公司樣品領(lǐng)取管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司樣品領(lǐng)取流程，確保樣品領(lǐng)取的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，保障公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因生產(chǎn)、研發(fā)、銷(xiāo)售、質(zhì)量檢驗(yàn)等工作需要領(lǐng)取樣品的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保樣品領(lǐng)取活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄樣品領(lǐng)取的相關(guān)信息，保證領(lǐng)取數(shù)量、規(guī)格、用途等信息真實(shí)無(wú)誤。3.安全性原則：加強(qiáng)樣品領(lǐng)取過(guò)程中的安全管理，防止樣品丟失、損壞或變質(zhì)。4.責(zé)任明確原則：明確樣品領(lǐng)取各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人。二、樣品分類(lèi)及管理職責(zé)（一）樣品分類(lèi)1.生產(chǎn)用樣品：用于生產(chǎn)過(guò)程中的原材料、零部件、半成品等樣品，以確保生產(chǎn)工藝的順利進(jìn)行和產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定。2.研發(fā)用樣品：為新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進(jìn)等提供的樣品，幫助研發(fā)人員進(jìn)行實(shí)驗(yàn)、測(cè)試和分析。3.銷(xiāo)售用樣品：展示給客戶(hù)，用于產(chǎn)品推廣、銷(xiāo)售洽談等活動(dòng)的樣品，促進(jìn)產(chǎn)品銷(xiāo)售。4.質(zhì)量檢驗(yàn)用樣品：從生產(chǎn)批次中抽取的，用于質(zhì)量檢驗(yàn)、驗(yàn)證產(chǎn)品是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求的樣品。（二）管理職責(zé)1.樣品管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善樣品領(lǐng)取管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬，對(duì)樣品的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對(duì)樣品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的樣品領(lǐng)取需求，保障樣品的合理分配和使用。2.樣品需求部門(mén)根據(jù)工作需要，提前提交樣品領(lǐng)取申請(qǐng)，明確領(lǐng)取樣品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)領(lǐng)取樣品，并確保領(lǐng)取過(guò)程中的安全和樣品的妥善保管。按照規(guī)定的用途使用樣品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或更改樣品用途。樣品使用完畢后，及時(shí)將剩余樣品歸還樣品管理部門(mén)，并配合做好相關(guān)記錄。3.樣品使用部門(mén)嚴(yán)格按照樣品需求部門(mén)的要求使用樣品，確保樣品使用過(guò)程的規(guī)范性和安全性。對(duì)樣品使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給樣品需求部門(mén)或樣品管理部門(mén)，以便及時(shí)處理。在樣品使用結(jié)束后，協(xié)助樣品需求部門(mén)做好樣品的清理和歸還工作。三、樣品領(lǐng)取流程（一）領(lǐng)取申請(qǐng)1.樣品需求部門(mén)如需領(lǐng)取樣品，應(yīng)填寫(xiě)《樣品領(lǐng)取申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“申請(qǐng)表”）。申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至樣品管理部門(mén)。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的必要性、樣品數(shù)量的合理性、用途的明確性等。（二）申請(qǐng)審批1.樣品管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審。初審重點(diǎn)關(guān)注申請(qǐng)是否符合公司相關(guān)規(guī)定、樣品庫(kù)存情況等。2.對(duì)于涉及重要樣品、大量樣品或特殊用途樣品的申請(qǐng)，樣品管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審成員包括樣品管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專(zhuān)家、質(zhì)量管理人員等。會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批意見(jiàn)應(yīng)明確是否同意領(lǐng)取申請(qǐng)，并簽署審批人姓名和日期。（三）樣品發(fā)放1.經(jīng)審批同意的申請(qǐng)，樣品管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容準(zhǔn)備樣品。準(zhǔn)備過(guò)程中應(yīng)確保樣品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、包裝完好。2.樣品管理部門(mén)通知申請(qǐng)人到指定地點(diǎn)領(lǐng)取樣品。申請(qǐng)人領(lǐng)取樣品時(shí)，應(yīng)在樣品發(fā)放記錄上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取記錄應(yīng)包括領(lǐng)取日期、樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、申請(qǐng)人簽字等信息。3.對(duì)于貴重或易損樣品，樣品管理部門(mén)可要求申請(qǐng)人提供相應(yīng)的擔(dān)?；虿扇∑渌L(fēng)險(xiǎn)防控措施，以確保樣品的安全。（四）樣品歸還1.樣品使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將剩余樣品歸還樣品管理部門(mén)。歸還時(shí)，樣品管理部門(mén)應(yīng)對(duì)樣品的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行檢查。2.如發(fā)現(xiàn)樣品有丟失、損壞或變質(zhì)等情況，申請(qǐng)人應(yīng)說(shuō)明原因，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償方式可包括現(xiàn)金賠償、等價(jià)物品賠償?shù)取?.樣品管理部門(mén)在確認(rèn)樣品歸還無(wú)誤后，在樣品歸還記錄上簽字確認(rèn)。歸還記錄應(yīng)包括歸還日期、樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、歸還人簽字等信息。四、樣品保管與使用（一）樣品保管1.樣品管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的樣品存放區(qū)域，確保樣品存放環(huán)境符合要求。存放區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能，溫度、濕度等條件應(yīng)滿(mǎn)足樣品保存的需要。2.對(duì)不同類(lèi)型的樣品應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存放，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、批次、入庫(kù)日期等信息，以便于查找和管理。3.定期對(duì)樣品進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。（二）樣品使用1.樣品需求部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)時(shí)明確的用途使用樣品，不得擅自改變樣品用途。如需變更用途，應(yīng)重新提交申請(qǐng)并經(jīng)審批同意。2.在樣品使用過(guò)程中，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保樣品使用過(guò)程的安全和準(zhǔn)確。3.對(duì)于涉及機(jī)密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)的樣品，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露相關(guān)信息。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.樣品管理部門(mén)定期對(duì)樣品領(lǐng)取、保管和使用情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括申請(qǐng)表填寫(xiě)的準(zhǔn)確性、審批流程的合規(guī)性、樣品庫(kù)存的賬實(shí)相符情況、樣品使用的規(guī)范性等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)樣品領(lǐng)取管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查樣品領(lǐng)取流程是否符合規(guī)定、樣品管理是否存在漏洞、樣品使用是否合理有效等。（二）外部檢查1.積極配合政府監(jiān)管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等組織的檢查，如實(shí)提供樣品領(lǐng)取管理相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門(mén)。六、罰則（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定的樣品需求部門(mén)或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予以下處罰：1.警告。2.責(zé)令改正，并要求其承擔(dān)因違規(guī)行為造成的損失。3.暫停其樣品領(lǐng)取資格[X]個(gè)月。4.給予相