公司離職面談管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司離職面談流程，確保離職員工與公司之間的溝通順暢、公正、透明，維護雙方合法權益，同時總結經驗教訓，為公司人力資源管理提供參考，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有主動或被動離職的員工，包括但不限于正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.尊重原則：面談過程中充分尊重離職員工的人格、權益和個人隱私，以平等、友善的態(tài)度進行交流。2.客觀公正原則：依據事實和公司相關規(guī)定，客觀公正地對待離職面談，不偏袒、不歧視，確保面談結果真實可靠。3.保密原則：對離職面談中涉及的公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。4.溝通反饋原則：保持與離職員工的良好溝通，認真聽取其意見和建議，并及時給予反饋，確保離職員工清楚了解面談結果及后續(xù)相關事宜。二、面談主體及職責（一）面談主持人由人力資源部門指定專人擔任面談主持人，負責主導離職面談流程，確保面談順利進行。面談主持人應具備良好的溝通技巧、人力資源管理知識和豐富的職場經驗，能夠客觀公正地處理面談過程中出現的各種問題。面談主持人職責：1.提前與離職員工預約面談時間和地點，并告知面談相關事宜。2.營造輕松、和諧的面談氛圍，引導離職員工積極參與面談。3.按照既定的面談提綱進行提問，全面了解離職員工的離職原因、工作感受、對公司的意見和建議等。4.認真記錄面談內容，確保信息準確、完整。5.解答離職員工關于離職手續(xù)辦理、薪酬福利結算等方面的疑問。6.對離職員工提出的合理訴求進行整理和反饋，及時與相關部門溝通協(xié)調，推動問題解決。7.根據面談結果，撰寫離職面談報告，提交給人力資源部門負責人及相關領導。（二）面談參與人根據面談需要，可邀請離職員工所在部門負責人、相關同事等作為面談參與人。面談參與人應根據自身職責和了解的情況，提供相關信息和意見，協(xié)助面談主持人全面了解離職員工的工作表現和離職原因。面談參與人職責：1.離職員工所在部門負責人：介紹離職員工在本部門的工作表現、業(yè)績、優(yōu)缺點等情況。分享與離職員工在工作過程中的合作經歷和感受。對離職員工的離職原因進行分析，提出相關建議。2.相關同事：從團隊協(xié)作、工作配合等角度，談談對離職員工的印象和評價。提供與離職員工工作相關的具體事例和細節(jié)，幫助更全面地了解離職員工。三、面談準備（一）確定面談時間和地點1.面談主持人應在接到員工離職申請后，盡快與離職員工協(xié)商確定面談時間。面談時間應選擇離職員工方便的時段，避免與工作沖突，且不宜安排在員工離職前過短或過長的時間。2.根據面談的性質和需要，選擇合適的面談地點。面談地點應安靜、舒適，避免外界干擾，確保面談能夠在良好的環(huán)境中進行。（二）組建面談團隊根據離職員工的崗位性質、工作范圍等因素，確定面談參與人，并提前通知相關人員做好準備。面談團隊成員應熟悉面談流程和要求，明確各自在面談中的職責。（三）收集相關資料面談主持人提前收集離職員工的個人信息、工作表現記錄、績效考核結果、薪酬福利情況等相關資料，以便在面談過程中能夠全面了解離職員工的情況，為準確分析離職原因和解決問題提供依據。（四）制定面談提綱面談主持人根據面談目的和參與人的職責，制定詳細的面談提綱。面談提綱應涵蓋離職原因、工作評價、對公司的意見和建議、離職手續(xù)辦理、薪酬福利結算等方面的內容，確保面談能夠全面、深入地進行。面談提綱示例：1.您為什么選擇離職？（可從個人發(fā)展、工作環(huán)境、職業(yè)規(guī)劃等方面引導回答）2.在公司工作期間，您對自己的工作表現如何評價？有哪些優(yōu)點和不足？3.您對所在部門的工作氛圍、團隊協(xié)作、領導管理等方面有什么看法？4.您認為公司在哪些方面做得比較好？哪些方面還需要改進？5.對于您的離職，您對后續(xù)的工作交接有什么建議？6.您是否清楚離職手續(xù)的辦理流程和要求？還有什么疑問？7.關于薪酬福利結算，您是否有任何問題或訴求？四、面談流程（一）開場介紹面談主持人開場時，向離職員工介紹面談的目的、流程和參與人員，營造輕松、和諧的面談氛圍，讓離職員工感受到公司對面談的重視和尊重。（二）離職原因溝通1.面談主持人按照面談提綱，首先詢問離職員工的離職原因。鼓勵離職員工坦誠地表達自己的想法和感受，認真傾聽其陳述，不打斷、不評判。2.如果離職員工的離職原因涉及公司內部管理、工作安排、人際關系等方面的問題，面談主持人應進一步深入了解具體情況，記錄相關細節(jié)和證據。（三）工作評價與反饋1.邀請離職員工所在部門負責人和相關同事對離職員工的工作表現進行評價。評價內容可包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。2.部門負責人和同事應客觀公正地發(fā)表意見，既要肯定離職員工的優(yōu)點和成績，也要指出存在的不足和問題，并提供具體事例和數據支持。3.面談主持人將各方的評價反饋給離職員工，確保離職員工清楚了解自己在公司的工作表現情況，同時詢問離職員工對評價的看法和意見。（四）公司情況反饋1.面談主持人向離職員工介紹公司的發(fā)展現狀、未來規(guī)劃以及公司在人力資源管理、企業(yè)文化建設等方面的工作舉措，讓離職員工了解公司的整體情況和發(fā)展方向。2.針對離職員工在面談過程中提出的對公司的意見和建議，面談主持人認真記錄，并表示會及時反饋給相關部門和領導，推動問題解決和公司改進。（五）離職手續(xù)說明1.面談主持人向離職員工詳細說明離職手續(xù)的辦理流程、所需材料以及時間節(jié)點等要求，確保離職員工清楚了解各項手續(xù)的具體內容和辦理方式。2.解答離職員工在離職手續(xù)辦理過程中可能遇到的疑問，如社保公積金轉移、工作交接手續(xù)、工資結算等問題，提供必要的指導和幫助。（六）薪酬福利結算溝通1.向離職員工介紹公司關于薪酬福利結算的政策和規(guī)定，包括工資支付時間、方式、獎金發(fā)放情況、未休年假補償、社保公積金繳納截止日期等內容。2.核對離職員工的薪酬福利明細，確保結算金額準確無誤。對于離職員工提出的薪酬福利方面的疑問和訴求，認真記錄并及時與財務部門等相關部門溝通協(xié)調，給予明確答復。（七）結束面談1.在面談接近尾聲時，面談主持人感謝離職員工抽出時間參與面談，表達對其在公司工作期間的感謝和祝福。2.告知離職員工如有其他問題或需要進一步溝通的事項，可隨時與公司相關人員聯系。3.提醒離職員工按照規(guī)定時間和要求辦理離職手續(xù)，確保離職過程順利進行。五、面談記錄與報告（一）面談記錄面談主持人應在面談過程中認真記錄面談內容，記錄方式可采用手寫記錄或電子記錄。記錄內容應包括面談時間、地點、參與人員、面談問題及回答要點、離職員工提出的意見和建議、薪酬福利結算情況等詳細信息，確保記錄真實、準確、完整。面談記錄應妥善保存，作為公司人力資源管理的重要資料，以備后續(xù)查閱和分析。（二）面談報告面談結束后，面談主持人應根據面談記錄撰寫離職面談報告。面談報告應包括以下內容：1.離職員工基本信息：包括姓名、部門、崗位、入職時間、離職時間等。2.面談基本情況：面談時間、地點、參與人員等。3.離職原因分析：綜合離職員工的陳述和各方評價，分析離職原因，如個人發(fā)展、工作環(huán)境、薪酬待遇、職業(yè)規(guī)劃等方面的因素。4.工作表現評價：總結離職員工在公司工作期間的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面的表現，肯定優(yōu)點，指出不足。5.對公司的意見和建議：整理離職員工提出的對公司在管理、文化、業(yè)務等方面的意見和建議，分類歸納，以便公司相關部門和領導參考。6.面談結論及建議：根據面談情況，得出面談結論，如離職原因是否合理、公司在管理方面是否存在問題等，并提出相應的建議，如改進管理措施、加強員工關懷、完善薪酬福利體系等。面談報告應在面談結束后的[X]個工作日內提交給人力資源部門負責人及相關領導審閱。六、面談結果跟蹤與反饋（一）結果跟蹤人力資源部門負責對離職面談結果進行跟蹤，確保面談中提出的問題得到有效解決，建議得到落實。對于涉及公司管理改進、員工關懷等方面的建議，及時協(xié)調相關部門制定具體的行動計劃，并跟蹤行動計劃的執(zhí)行情況。（二）反饋機制1.將離職面談報告的主要內容向公司相關部門和領導進行反饋，讓各部門了解公司員工離職情況及相關意見建議，共同關注公司人力資源管理工作。2.對于離職員工提出的意見和建議，及時向離職員工反饋處理結果，告知其公司針對問題所采取的措施和取得的進展，確保離職員工感受到公司對其意見的重視和尊重。七、保密規(guī)定（一）保密范圍離職面談過程中涉及的公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、員工個人隱私等信息均屬于保密范圍。公司商業(yè)秘密包括但不限于公司的產品研發(fā)資料、市場策略、客戶信息、業(yè)務數據等；員工個人隱私包括但不限于員工的身份證號碼、家庭住址、聯系方式、工資收入、健康狀況等。（二）保密要求1.面談參與人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將面談中涉及的保密信息泄露給任何無關人員。2.面談主持人負責對面談記錄和報告進行妥善保管，確保信息安全。如需查閱面談記錄，應經過人力資源部門負責人及相關領導批準，并在指定地點查閱，不得擅自復印、拍照或帶出。3.對于因工作需要確需使用保密信息的人員，應按照公司相關保密制度的規(guī)定，履行審批手續(xù)，并采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）違規(guī)