制定可控費用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司可控費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，保障公司各項業(yè)務健康、穩(wěn)定發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構。（三）基本原則1.預算控制原則：各項可控費用應納入年度預算管理，嚴格按照預算額度進行控制和支出。2.合規(guī)性原則：費用支出必須符合國家法律法規(guī)、財經(jīng)紀律以及公司相關規(guī)定。3.效益性原則：在確保業(yè)務正常開展的前提下，合理安排費用支出，追求費用效益最大化。4.權責對等原則：明確費用支出的審批流程和責任主體，做到誰審批、誰負責。二、費用分類及定義（一）辦公費指公司日常辦公所需的文具、紙張、印刷品、辦公設備耗材等費用。（二）差旅費員工因公務出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通等費用。（三）業(yè)務招待費公司為開展業(yè)務活動，招待客戶、合作伙伴等所發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用。（四）通訊費員工因工作需要發(fā)生的手機通訊費用、固定電話費用等。（五）車輛使用費公司車輛的燃油費、過路過橋費、保險費、維修保養(yǎng)費等。（六）會議費公司組織召開各類會議所發(fā)生的場地租賃、會議設備租賃、資料印刷、餐飲等費用。（七）培訓費公司為員工提供培訓所發(fā)生的培訓師資費、培訓教材費、場地費等。（八）其他可控費用除上述費用外，其他可由公司控制的費用支出，如水電費、物業(yè)費等。三、費用預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門年度工作計劃和業(yè)務發(fā)展需求，于每年[具體時間]前編制下一年度可控費用預算草案，報公司財務部匯總。2.財務部負責對各部門上報的預算草案進行審核、平衡，結合公司年度經(jīng)營目標和資金狀況，編制公司年度可控費用預算方案，提交公司管理層審批。3.公司年度可控費用預算方案經(jīng)管理層審批通過后，分解下達至各部門執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.各部門應嚴格按照下達的預算額度控制費用支出，不得超預算列支。2.對于預算執(zhí)行過程中因業(yè)務發(fā)展需要確需調(diào)整預算的，應按照規(guī)定的程序進行申報和審批。具體流程為：部門提出書面申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對預算執(zhí)行的影響，經(jīng)部門負責人簽字后報財務部審核，財務部審核通過后提交公司管理層審批。（三）預算監(jiān)控1.財務部負責對公司可控費用預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期（每月/每季度）向各部門通報預算執(zhí)行進度。2.各部門負責人應加強對本部門預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。3.對于預算執(zhí)行偏差較大的部門，公司將進行重點關注和分析，查找原因并采取相應的措施加以糾正。四、費用審批流程（一）一般費用審批1.費用報銷人應填寫《費用報銷單》，詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息，并附上相關的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.部門負責人對本部門員工的費用報銷進行初審，審核費用的真實性、合理性、必要性，簽字確認后報財務部審核。3.財務部對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、準確性進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。4.公司分管領導根據(jù)審批權限進行審批，審批通過后交財務部報銷付款。（二）重大費用審批對于單筆金額超過[具體金額]或屬于重大項目的費用支出，除按照一般費用審批流程進行審批外，還需提交公司總經(jīng)理辦公會審議通過后，方可報銷付款。（三）特殊情況審批1.對于因特殊原因無法取得正規(guī)發(fā)票的費用支出，應填寫《特殊情況費用報銷說明》，詳細說明原因、金額及處理方式，經(jīng)部門負責人、財務部負責人、公司分管領導簽字確認后，報公司總經(jīng)理審批。2.審批通過后，財務部按照公司相關規(guī)定進行報銷處理，但該類費用在企業(yè)所得稅匯算清繳時不得在稅前扣除。五、費用報銷規(guī)定（一）報銷憑證要求1.費用報銷必須取得合法、有效的發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票應注明公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，且發(fā)票內(nèi)容應與實際業(yè)務相符。2.發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應加蓋財務專用章或收款專用章。3.對于發(fā)票丟失的情況，應取得開票單位加蓋公章的發(fā)票存根聯(lián)復印件，并注明“此件與原件相符”字樣，經(jīng)部門負責人、財務部負責人簽字確認后，方可作為報銷憑證。（二）報銷時間規(guī)定1.員工應在費用發(fā)生后的[具體時間]內(nèi)辦理報銷手續(xù)，逾期不予報銷（特殊情況除外）。2.每月[具體時間]為集中報銷時間，各部門應在集中報銷時間前將本部門的報銷單據(jù)整理好提交至財務部。（三）報銷金額規(guī)定1.費用報銷金額應與實際發(fā)生金額一致，不得虛報、多報。2.對于零星小額費用支出，可采用限額內(nèi)包干使用的方式，具體標準由公司另行規(guī)定。（四）報銷支付方式1.費用報銷原則上采用銀行轉賬方式支付，報銷人應提供本人名下的銀行賬號信息。2.對于確實需要采用現(xiàn)金支付的情況，應嚴格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行，確保資金安全。六、費用控制措施（一）加強培訓宣傳1.組織開展費用管理相關培訓，提高員工對費用控制重要性的認識，增強員工的費用節(jié)約意識和合規(guī)意識。2.通過內(nèi)部宣傳資料、公司網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，廣泛宣傳費用管理政策和規(guī)定，營造良好的費用控制氛圍。（二）建立費用分析制度1.財務部定期對公司可控費用支出情況進行分析，撰寫費用分析報告，為公司管理層提供決策依據(jù)。2.分析報告應包括費用支出的總體情況、預算執(zhí)行情況、費用變動趨勢、存在的問題及改進建議等內(nèi)容。（三）強化監(jiān)督檢查1.公司審計部門定期對各部門可控費用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查費用支出的合規(guī)性、合理性和效益性。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達審計整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（四）完善考核機制1.將可控費用管理納入部門績效考核體系，對費用控制效果好的部門給予獎勵，對費用控制不力的部門進行相應的處罰。2.考核指標主要包括費用預算執(zhí)行率、費用節(jié)約率、費用合規(guī)率等。七、業(yè)務招待費管理（一）招待標準1.根據(jù)業(yè)務性質(zhì)和客戶重要程度，制定不同級別的業(yè)務招待標準，具體標準如下：接待重要客戶：人均招待費用控制在[具體金額]以內(nèi)。接待一般客戶：人均招待費用控制在[具體金額]以內(nèi)。2.業(yè)務招待應嚴格控制陪餐人數(shù)，陪餐人數(shù)不得超過接待對象人數(shù)的三分之一。（二）招待審批1.業(yè)務招待前，應填寫《業(yè)務招待審批單》，詳細注明招待對象、招待時間、招待地點、招待事由、預計費用等信息，經(jīng)部門負責人簽字后報公司分管領導審批。2.對于超出招待標準的業(yè)務招待，應報公司總經(jīng)理審批。（三）招待費用報銷業(yè)務招待費用報銷時，應附上《業(yè)務招待審批單》及相關發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，按照公司費用審批流程進行報銷。八、差旅費管理（一）出差審批員工因公務出差，應提前填寫《出差審批單》，詳細注明出差時間、地點、事由、預計天數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人簽字后報公司分管領導審批。（二）差旅費標準1.交通費用：根據(jù)出差地點和出行方式，制定不同的交通費用標準，具體如下：乘坐飛機：經(jīng)濟艙全票價。乘坐火車：按照實際乘坐的車次和座位類型報銷。乘坐汽車：按照長途汽車票價報銷。市內(nèi)交通：根據(jù)出差天數(shù)和當?shù)貙嶋H情況，給予適當?shù)氖袃?nèi)交通補貼。2.住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟水平，制定不同的住宿費用標準，具體如下：一線城市：住宿費標準為[具體金額]元/天。二線城市：住宿費標準為[具體金額]元/天。三線及以下城市：住宿費標準為[具體金額]元/天。3.餐飲補貼：按照出差自然天數(shù)，給予每人每天[具體金額]的餐飲補貼。（三）差旅費報銷1.員工出差結束后，應在[具體時間]內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)，填寫《差旅費報銷單》，附上《出差審批單》、相關發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，按照公司費用審批流程進行報銷。2.差旅費報銷金額應按照上述標準執(zhí)行，超標準部分自理。九、通訊費管理（一）通訊費補貼標準1.根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作需要，制定不同的通訊費補貼標準，具體如下：公司高層管理人員：每月通訊費補貼[具體金額]元。部門負責人：每月通訊費補貼[具體金額]元。其他員工：每月通訊費補貼[具體金額]元。2.員工享受通訊費補貼后，不再報銷因工作需要發(fā)生的手機通訊費用、固定電話費用等。（二）通訊費報銷1.員工應在每月[具體時間]前將上月的通訊費發(fā)票提交至財務部，財務部按照補貼標準進行報銷。2.對于發(fā)票金額超過補貼標準的部分，由員工自行承擔；對于發(fā)票金額低于補貼標準的部分，按照實際發(fā)票金額報銷。十、車輛使用費管理（一）車輛配置標準根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，合理配置車輛，明確車輛的使用部門、使用范圍、車型等信息。（二）車輛使用審批1.員工因公務需要使用公司車輛，應提前填寫《車輛使用申請表》，詳細注明使用時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責人簽字后報車輛管理部門審批。2.車輛管理部門根據(jù)車輛使用情況和調(diào)度安排，對申請進行審核，審核通過后安排車輛使用。（三）車輛費用報銷1.車輛使用過程中發(fā)生的燃油費、過路過橋費、停車費等費用，由車輛使用人在費用發(fā)生后及時報銷，填寫《車輛費用報銷單》，附上相關發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，按照公司費用審批流程進行報銷。2.車輛維修保養(yǎng)費、保險費等由車輛管理部門統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，定期與財務部門進行結算。十一、會議費管理（一）會議審批1.公司組織召開各類會議，應提前填寫《會議審批單》，詳細注明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程、預計費用等信息，經(jīng)部門負責人簽字后報公司分管領導審批。2.對于大型會議或重要會議，還需提交公司總經(jīng)理辦公會審議通過。（二）會議費用標準1.會議場地租賃費用：根據(jù)會議規(guī)模和場地要求，合理控制費用支出。2.會議設備租賃費用：根據(jù)會議需要，配備必要的會議設備，如投影儀、音響設備等，租賃費用應合理控制。3.會議資料印刷費用：根據(jù)會議議程和參會人員數(shù)量，合理印刷會議資料，控制印刷費用。4.會議餐飲費用：根據(jù)會議時間和參會人員數(shù)量，合理安排餐飲標準，控制餐飲費用。（三）會議費報銷會議結束后，會議組織部門應及時辦理會議費用報銷手續(xù)，填寫《會議費報銷單》，附上《會議審批單》、相關發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，按照公司費用審批流程進行報銷。十二、培訓費管理（一）培訓計劃制定1.人力資源部門應根據(jù)公司年度培訓需求調(diào)查結果，制定年度培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓地點、培訓對象、培訓師資等信息。2.年度培訓計劃應報公司管理層審批通過后實施。（二）培訓費用標準1.培訓師資費：根據(jù)培訓師資的資質(zhì)和經(jīng)驗，合理確定培訓師資費用標準。2.培訓教材費：根據(jù)培訓內(nèi)容和培訓人數(shù)，合理印刷或購買培訓教材，控制教材費用。3.場地費：根據(jù)培訓場地的租賃情況，合理控制場地費用。（三）培訓費報銷1.員工參加公司組織的培訓，培訓結束后應及時辦理培訓費用報銷手續(xù)，填寫《培訓費報銷單》，附上培訓通知、培訓簽到表、相關發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，按照公司費用審批流程進行報銷。2.對于員工自行參加外部培訓的情況，需提前向公司提出申請，經(jīng)批準后參加，培訓費用按照公司相關規(guī)定報銷。十三、其他可控費用管理（一）水電費管理1.公司應加強對水電費的管理，安裝計量設備，準確記錄水電費使用情況。2.