采購發(fā)票催收管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購發(fā)票的管理，規(guī)范采購發(fā)票催收工作流程，確保公司資金及時(shí)回籠，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有采購業(yè)務(wù)中涉及發(fā)票催收的相關(guān)工作，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：催收工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.及時(shí)高效原則：明確各環(huán)節(jié)工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)跟進(jìn)催收進(jìn)度，提高催收效率，避免逾期。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在采購發(fā)票催收工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.溝通協(xié)調(diào)原則：加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，建立良好的合作關(guān)系，共同解決發(fā)票催收過程中出現(xiàn)的問題。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂與執(zhí)行，確保合同條款明確約定發(fā)票開具時(shí)間、方式等相關(guān)內(nèi)容。2.采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商發(fā)貨及發(fā)票開具情況，主動(dòng)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其按時(shí)開具發(fā)票。3.對(duì)于供應(yīng)商反饋的發(fā)票開具問題，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，協(xié)助解決相關(guān)問題。4.配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票催收工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和支持。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定采購發(fā)票催收計(jì)劃，并跟蹤催收進(jìn)度。2.審核采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，對(duì)不符合要求的發(fā)票及時(shí)與采購部門溝通，要求供應(yīng)商重新開具。3.定期向采購部門反饋發(fā)票催收情況，對(duì)逾期未收回的發(fā)票進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤，并提出催收建議。4.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行發(fā)票催收的溝通協(xié)調(diào)工作，通過電話、郵件、函件等方式催促供應(yīng)商盡快開具并交付發(fā)票。5.對(duì)催收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，及時(shí)與相關(guān)部門溝通，共同研究解決方案。（三）法務(wù)部門1.為采購發(fā)票催收工作提供法律支持，審核相關(guān)合同條款及催收函件等法律文件，確保催收行為合法合規(guī)。2.對(duì)涉及發(fā)票糾紛的案件，協(xié)助財(cái)務(wù)部門及相關(guān)部門進(jìn)行處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。（四）其他部門其他部門應(yīng)配合采購部門和財(cái)務(wù)部門做好采購發(fā)票催收工作，提供必要的協(xié)助和信息支持。三、發(fā)票開具要求（一）開具時(shí)間1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時(shí)間開具發(fā)票。如合同未明確約定，應(yīng)在貨物交付或服務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)開具發(fā)票。2.對(duì)于分期付款的采購業(yè)務(wù)，供應(yīng)商應(yīng)在每期款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的貨物交付或服務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)開具相應(yīng)金額的發(fā)票。（二）開具內(nèi)容1.發(fā)票應(yīng)如實(shí)填寫采購貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，確保與采購合同及實(shí)際交易內(nèi)容一致。2.發(fā)票上應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊、缺角或加蓋其他印章代替。（三）發(fā)票類型1.根據(jù)公司實(shí)際需求，供應(yīng)商應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票。如公司為增值稅一般納稅人，應(yīng)優(yōu)先取得增值稅專用發(fā)票。2.對(duì)于免稅貨物或服務(wù)，供應(yīng)商應(yīng)開具相應(yīng)的免稅發(fā)票，并注明免稅原因及依據(jù)。（四）發(fā)票傳遞1.供應(yīng)商應(yīng)在開具發(fā)票后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將發(fā)票以郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式交付給公司。郵寄時(shí)應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并確保發(fā)票在郵寄過程中的安全。2.如因特殊原因無法按時(shí)交付發(fā)票，供應(yīng)商應(yīng)提前與公司采購部門溝通，并說明原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間。四、催收流程（一）提醒階段1.在發(fā)票開具時(shí)間到期前[X]個(gè)工作日，財(cái)務(wù)部門通過郵件或短信等方式提醒采購部門跟進(jìn)供應(yīng)商發(fā)票開具情況。2.采購部門收到提醒后，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，確認(rèn)發(fā)票開具進(jìn)度，并督促其按時(shí)開具發(fā)票。（二）催收階段1.發(fā)票開具時(shí)間到期后，如仍未收到發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)立即啟動(dòng)催收工作。首先通過電話與供應(yīng)商溝通，了解未開具發(fā)票的原因，并要求其盡快開具。2.對(duì)于電話溝通無效的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送正式的催收函件給供應(yīng)商。催收函件應(yīng)明確指出發(fā)票逾期未開具的事實(shí)、要求供應(yīng)商盡快開具發(fā)票的期限（一般為[X]個(gè)工作日），并告知逾期可能產(chǎn)生的后果。3.在催收過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好記錄，包括溝通時(shí)間、溝通方式、供應(yīng)商反饋內(nèi)容等，以便跟蹤催收進(jìn)度和分析催收效果。（三）重點(diǎn)催收階段1.經(jīng)過兩輪催收后，如發(fā)票仍未收回，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將該供應(yīng)商列為重點(diǎn)催收對(duì)象。2.采購部門協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行重點(diǎn)催收工作，與供應(yīng)商進(jìn)行面對(duì)面溝通或通過高層協(xié)調(diào)等方式，加大催收力度。3.財(cái)務(wù)部門定期向公司管理層匯報(bào)重點(diǎn)催收供應(yīng)商的情況，共同研究解決方案。（四）法律催收階段1.對(duì)于多次催收仍拒不開具發(fā)票或存在惡意拖欠行為的供應(yīng)商，公司應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)證據(jù)，起草法律文書，如律師函、起訴狀等，并代表公司與供應(yīng)商進(jìn)行法律訴訟。3.在法律催收過程中，各部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的業(yè)務(wù)資料和支持，確保公司合法權(quán)益得到有效維護(hù)。五、催收記錄與報(bào)告（一）催收記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立完善的采購發(fā)票催收記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆發(fā)票的催收過程，包括催收時(shí)間、催收方式、供應(yīng)商反饋、催收結(jié)果等信息。2.催收記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年，以便日后查閱和審計(jì)。（二）催收?qǐng)?bào)告1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期（每月/每季度）編制采購發(fā)票催收?qǐng)?bào)告，向公司管理層匯報(bào)發(fā)票催收工作進(jìn)展情況。2.催收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括以下內(nèi)容：本期發(fā)票催收總體情況，如催收發(fā)票數(shù)量、金額、已收回發(fā)票數(shù)量及金額、逾期未收回發(fā)票數(shù)量及金額等。對(duì)逾期未收回發(fā)票的原因分析，包括供應(yīng)商原因、內(nèi)部流程問題等。采取的催收措施及效果，如提醒次數(shù)、催收函件發(fā)送情況、重點(diǎn)催收供應(yīng)商情況等。下一步催收工作計(jì)劃和建議，如對(duì)重點(diǎn)催收供應(yīng)商的后續(xù)措施、優(yōu)化內(nèi)部催收流程的建議等。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.采購發(fā)票按時(shí)收回率：考核采購發(fā)票在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收回的比例，計(jì)算公式為：按時(shí)收回發(fā)票金額/應(yīng)收回發(fā)票金額×100%。2.逾期發(fā)票發(fā)生率：考核逾期未收回發(fā)票的情況，計(jì)算公式為：逾期未收回發(fā)票金額/應(yīng)收回發(fā)票金額×100%。3.催收成本：考核催收工作所發(fā)生的費(fèi)用，包括電話費(fèi)用、郵寄費(fèi)用、法律費(fèi)用等。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在采購發(fā)票催收工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)如下：連續(xù)三個(gè)月采購發(fā)票按時(shí)收回率達(dá)到[X]%以上，且逾期發(fā)票發(fā)生率低于[X]%的部門，給予部門負(fù)責(zé)人[X]元獎(jiǎng)金，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)。個(gè)人在催收工作中通過積極溝通協(xié)調(diào)，成功解決重大發(fā)票催收難題，為公司挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，給予[X]元獎(jiǎng)金，并晉升一級(jí)工資。（三）懲罰措施1.對(duì)于因工作失誤或不作為導(dǎo)致采購發(fā)票逾期未收回，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.具體懲罰標(biāo)準(zhǔn)如下：逾期發(fā)票發(fā)生率連續(xù)三個(gè)月超過[X]%的部門，對(duì)部門負(fù)責(zé)人給予警告處分，并扣發(fā)當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的[X]%。個(gè)人因工作疏忽導(dǎo)致