辦公室工程檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)辦公室工程檔案的科學(xué)管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司辦公室所涉及的各類工程檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目以及技術(shù)改造、設(shè)備更新等項(xiàng)目形成的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程檔案由辦公室指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步管理原則：工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，做到工程進(jìn)度與檔案形成進(jìn)度相匹配。3.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保工程檔案信息不泄露。二、工程檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)工程檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)工程檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，指導(dǎo)各部門做好工程文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管公司工程檔案，建立健全工程檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案利用服務(wù)。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理要求，及時(shí)向辦公室移交工程檔案，并協(xié)助辦公室做好檔案的整理、編目等工作。3.在工程建設(shè)過程中，督促各參建單位做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，對(duì)參建單位的檔案工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。（三）參建單位職責(zé)1.嚴(yán)格按照國家有關(guān)工程檔案管理的規(guī)定和合同要求，做好本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作。2.向項(xiàng)目建設(shè)部門提交完整、準(zhǔn)確的工程檔案，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.接受項(xiàng)目建設(shè)部門和辦公室的監(jiān)督、檢查，及時(shí)整改檔案管理中存在的問題。三、工程文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、來往信函、工程照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.工程文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。（三）整理要求1.工程文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列。2.每份文件材料應(yīng)編制頁碼，并填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件題名、日期、頁號(hào)等信息。3.工程檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，便于查找和利用。四、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案向辦公室歸檔。2.參建單位應(yīng)在各自承擔(dān)的工程項(xiàng)目完工后[X]個(gè)月內(nèi)，將檔案移交項(xiàng)目建設(shè)部門。（二）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范要求，檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，裝訂整齊。2.歸檔的工程檔案應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）移交手續(xù)1.項(xiàng)目建設(shè)部門向辦公室移交工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交登記表，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.辦公室接收工程檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目建設(shè)部門溝通解決。3.工程檔案移交后，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確檔案保管責(zé)任。五、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.辦公室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.工程檔案應(yīng)分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。3.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.因特殊情況需要外借工程檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。4.外單位人員查閱或借閱工程檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照公司有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則工程檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)的原則，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立由辦公室、項(xiàng)目建設(shè)部門及相關(guān)專業(yè)人員組成的工程檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)工程建設(shè)、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建的參考作用。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的工程檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司工程檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法要求。2.項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門及參建單位的工程檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檢查內(nèi)容1.工程文件材料的收集、整理、歸檔情況。2.工程檔案的保管、利用情況。3.檔案管理制度的執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：辦公室每年組織一次全面的工程檔案管理工作檢查，對(duì)各部門和參建單位的檔案管理情況進(jìn)行檢查評(píng)估。2.不定期抽查：辦公室根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門和參建單位的工程檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)