公司展會流程管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司展會活動的流程管理，確保展會活動的順利開展，提升公司品牌形象，促進業(yè)務合作與交流，實現(xiàn)展會活動的預期目標。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類展會活動，包括但不限于國內(nèi)展會、國際展會、行業(yè)展會等。（三）基本原則1.合法性原則：展會活動必須遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確?；顒拥暮戏ㄐ院秃弦?guī)性。2.目標導向原則：展會活動應圍繞公司業(yè)務目標和市場戰(zhàn)略進行策劃和組織，明確活動的主題、目標受眾和預期效果。3.精心策劃原則：展會活動應進行充分的前期調(diào)研和策劃，制定詳細的活動方案，確?；顒觾?nèi)容豐富、形式多樣、富有吸引力。4.高效執(zhí)行原則：展會活動應建立有效的執(zhí)行機制，明確各部門職責和工作流程，確?；顒拥母黜椚蝿漳軌虬磿r、高質(zhì)量完成。5.風險防控原則：展會活動應充分識別和評估可能存在的風險，制定相應的風險防控措施，確?；顒拥陌踩㈨樌M行。二、展會籌備階段（一）展會立項1.市場調(diào)研收集行業(yè)動態(tài)、市場趨勢、競爭對手參展情況等信息，分析展會的市場需求和潛在價值。關注行業(yè)展會的舉辦時間、地點、規(guī)模、主題等信息，為展會立項提供參考。2.項目策劃根據(jù)公司業(yè)務目標和市場需求，確定展會的主題、目標受眾、參展產(chǎn)品或服務等。制定展會的總體目標和具體任務，明確展會的預期效果和衡量標準。3.可行性評估對展會項目的可行性進行評估，包括市場可行性、經(jīng)濟可行性、技術可行性等。分析展會項目可能面臨的風險和挑戰(zhàn)，提出相應的應對措施和建議。4.立項審批將展會項目策劃書提交公司管理層進行審批，獲得立項批準后，方可開展后續(xù)籌備工作。（二）展會籌備小組組建1.成員構成展會籌備小組由公司各相關部門人員組成，包括市場營銷部、產(chǎn)品研發(fā)部、設計部、客服部、財務部等。根據(jù)展會項目的具體需求，確定各部門在籌備小組中的職責和分工。2.職責分工市場營銷部：負責展會的整體策劃、宣傳推廣、客戶邀請、市場調(diào)研等工作。產(chǎn)品研發(fā)部：負責參展產(chǎn)品或服務的準備、展示方案設計等工作。設計部：負責展會現(xiàn)場的視覺設計、展位搭建、宣傳資料制作等工作?？头浚贺撠熣箷陂g的客戶接待、咨詢解答、訂單處理等工作。財務部：負責展會預算的編制、費用控制、財務核算等工作。（三）展會預算編制1.預算內(nèi)容展會預算應包括展位租賃費用、展位搭建費用、宣傳推廣費用、展品運輸費用、人員差旅費、餐飲住宿費、設備租賃費用、其他費用等。根據(jù)展會項目的具體需求，詳細列出各項費用的預算金額和計算依據(jù)。2.預算審批將展會預算提交公司管理層進行審批，確保預算的合理性和可行性。根據(jù)審批意見，對預算進行調(diào)整和完善，確保預算能夠滿足展會項目的實際需求。（四）展會宣傳推廣1.宣傳策略制定根據(jù)展會的目標受眾和市場定位，制定相應的宣傳推廣策略，包括線上宣傳、線下宣傳、社交媒體宣傳等。確定宣傳推廣的渠道、方式、時間節(jié)點和預算分配，確保宣傳推廣工作能夠達到預期效果。2.宣傳資料制作設計制作展會宣傳資料，包括展會海報、宣傳單頁、邀請函、名片、產(chǎn)品手冊等。宣傳資料應突出展會的主題、亮點和優(yōu)勢，吸引目標受眾的關注和興趣。3.線上宣傳推廣利用公司官網(wǎng)、社交媒體平臺、行業(yè)網(wǎng)站等渠道進行展會宣傳推廣，發(fā)布展會信息、展品介紹、活動預告等內(nèi)容。開展線上互動活動，如抽獎、問答、投票等，增加用戶參與度和粘性。4.線下宣傳推廣在目標市場區(qū)域進行線下宣傳推廣，如在行業(yè)展會、商務活動、商圈等地發(fā)放宣傳資料、張貼海報等。參加行業(yè)研討會、論壇等活動，進行展會宣傳和推廣，拓展客戶資源。（五）展品準備1.展品篩選根據(jù)展會的主題和目標受眾，篩選參展產(chǎn)品或服務，確保展品具有代表性、創(chuàng)新性和競爭力。對展品進行分類整理，確定展品的展示方式和布局。2.展品運輸制定展品運輸方案，包括運輸方式、運輸時間、運輸路線等。對展品進行妥善包裝和標識，確保展品在運輸過程中的安全和完好。3.展品展示設計根據(jù)展位空間和展品特點，設計展品展示方案，包括展示布局、展示道具、燈光效果等。確保展品展示能夠突出產(chǎn)品或服務的特點和優(yōu)勢，吸引觀眾的注意力。（六）展位搭建1.展位設計根據(jù)展會的主題和公司品牌形象，設計展位的整體風格和布局。展位設計應注重空間利用、視覺效果和互動體驗，營造良好的參展氛圍。2.展位搭建施工選擇專業(yè)的展位搭建公司進行施工，確保展位搭建的質(zhì)量和進度。在展位搭建過程中，加強現(xiàn)場管理和監(jiān)督，及時解決施工中出現(xiàn)的問題。3.展位驗收展位搭建完成后，組織相關部門人員進行驗收，確保展位搭建符合設計要求和安全標準。對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，及時要求搭建公司進行整改，確保展位能夠按時交付使用。三、展會執(zhí)行階段（一）展會現(xiàn)場布置1.展品擺放根據(jù)展品展示設計方案，將展品擺放至展位指定位置，確保展品展示整齊、美觀、有序。對展品進行清潔和調(diào)試，確保展品能夠正常展示和演示。2.宣傳資料發(fā)放在展位入口處設置宣傳資料發(fā)放點，安排專人負責發(fā)放宣傳資料。對宣傳資料進行分類整理，方便觀眾領取和查閱。3.設備調(diào)試對展位內(nèi)的音響設備、燈光設備、視頻設備等進行調(diào)試，確保設備運行正常。檢查網(wǎng)絡連接是否穩(wěn)定，確保線上展示和互動功能能夠正常使用。（二）展會活動組織1.開幕式按照展會主辦方的要求，組織參加展會開幕式活動。安排公司領導和嘉賓出席開幕式，展示公司的形象和實力。2.產(chǎn)品演示在展位內(nèi)設置產(chǎn)品演示區(qū)域，安排專業(yè)人員進行產(chǎn)品演示和講解。通過產(chǎn)品演示，向觀眾展示公司產(chǎn)品或服務的特點、優(yōu)勢和使用方法。3.互動體驗活動設計開展互動體驗活動，如游戲、抽獎、手工制作等，增加觀眾的參與度和粘性。準備互動體驗活動所需的道具和獎品，確?；顒拥捻樌_展。4.商務洽談在展位內(nèi)設置商務洽談區(qū)域，安排專人負責接待客戶，進行商務洽談。收集客戶信息，了解客戶需求，為后續(xù)業(yè)務合作打下基礎。（三）客戶接待與服務1.接待人員培訓對展會現(xiàn)場的接待人員進行培訓，使其熟悉公司產(chǎn)品或服務、展會活動安排、接待禮儀等知識。提高接待人員的服務意識和專業(yè)水平，確保能夠為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務。2.客戶接待熱情接待每一位到訪客戶，主動與客戶打招呼，介紹公司和展會情況。引導客戶參觀展位，介紹展品和活動，解答客戶疑問。3.客戶服務為客戶提供必要的服務，如飲用水、休息區(qū)、充電設施等。及時處理客戶投訴和建議，確?？蛻魸M意度。（四）展會現(xiàn)場管理1.安全管理制定展會現(xiàn)場安全管理制度，加強安全檢查和防范措施。確保展位內(nèi)的消防設施、電氣設備等符合安全標準，保障人員和財產(chǎn)安全。2.秩序管理維護展會現(xiàn)場的秩序，確保觀眾有序參觀，避免出現(xiàn)擁擠、混亂等情況。加強對展位周邊區(qū)域的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。3.環(huán)境衛(wèi)生管理保持展位內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生整潔，及時清理垃圾和雜物。定期對展位進行清潔和消毒，確保參展環(huán)境的衛(wèi)生和安全。四、展會總結階段（一）展會效果評估1.評估指標設定設定展會效果評估指標，包括參展人數(shù)、客戶數(shù)量、意向訂單數(shù)量、品牌知名度提升、市場反饋等。根據(jù)展會項目的具體目標，確定各項評估指標的權重和目標值。2.數(shù)據(jù)收集與分析收集展會期間的相關數(shù)據(jù)，如參展人數(shù)統(tǒng)計、客戶信息收集、訂單記錄等。對收集到的數(shù)據(jù)進行分析，評估展會活動的實際效果，與預期目標進行對比。3.效果評估報告根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果，撰寫展會效果評估報告，總結展會活動的成功經(jīng)驗和不足之處。提出改進建議和措施，為今后的展會活動提供參考。（二）經(jīng)驗總結與分享1.內(nèi)部總結會議組織召開展會總結會議，各部門負責人匯報本部門在展會籌備和執(zhí)行過程中的工作情況。共同總結展會活動的經(jīng)驗和教訓，分享成功案例和最佳實踐。2.經(jīng)驗分享與培訓將展會活動中的經(jīng)驗和教訓進行整理和提煉，形成內(nèi)部培訓資料。組織開展經(jīng)驗分享和培訓活動，提高公司員工對展會活動的認識和組織能力。（三）費用結算與報銷1.費用核算財務部對展會活動的各項費用進行核算，確保費用支出符合預算要求。核對各項費用的發(fā)票和憑證，確保費用報銷的真實性和合法性。2.費用報銷參展人員按照公司財務制度的規(guī)定，及時辦理費用報銷手續(xù)。財務部對報銷申請進行審核，審核通過后予以報銷。（四）資料歸檔與保存1.資料收集展會活動結束后，各部門及時將與展會活