銀行公文保管管理辦法總則目的為加強銀行公文保管管理，確保公文的完整性、安全性和可追溯性，提高公文處理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及銀行業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于銀行內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類公文，包括但不限于上行文、下行文、平行文以及各類業(yè)務(wù)文件、通知、報告、合同等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和銀行業(yè)監(jiān)管要求，確保公文保管管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障公文的安全，防止公文丟失、損壞、泄露，確保公文內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等得到妥善保護(hù)。3.分類管理原則：按照公文的種類、性質(zhì)、年份、保管期限等進(jìn)行分類，便于查找、使用和管理。4.便捷高效原則：在保證公文安全和質(zhì)量的前提下，優(yōu)化保管流程，提高公文查閱、調(diào)閱的效率，滿足業(yè)務(wù)工作需要。公文分類與編號公文分類1.按公文性質(zhì)分類行政公文：包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等，用于傳達(dá)銀行內(nèi)部行政事務(wù)、工作安排、決策部署等。業(yè)務(wù)公文：涵蓋各類業(yè)務(wù)操作規(guī)程、風(fēng)險控制文件、信貸審批文件、財務(wù)報表、市場分析報告等，與銀行具體業(yè)務(wù)活動緊密相關(guān)。法律文書：如合同、協(xié)議、訴訟文書、合規(guī)文件等，具有法律效力，是銀行開展業(yè)務(wù)、維護(hù)權(quán)益的重要依據(jù)。2.按公文來源分類收文：指銀行收到的外部單位或個人發(fā)來的公文，包括上級機(jī)關(guān)文件、平行單位來函、下級單位請示等。發(fā)文：由銀行內(nèi)部各部門制發(fā)的公文，用于傳達(dá)工作要求、部署任務(wù)、發(fā)布信息等。公文編號1.編號規(guī)則公文編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號由年份、部門代碼、公文順序號組成。年份采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。部門代碼根據(jù)銀行內(nèi)部部門設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一編制，每個部門對應(yīng)一個特定的代碼，如“01”表示辦公室，“02”表示信貸部等。公文順序號為當(dāng)年該部門發(fā)出或收到的公文流水號，用三位數(shù)表示，如“001”“002”等。2.編號示例辦公室2023年發(fā)出的第5份行政公文編號為：202301005信貸部2023年收到的第10份業(yè)務(wù)請示文件編號為：202302010公文保管期限與密級劃分保管期限1.短期保管：保管期限為15年的公文，主要包括一般性的業(yè)務(wù)報表、臨時性通知、短期合同等。此類公文在滿足業(yè)務(wù)查詢和一定時間的參考需求后，可按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.中期保管：保管期限為510年的公文，如重要業(yè)務(wù)流程的階段性總結(jié)報告、年度一般性財務(wù)文件等。這些公文對于銀行的業(yè)務(wù)連續(xù)性和歷史數(shù)據(jù)積累有一定價值，需妥善保管。3.長期保管：保管期限在10年以上的公文，包括重大業(yè)務(wù)決策文件、長期貸款合同、重要客戶資料、法律法規(guī)檔案等。長期保管的公文是銀行重要的歷史資料和業(yè)務(wù)依據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管和維護(hù)。密級劃分1.絕密：涉及銀行核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)等重要信息，一旦泄露將對銀行造成極其嚴(yán)重的損失。絕密級公文必須嚴(yán)格限定知悉范圍，采取最高級別的保密措施。2.機(jī)密：包含重要業(yè)務(wù)信息、客戶敏感信息、內(nèi)部管理關(guān)鍵數(shù)據(jù)等，泄露后可能對銀行的業(yè)務(wù)運營、聲譽或利益產(chǎn)生較大損害。機(jī)密級公文的查閱和使用需經(jīng)過嚴(yán)格審批。3.秘密：涉及銀行一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部工作安排等，泄露可能對銀行工作造成一定影響。秘密級公文應(yīng)按照規(guī)定的范圍進(jìn)行管理和傳遞。公文保管方式與場所保管方式1.紙質(zhì)公文保管：對于重要的紙質(zhì)公文，應(yīng)采用檔案袋、文件夾等進(jìn)行分類裝訂，并在封面標(biāo)注公文編號、標(biāo)題、日期、保管期限、密級等信息。同時，建立紙質(zhì)公文目錄清單，便于查找和核對。2.電子公文保管：電子公文應(yīng)按照存儲介質(zhì)的不同進(jìn)行分類管理，如硬盤、光盤、磁帶等。對電子公文進(jìn)行加密存儲，并建立完善的索引目錄，確保能夠快速準(zhǔn)確地檢索到所需文件。同時，定期對電子公文進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.縮微膠片保管：對于具有長期保存價值且查閱頻率較低的重要公文，可采用縮微膠片進(jìn)行保管?？s微膠片應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作和存儲，建立專門的縮微膠片檢索系統(tǒng)，方便查閱。保管場所1.檔案庫：設(shè)立專門的檔案庫用于存放各類公文，檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保公文存儲環(huán)境安全穩(wěn)定。2.保險柜：對于絕密級和少量高密級的紙質(zhì)公文，可在辦公室或?qū)Ｓ帽Ｃ軈^(qū)域配備保險柜進(jìn)行臨時存放。保險柜應(yīng)具備良好的防盜性能，并定期檢查其安全性。3.電子存儲設(shè)備存放區(qū)：電子公文存儲設(shè)備應(yīng)存放在專門的電子存儲設(shè)備存放區(qū)，該區(qū)域應(yīng)配備防靜電、防火、防潮等設(shè)施，確保存儲設(shè)備的安全。同時，對存放區(qū)進(jìn)行嚴(yán)格的訪問控制，限制無關(guān)人員進(jìn)入。公文歸檔與整理歸檔要求1.及時歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將公文整理歸檔。一般情況下，收文應(yīng)在一周內(nèi)歸檔，發(fā)文應(yīng)在文件印發(fā)后的三個工作日內(nèi)歸檔。2.齊全完整：歸檔的公文應(yīng)確保內(nèi)容完整，包括正文、附件、批復(fù)、批示等相關(guān)材料。同時，公文的簽署、印章、日期等要素應(yīng)齊全無誤。3.分類準(zhǔn)確：按照公文分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔公文進(jìn)行準(zhǔn)確分類，確保同一類公文集中存放，便于查找和管理。整理方法1.紙質(zhì)公文整理：對紙質(zhì)公文進(jìn)行分類排序后，去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。然后按照公文編號順序依次排列，對于同一事項的公文應(yīng)將相關(guān)文件材料進(jìn)行整合，一并歸檔。2.電子公文整理：電子公文應(yīng)按照公文類別和時間順序進(jìn)行命名和存儲，確保文件名規(guī)范、清晰，便于識別。同時，對電子公文的元數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和標(biāo)注，如文件作者、日期、來源等，提高電子公文的檢索效率。3.編目裝訂：完成公文分類整理后，應(yīng)編制公文目錄。目錄內(nèi)容包括公文編號、標(biāo)題、日期、保管期限、密級、頁碼等信息。然后按照目錄順序?qū)倪M(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。公文查閱與借閱查閱流程1.申請：內(nèi)部人員因工作需要查閱公文時，應(yīng)填寫《公文查閱申請表》，注明查閱公文的編號、標(biāo)題、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人接到申請后，應(yīng)根據(jù)查閱內(nèi)容和申請人的工作需要進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的公文查閱申請，需報經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱：申請人持經(jīng)審批通過的《公文查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的公文供申請人查閱。查閱過程中，申請人應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，不得擅自將公文帶出查閱場所。4.登記：檔案管理人員應(yīng)對公文查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱公文編號、標(biāo)題、查閱時長等信息，以備查詢和統(tǒng)計。借閱流程1.申請：因特殊工作需要借閱公文的，借閱人應(yīng)填寫《公文借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱公文的編號、標(biāo)題、借閱期限、借閱用途等情況，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.審批：部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。對于絕密級公文的借閱申請，必須經(jīng)銀行高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱：借閱人憑審批通過的《公文借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員對借閱的公文進(jìn)行清點、核對，并向借閱人發(fā)放《公文借閱登記薄》，由借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的公文，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘抄。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還公文。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對公文進(jìn)行檢查，確保公文完好無損、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)公文有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員在《公文借閱登記薄》上記錄公文歸還情況，并將《公文借閱申請表》與歸還的公文一并歸檔。公文保管監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：銀行內(nèi)部審計部門定期對公文保管管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查公文保管制度的執(zhí)行情況、保管場所的安全設(shè)施、公文查閱借閱記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.部門自查：各部門應(yīng)定期對本部門保管的公文進(jìn)行自查，確保公文保管的規(guī)范性和完整性。自查情況應(yīng)形成報告，上報檔案管理部門。3.檔案管理部門日常監(jiān)督：檔案管理部門負(fù)責(zé)對公文保管的日常工作進(jìn)行監(jiān)督，檢查公文的分類整理、編號登記、存儲環(huán)境等情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。檢查內(nèi)容與頻率1.檢查內(nèi)容公文保管制度的執(zhí)行情況，包括歸檔、整理、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。公文的保管期限、密級劃分是否準(zhǔn)確，是否按照規(guī)定進(jìn)行調(diào)整和處理。保管場所的安全設(shè)施是否完好，是否存在安全隱患。電子公文的存儲、備份情況，數(shù)據(jù)是否完整、安全。公文查閱借閱記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否存在違規(guī)操作。2.檢查頻率內(nèi)部審計部門每年至少進(jìn)行一次全面的公文保管管理審計。各部門每季度進(jìn)行一次自查。檔案管理部門每月進(jìn)行一次日常檢查。公文銷毀銷毀范圍1.已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的公文：按照規(guī)定的保管期限，對到期的公文進(jìn)行清理，經(jīng)鑒定確認(rèn)無繼續(xù)保存必要的，可予以銷毀。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再適用的公文：隨著銀行機(jī)構(gòu)改革、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型等，一些原有的公文可能不再具有實際用途，此類公文應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。3.涉密公文解密后且無保存價值的：涉密公文在解密后，根據(jù)其內(nèi)容和實際情況，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。銷毀程序1.鑒定：由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密部門對擬銷毀的公文進(jìn)行鑒定，確定公文是否符合銷毀條件，并填寫《公文銷毀鑒定表》。2.審批：《公文銷毀鑒定表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要機(jī)密或大量公文的銷毀申請，需報經(jīng)銀行主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實施：經(jīng)審批同意后，由檔案管理部