修訂接待管理辦法通知一、總則（一）目的為了規(guī)范公司的接待管理工作，提升接待水平，展示公司良好形象，促進(jìn)對(duì)外交流與合作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及下屬單位在接待來(lái)訪賓客、合作伙伴、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等活動(dòng)中的接待管理工作。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度對(duì)待來(lái)訪人員，提供周到細(xì)致的服務(wù)，確保來(lái)訪人員感受到公司的尊重和關(guān)懷。2.規(guī)范有序原則：接待工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到有序安排、規(guī)范操作，確保接待工作的高效性和一致性。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過(guò)程中，應(yīng)合理控制費(fèi)用支出，避免鋪張浪費(fèi)，做到既能滿足接待需要，又能節(jié)約成本。4.對(duì)口接待原則：根據(jù)來(lái)訪人員的身份和目的，由相應(yīng)的部門(mén)或單位負(fù)責(zé)對(duì)口接待，確保接待工作的針對(duì)性和專業(yè)性。二、接待分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）重要賓客接待1.定義：重要賓客是指對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、戰(zhàn)略合作、品牌形象等具有重大影響的來(lái)訪人員，包括政府官員、行業(yè)領(lǐng)袖、知名企業(yè)高管等。2.接待標(biāo)準(zhǔn)接待規(guī)格：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)出面接待，安排專門(mén)的接待小組負(fù)責(zé)全程陪同。接待流程：提前了解來(lái)訪人員的行程安排、背景信息和接待需求，制定詳細(xì)的接待方案。接待過(guò)程中，安排參觀公司展廳、生產(chǎn)基地等重要場(chǎng)所，組織專題座談會(huì)或商務(wù)洽談會(huì)，介紹公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)情況等。接待費(fèi)用：根據(jù)接待實(shí)際需要，合理安排交通、住宿、餐飲、禮品等費(fèi)用，確保接待質(zhì)量的同時(shí)，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）合作伙伴接待1.定義：合作伙伴接待是指與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的合作伙伴來(lái)訪時(shí)的接待工作，包括供應(yīng)商、經(jīng)銷商、代理商等。2.接待標(biāo)準(zhǔn)接待規(guī)格：根據(jù)合作伙伴的重要程度和業(yè)務(wù)需求，由相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)出面接待，安排專人陪同。接待流程：提前與合作伙伴溝通，確定來(lái)訪目的、行程安排等信息，制定接待計(jì)劃。接待過(guò)程中，重點(diǎn)介紹公司業(yè)務(wù)合作領(lǐng)域的情況，組織業(yè)務(wù)洽談會(huì)或參觀相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，加強(qiáng)雙方的了解與合作。接待費(fèi)用：接待費(fèi)用應(yīng)根據(jù)合作關(guān)系和業(yè)務(wù)需求合理控制，主要用于必要的交通、餐飲、會(huì)議室使用等費(fèi)用支出。接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。（三）普通來(lái)訪接待1.定義：普通來(lái)訪接待是指除重要賓客和合作伙伴之外的其他來(lái)訪人員的接待工作，包括上級(jí)單位調(diào)研、兄弟單位交流、客戶咨詢等。2.接待標(biāo)準(zhǔn)接待規(guī)格：由對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)接待，安排專人引導(dǎo)和介紹相關(guān)情況。接待流程：接到來(lái)訪通知后，及時(shí)了解來(lái)訪人員的基本信息和來(lái)訪目的，安排合適的接待人員和場(chǎng)所。接待過(guò)程中，簡(jiǎn)要介紹公司相關(guān)業(yè)務(wù)情況，解答來(lái)訪人員的疑問(wèn)，根據(jù)需要安排參觀公司部分區(qū)域。接待費(fèi)用：接待費(fèi)用主要用于茶水、一次性水杯等基本接待用品，嚴(yán)格控制不必要的開(kāi)支。接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。三、接待流程（一）接待申請(qǐng)1.各部門(mén)或單位在接到接待任務(wù)后，應(yīng)填寫(xiě)《接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明來(lái)訪人員的基本信息（姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等）、來(lái)訪目的、預(yù)計(jì)來(lái)訪時(shí)間、接待規(guī)格、接待費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。2.《接待申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要賓客接待申請(qǐng)，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。（二）接待準(zhǔn)備1.根據(jù)審批通過(guò)的《接待申請(qǐng)表》，接待部門(mén)負(fù)責(zé)制定具體的接待方案，明確接待流程、責(zé)任分工、時(shí)間安排等事項(xiàng)。接待方案應(yīng)提前與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作落實(shí)到位。2.交通安排：根據(jù)來(lái)訪人員的人數(shù)和交通方式，提前預(yù)訂合適的交通工具，如飛機(jī)、火車、汽車等，并安排專人負(fù)責(zé)接送站工作。3.住宿安排：根據(jù)來(lái)訪人員的身份和接待規(guī)格，預(yù)訂相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的酒店或安排公司內(nèi)部招待所接待。如需安排住宿，應(yīng)提前與酒店溝通，確保房間預(yù)訂、入住手續(xù)辦理等工作順利進(jìn)行。4.餐飲安排：根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和來(lái)訪人員的飲食習(xí)慣，合理安排餐飲。如需安排宴請(qǐng)，應(yīng)提前確定宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、菜單等，確保宴請(qǐng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)安排。5.場(chǎng)地安排：根據(jù)接待需要，提前預(yù)訂會(huì)議室、洽談室等場(chǎng)地，并做好場(chǎng)地布置工作。場(chǎng)地布置應(yīng)簡(jiǎn)潔大方、體現(xiàn)公司特色，為來(lái)訪人員提供良好的交流環(huán)境。6.資料準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好公司宣傳資料、業(yè)務(wù)介紹資料、相關(guān)文件等，以便在接待過(guò)程中向來(lái)訪人員展示公司形象和業(yè)務(wù)情況。（三）接待實(shí)施1.接待人員應(yīng)提前到達(dá)指定地點(diǎn)迎接來(lái)訪人員，主動(dòng)介紹自己的身份，熱情歡迎來(lái)訪人員，并協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。2.在接待過(guò)程中，接待人員應(yīng)全程陪同，及時(shí)解答來(lái)訪人員的疑問(wèn)，提供必要的幫助和服務(wù)。注意言行舉止，展現(xiàn)公司良好形象。3.按照接待方案安排，組織來(lái)訪人員參觀公司展廳、生產(chǎn)基地等場(chǎng)所，安排專題座談會(huì)或商務(wù)洽談會(huì)等活動(dòng)。在活動(dòng)過(guò)程中，要做好記錄工作，及時(shí)收集來(lái)訪人員的意見(jiàn)和建議。4.宴請(qǐng)活動(dòng)要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，注意禮儀規(guī)范。安排專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、服務(wù)等工作，確保宴請(qǐng)活動(dòng)的順利進(jìn)行。（四）接待總結(jié)1.接待任務(wù)完成后，接待部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)本次接待工作進(jìn)行總結(jié)，填寫(xiě)《接待工作總結(jié)表》，內(nèi)容包括接待基本情況、接待效果、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等。2.《接待工作總結(jié)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司辦公室備案。公司辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的接待工作進(jìn)行匯總分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善接待管理工作。四、接待費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.接待部門(mén)在申請(qǐng)接待任務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際需求，編制詳細(xì)的接待費(fèi)用預(yù)算。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括交通、住宿、餐飲、禮品、場(chǎng)地租賃、資料印刷等各項(xiàng)費(fèi)用。2.接待費(fèi)用預(yù)算經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要賓客接待費(fèi)用預(yù)算，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，憑合法有效的票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷票據(jù)應(yīng)與接待申請(qǐng)表、接待方案等相關(guān)資料一致，注明接待事項(xiàng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。2.接待費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，由接待人員填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照審批后的接待費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，對(duì)超預(yù)算或不符合規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。3.接待費(fèi)用報(bào)銷審批流程完成后，由公司財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定進(jìn)行支付。（三）費(fèi)用控制1.公司各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制接待費(fèi)用支出，不得超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算接待。如因特殊情況需要調(diào)整接待標(biāo)準(zhǔn)或增加接待費(fèi)用預(yù)算，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正費(fèi)用支出中存在的問(wèn)題。對(duì)于接待費(fèi)用過(guò)高或增長(zhǎng)過(guò)快的部門(mén)，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控和檢查。五、禮品管理（一）禮品選擇原則1.禮品應(yīng)具有公司特色和文化內(nèi)涵，能夠體現(xiàn)公司的品牌形象和價(jià)值觀。2.禮品的選擇應(yīng)根據(jù)來(lái)訪人員的身份、來(lái)訪目的和接待規(guī)格等因素綜合考慮，注重禮品的實(shí)用性和紀(jì)念性。3.禮品的價(jià)值應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，不得贈(zèng)送貴重禮品或違反廉潔自律規(guī)定的禮品。（二）禮品采購(gòu)與發(fā)放1.禮品采購(gòu)由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，按照禮品選擇原則，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商，確保禮品質(zhì)量和價(jià)格合理。2.禮品采購(gòu)應(yīng)建立嚴(yán)格的審批制度，采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司辦公室負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.禮品發(fā)放時(shí)，由接待部門(mén)填寫(xiě)《禮品發(fā)放登記表》，注明禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間等信息。禮品發(fā)放登記表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司辦公室備案。（三）禮品使用監(jiān)督1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)禮品采購(gòu)和發(fā)放情況進(jìn)行檢查，確保禮品采購(gòu)符合規(guī)定，發(fā)放記錄真實(shí)準(zhǔn)確。2.公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)對(duì)禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)采購(gòu)、發(fā)放禮品等問(wèn)題。對(duì)于違反規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、接待紀(jì)律與責(zé)任追究（一）接待紀(jì)律1.接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺(jué)維護(hù)公司形象。2.接待過(guò)程中，不得擅自提高接待標(biāo)準(zhǔn)、增加接待項(xiàng)目或超預(yù)算支出。不得接受來(lái)訪人員的禮品、禮金、有價(jià)證券等財(cái)物，不得利用接待工作謀取私利。3.接待人員應(yīng)保守公司商業(yè)秘密和來(lái)訪人員的隱私信息，不得泄露公司內(nèi)部情況和業(yè)務(wù)信息。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反接待管理辦法規(guī)定的行為，公司