公司外聯(lián)管理辦法開頭一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司外聯(lián)工作，加強與外部機構(gòu)、單位及個人的溝通與合作，有效整合外部資源，提升公司形象，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在開展與外部機構(gòu)、單位及個人進(jìn)行聯(lián)系、溝通、合作等外聯(lián)活動時的管理。（三）基本原則1.合法性原則：外聯(lián)活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保公司行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確外聯(lián)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范外聯(lián)行為，確保各項工作有序開展。3.效益性原則：注重外聯(lián)活動的效果和效益，以實現(xiàn)公司業(yè)務(wù)目標(biāo)為導(dǎo)向，合理配置資源，提高工作效率。4.保密性原則：嚴(yán)格保守公司商業(yè)秘密和敏感信息，防止因外聯(lián)活動導(dǎo)致信息泄露。二、外聯(lián)工作職責(zé)與分工（一）外聯(lián)部門職責(zé)1.制定公司外聯(lián)工作計劃和策略，明確工作目標(biāo)和重點。2.拓展和維護公司外部關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建立和保持與政府部門、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等的良好溝通與合作。3.組織和協(xié)調(diào)公司各類外聯(lián)活動，包括商務(wù)洽談、會議接待、公關(guān)活動等。4.收集、整理和分析外部信息，為公司決策提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)公司對外宣傳資料的制作與審核，提升公司品牌形象。6.處理公司與外部機構(gòu)、單位及個人的日常溝通事務(wù)，及時反饋和解決問題。（二）其他部門職責(zé)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，配合外聯(lián)部門開展相關(guān)外聯(lián)活動，提供必要的支持和協(xié)助。2.負(fù)責(zé)本部門與外部機構(gòu)、單位及個人的日常聯(lián)系與溝通，及時向公司反饋相關(guān)信息。3.協(xié)助外聯(lián)部門做好公司重要客戶、合作伙伴的接待與維護工作。4.在開展外聯(lián)活動過程中，嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，保守公司秘密。（三）員工個人職責(zé)1.積極參與公司組織的外聯(lián)活動，按照工作安排履行職責(zé)。2.在日常工作中，注重與外部人員的溝通與交流，樹立良好的公司形象。3.及時向公司反饋外聯(lián)活動中的信息和問題，提出合理化建議。4.保守公司商業(yè)秘密和敏感信息，不得擅自對外泄露公司機密。三、外聯(lián)活動分類及流程（一）商務(wù)洽談1.洽談準(zhǔn)備外聯(lián)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，確定洽談對象和主題，收集相關(guān)背景資料。組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行洽談前的討論和分析，明確洽談目標(biāo)、策略和底線。準(zhǔn)備洽談所需的資料，如公司介紹、項目方案、合作協(xié)議草案等。2.洽談實施按照預(yù)定時間和地點，安排專人負(fù)責(zé)洽談活動的組織和協(xié)調(diào)。在洽談過程中，注重溝通技巧和禮儀，充分展示公司優(yōu)勢和誠意，積極傾聽對方意見和需求。對洽談內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，及時整理和反饋洽談進(jìn)展情況。3.洽談后續(xù)跟進(jìn)根據(jù)洽談結(jié)果，及時與對方溝通確認(rèn)合作意向，起草合作協(xié)議。組織相關(guān)部門對合作協(xié)議進(jìn)行審核，確保協(xié)議條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。按照協(xié)議約定，跟進(jìn)合作項目的實施進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（二）會議接待1.接待準(zhǔn)備外聯(lián)部門提前與來訪單位或個人溝通，了解來訪目的、行程安排、人員名單等信息。根據(jù)來訪人員級別和接待規(guī)格，制定詳細(xì)的接待方案，包括接待流程、餐飲安排、住宿安排、參觀行程等。準(zhǔn)備接待所需的資料，如公司宣傳冊、會議資料、禮品等。通知相關(guān)部門和人員做好接待準(zhǔn)備工作，明確各自職責(zé)和任務(wù)。2.接待實施在來訪人員到達(dá)前，安排專人負(fù)責(zé)機場、車站等接送工作，確保接待工作無縫銜接。按照接待方案，熱情接待來訪人員，安排好住宿、餐飲、會議等各項活動，確保來訪人員生活舒適、工作順利。在會議過程中，安排專人負(fù)責(zé)會議記錄、攝影攝像等工作，及時整理會議紀(jì)要，反饋會議成果。陪同來訪人員參觀公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間等，展示公司形象和實力。3.接待后續(xù)跟進(jìn)接待結(jié)束后，及時與來訪人員溝通，了解對接待工作的滿意度，收集反饋意見和建議。對來訪人員提供的合作意向或業(yè)務(wù)需求進(jìn)行整理和分析，及時反饋給相關(guān)部門，跟進(jìn)后續(xù)合作事宜。（三）公關(guān)活動1.活動策劃外聯(lián)部門根據(jù)公司品牌推廣和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，策劃公關(guān)活動主題、形式和內(nèi)容。制定活動預(yù)算，明確活動費用來源和支出范圍。組織相關(guān)部門和人員對活動策劃方案進(jìn)行評審，確保方案可行性和有效性。提前向相關(guān)部門和人員傳達(dá)活動策劃方案，明確各自職責(zé)和任務(wù)。2.活動籌備根據(jù)活動策劃方案，準(zhǔn)備活動所需的物資和設(shè)備，如場地布置、宣傳資料、禮品、音響設(shè)備等。邀請嘉賓、媒體等相關(guān)人員參加活動，提前確認(rèn)出席人員名單和行程安排。組織活動現(xiàn)場的布置和彩排工作，確?；顒蝇F(xiàn)場安全、有序、美觀。安排專人負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的簽到、引導(dǎo)、服務(wù)等工作，確保活動順利進(jìn)行。3.活動實施按照活動計劃，準(zhǔn)時啟動公關(guān)活動，確保活動流程順暢、環(huán)節(jié)緊湊。在活動過程中，注重與嘉賓、媒體等人員的互動和溝通，及時收集反饋信息。安排專人負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的攝影攝像、記錄等工作，及時整理活動資料，為后續(xù)宣傳和總結(jié)提供素材。4.活動后續(xù)跟進(jìn)活動結(jié)束后，及時對活動效果進(jìn)行評估，收集嘉賓、媒體等人員的反饋意見和建議。對活動中收集到的信息進(jìn)行整理和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。根據(jù)活動效果和反饋意見，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后開展類似活動提供借鑒。四、外聯(lián)信息管理（一）信息收集1.外聯(lián)部門負(fù)責(zé)收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部信息，包括政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、市場趨勢、競爭對手信息等。2.鼓勵公司員工積極關(guān)注外部信息，及時向公司反饋有價值的信息線索。3.建立信息收集渠道，如網(wǎng)絡(luò)媒體、行業(yè)報告、會議論壇、合作伙伴等，確保信息來源廣泛、準(zhǔn)確。（二）信息整理與分析1.外聯(lián)部門對收集到的信息進(jìn)行分類整理，建立信息數(shù)據(jù)庫，便于查詢和使用。2.定期對信息進(jìn)行分析研究，提取有價值的信息和觀點，形成信息分析報告，為公司決策提供參考依據(jù)。3.針對公司業(yè)務(wù)發(fā)展中的重點問題和熱點話題，及時組織專題信息分析，為公司制定應(yīng)對策略提供支持。（三）信息共享與發(fā)布1.建立信息共享機制，確保公司各部門能夠及時獲取所需的外部信息。2.根據(jù)信息的性質(zhì)和使用范圍，對外聯(lián)信息進(jìn)行分級管理，明確信息發(fā)布的權(quán)限和流程。3.對于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)等關(guān)鍵信息，嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。五、外聯(lián)費用管理（一）費用預(yù)算1.外聯(lián)部門在開展外聯(lián)活動前，根據(jù)活動內(nèi)容和規(guī)模，編制詳細(xì)的費用預(yù)算，明確各項費用支出的標(biāo)準(zhǔn)和范圍。2.費用預(yù)算應(yīng)包括活動策劃、場地租賃、餐飲住宿、交通接送、宣傳資料制作、禮品購置、會議設(shè)備租賃等各項費用。3.費用預(yù)算經(jīng)公司財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，確保預(yù)算合理、合規(guī)。（二）費用報銷1.外聯(lián)活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時整理費用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷。2.報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、合同協(xié)議、費用明細(xì)清單等相關(guān)資料，確保憑證真實、完整、合法。3.財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回，要求補充或更正。4.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的報銷憑證，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以報銷。（三）費用控制1.公司建立外聯(lián)費用控制制度，對外聯(lián)費用支出進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保費用支出符合預(yù)算要求。2.財務(wù)部門定期對外聯(lián)費用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決費用支出中存在的問題。3.對于超出預(yù)算的外聯(lián)費用支出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特批后方可報銷。六、保密管理（一）保密制度1.公司建立健全保密制度，明確保密工作的職責(zé)和要求，加強對外聯(lián)活動中涉及的公司商業(yè)秘密和敏感信息的保護。2.保密制度應(yīng)包括保密范圍、保密措施、保密責(zé)任、保密監(jiān)督等內(nèi)容，確保保密工作有章可循。3.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，自覺保守公司秘密，不得擅自對外泄露公司機密。（二）保密措施1.在開展外聯(lián)活動前，對外聯(lián)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)，提高保密意識。2.與外聯(lián)對象簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，防止因合作關(guān)系導(dǎo)致公司信息泄露。3.在對外提供公司資料和信息時，嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審批和管理，確保資料和信息的安全性。4.加強對外聯(lián)活動場所和設(shè)備的管理，防止因場所和設(shè)備的安全問題導(dǎo)致公司信息泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立保密監(jiān)督機構(gòu)，定期對外聯(lián)活動中的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。