guī)定的格式進行整理，確保一致性。（三）整理方法1.分類整理按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類。2.編號登記對每一份資料進行編號，并登記其名稱、來源、日期、保管期限等信息。3.裝訂歸檔將整理好的資料進行裝訂，按照檔案管理要求進行歸檔。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)進行分類存放，建立紙質(zhì)檔案庫。2.電子存儲利用電子文檔管理系統(tǒng)，對各類電子資料進行存儲，建立電子檔案庫。電子資料應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。（二）保管期限根據(jù)資料的重要性和性質(zhì)，確定保管期限。保管期限分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）。具體保管期限如下：1.政策法規(guī)類國家和地方有關(guān)應(yīng)急管理的法律法規(guī)、政策文件等，保管期限為永久。2.應(yīng)急預(yù)案類各類突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，保管期限為長期。3.工作文件類應(yīng)急管理廳內(nèi)部印發(fā)的重要文件，保管期限為長期；一般性文件，保管期限為短期。4.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保管期限為長期；一般性業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保管期限為短期。5.檔案資料類歷史檔案、重要會議記錄、重大事件資料等，保管期限為永久。6.宣傳培訓(xùn)類宣傳資料、培訓(xùn)教材等，保管期限為短期。7.其他資料類根據(jù)實際情況確定保管期限。（三）保管要求1.安全防護紙質(zhì)檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護措施；電子檔案庫應(yīng)設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，確保數(shù)據(jù)安全。2.定期檢查定期對資料進行檢查，確保資料的完整性和安全性。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.環(huán)境要求檔案庫應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，避免資料因環(huán)境因素受損。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱應(yīng)急管理廳工作人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到資料管理部門查閱。2.外部查閱外單位人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)應(yīng)急管理廳相關(guān)部門負責(zé)人批準后，到資料管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)在資料管理部門工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自摘抄、復(fù)制資料。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱應(yīng)急管理廳工作人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到資料管理部門借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱外單位人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)應(yīng)急管理廳相關(guān)部門負責(zé)人批準后，到資料管理部門借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄資料內(nèi)容。如需復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱借閱記錄資料管理部門應(yīng)建立查閱借閱登記制度，對查閱借閱的時間、人員、資料名稱、查閱借閱期限等信息進行詳細記錄。查閱借閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、資料保密與銷毀（一）保密措施1.人員管理對涉及資料管理的工作人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.場所管理資料存儲場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.技術(shù)防護采用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，對電子資料進行保密防護。（二）銷毀規(guī)定1.銷毀范圍對超過保管期限、已失去保存價值的資料，應(yīng)進行銷毀。2.銷毀方式紙質(zhì)資料應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；電子資料應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀。3.銷毀程序資料管理部門應(yīng)定期對擬銷毀的資料進行清理，編制《資料銷毀清單》，報經(jīng)應(yīng)急管理廳相關(guān)部門負責(zé)人批準后，組織實施銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、資料名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。七、資料信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立應(yīng)急管理資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保資料的安全和保密。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.數(shù)據(jù)錄入安排專人負責(zé)資料的電子化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)維護定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，更新資料的保管期限、借閱記錄等信息，確保數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息化應(yīng)用利用資料管理信息系統(tǒng)，為應(yīng)急管理工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。例如，通過數(shù)據(jù)分析功能，對各類突發(fā)事件的發(fā)生趨勢、規(guī)律等進行分析，為制定應(yīng)急預(yù)案和防范措施提供參考。八、資料管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查應(yīng)急管理廳定期對資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。對發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價建立資料