遼陽自行采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)遼陽地區(qū)自行采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于遼陽地區(qū)各公司/組織在自行采購活動(dòng)中的管理。包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、小型工程項(xiàng)目、服務(wù)類采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照本辦法及相關(guān)流程進(jìn)行采購操作，確保采購過程合規(guī)。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)各方合法權(quán)益。5.誠信原則：采購活動(dòng)中各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)1.成立采購決策小組：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議采購計(jì)劃、重大采購項(xiàng)目、采購預(yù)算等重要事項(xiàng)，做出采購決策。2.職責(zé)審定采購管理制度和流程。審批年度采購計(jì)劃和預(yù)算。決策重大采購項(xiàng)目的采購方式、供應(yīng)商選擇等。監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門1.明確采購執(zhí)行部門：根據(jù)公司實(shí)際情況，確定專門的采購部門或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)采購執(zhí)行工作。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行采購決策機(jī)構(gòu)的決議。制定具體的采購計(jì)劃和采購方案。組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。整理和保管采購檔案資料。（三）需求部門1.定義需求部門：提出采購需求的各部門。2.職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出采購需求，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。協(xié)助采購執(zhí)行部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判。參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。（四）監(jiān)督部門1.設(shè)立監(jiān)督部門：公司內(nèi)部的審計(jì)、紀(jì)檢等部門作為采購監(jiān)督部門。2.職責(zé)監(jiān)督采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)、公司制度和流程。對(duì)采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)和評(píng)估。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.年度采購預(yù)算編制采購執(zhí)行部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃、歷史采購數(shù)據(jù)等，編制下一年度采購預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各類采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等。2.預(yù)算審核與批準(zhǔn)采購預(yù)算草案提交采購決策小組審議。采購決策小組根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)需求等因素進(jìn)行審核，批準(zhǔn)年度采購預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算：采購執(zhí)行部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。2.預(yù)算調(diào)整：如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購執(zhí)行部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等。經(jīng)采購決策小組審批后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門填寫申請(qǐng)表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購原因、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等。2.提交審批：《采購申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至采購執(zhí)行部門。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門初審：采購執(zhí)行部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求的合理性、必要性等進(jìn)行初審。2.相關(guān)部門會(huì)審：對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門組織需求部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門等進(jìn)行會(huì)審。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)初審和會(huì)審?fù)ㄟ^的采購申請(qǐng)，按照公司審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購執(zhí)行部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)，制定采購方案，包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、采購時(shí)間安排等。2.供應(yīng)商選擇采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。根據(jù)采購方案和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，從供應(yīng)商庫中篩選出合適的供應(yīng)商。對(duì)擬選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等情況。3.采購談判采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物品或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。4.合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購執(zhí)行部門起草采購合同。采購合同經(jīng)法律部門審核后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。（四）采購驗(yàn)收1.成立驗(yàn)收小組：采購項(xiàng)目完成后，采購執(zhí)行部門組織需求部門、使用部門等成立驗(yàn)收小組。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收小組按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收程序供應(yīng)商提交驗(yàn)收申請(qǐng)，提供相關(guān)驗(yàn)收資料。驗(yàn)收小組對(duì)采購物品或服務(wù)進(jìn)行實(shí)地檢查、測(cè)試等。驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收小組出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其限期整改或重新提供貨物/服務(wù)。（五）采購付款1.付款申請(qǐng)：采購執(zhí)行部門根據(jù)驗(yàn)收合格的《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購合同，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)采購項(xiàng)目的真實(shí)性、發(fā)票的合規(guī)性等。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過的付款申請(qǐng)，按照公司審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，辦理采購付款手續(xù)。五、采購方式（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序采購執(zhí)行部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商投標(biāo)。供應(yīng)商報(bào)名并購買招標(biāo)文件。采購執(zhí)行部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并簽訂采購合同。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的項(xiàng)目。2.邀請(qǐng)程序采購執(zhí)行部門從供應(yīng)商庫中選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。被邀請(qǐng)供應(yīng)商按照要求編制投標(biāo)文件，參與投標(biāo)。采購執(zhí)行部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購項(xiàng)目。2.談判程序采購執(zhí)行部門成立談判小組，確定談判供應(yīng)商名單。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，要求其提供報(bào)價(jià)和解決方案。談判小組進(jìn)行多輪談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。2.采購程序采購執(zhí)行部門填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，說明單一來源采購的理由。經(jīng)采購決策小組審批后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同。（五）詢價(jià)1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序采購執(zhí)行部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其提供報(bào)價(jià)。供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件。采購執(zhí)行部門對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇成交供應(yīng)商。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)：采購執(zhí)行部門制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商申請(qǐng)：供應(yīng)商向采購執(zhí)行部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料。3.審核與批準(zhǔn)：采購執(zhí)行部門對(duì)供應(yīng)商申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察。審核通過后，報(bào)采購決策小組批準(zhǔn)，納入供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.定期評(píng)價(jià)：采購執(zhí)行部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》。2.動(dòng)態(tài)考核：根據(jù)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行警告、處罰等處理。3.評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商在供應(yīng)商庫中的等級(jí)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格供應(yīng)商予以淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.激勵(lì)措施：對(duì)于長期合作、供貨質(zhì)量好、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款、合作項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)等。2.約束措施：對(duì)于違反采購合同約定、出現(xiàn)質(zhì)量問題等的供應(yīng)商，采取扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等約束措施。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購執(zhí)行部門會(huì)同相關(guān)部門，對(duì)采購活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如放棄采購項(xiàng)目、更換采購方式等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于部分風(fēng)險(xiǎn)，可通過購買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低且影響程度小的風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險(xiǎn)事件。八、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請(qǐng)表、采購審批文件、采購合同、采購文件（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判文件等）、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料