內(nèi)部控制合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：建立健全合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、預(yù)警和防控機(jī)制，對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別、評(píng)估和控制，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。3.全程管理原則：對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程進(jìn)行管理，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，確保合同管理工作的連續(xù)性和有效性。4.歸口管理原則：合同管理工作實(shí)行歸口管理，由公司法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）負(fù)責(zé)合同的審核、備案、監(jiān)督等工作，各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等工作。（四）職責(zé)分工1.公司領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)合同的審批，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、合理性、可行性等進(jìn)行審查，并承擔(dān)相應(yīng)的決策責(zé)任。2.法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)的合同管理工作。參與重大合同的起草、談判、審核等工作，提供法律意見(jiàn)和建議。負(fù)責(zé)合同的審核、備案、監(jiān)督等工作，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。負(fù)責(zé)處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求。負(fù)責(zé)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，選擇合適的合作對(duì)象。負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的跟蹤、協(xié)調(diào)和管理，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)向法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）報(bào)送合同相關(guān)資料，配合做好合同審核、備案等工作。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保合同的財(cái)務(wù)收支符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。負(fù)責(zé)對(duì)合同履行過(guò)程中的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行核算和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決財(cái)務(wù)問(wèn)題。參與合同糾紛的處理，提供財(cái)務(wù)方面的支持和建議。5.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中的問(wèn)題。參與重大合同的審計(jì)工作，對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、效益性等進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)。二、合同的簽訂（一）合同的起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同文本應(yīng)具備以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價(jià)款或者報(bào)酬。履行期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任。解決爭(zhēng)議的方法。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰，避免歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款，確保其符合法律法規(guī)要求，不存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等無(wú)效條款。（二）合同的審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)起草的合同文本應(yīng)提交法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：合同主體資格是否合法，合同相對(duì)方是否具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否存在違法違規(guī)條款。合同條款是否完備、明確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。合同的簽訂、履行、變更、終止等程序是否符合公司規(guī)定。合同的文字表述是否準(zhǔn)確、清晰，是否存在歧義。2.法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）應(yīng)在收到合同文本后的[具體工作日]內(nèi)完成審核，并出具審核意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出合同存在的問(wèn)題及修改建議。3.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）審核，直至審核通過(guò)。（三）合同的審批1.審核通過(guò)的合同文本應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批，并在審批單上簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于重大合同，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專題研究和論證，確保合同的合法性、合規(guī)性、合理性、可行性。3.未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^(guò)的合同不得簽訂。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。2.簽訂合同的人員應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。簽訂合同的人員應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍簽訂合同，不得超越授權(quán)。3.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的簽字（或蓋章）真實(shí)、有效，合同文本的份數(shù)、內(nèi)容一致。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）備案。三、合同的履行（一）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤與監(jiān)督，及時(shí)掌握合同履行情況，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）報(bào)告。2.法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門(mén)整改。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同履行過(guò)程中的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保合同的財(cái)務(wù)收支符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批。2.變更或解除合同的，應(yīng)妥善處理好善后事宜，如清理債權(quán)債務(wù)、返還財(cái)產(chǎn)、賠償損失等。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更或解除協(xié)議副本送法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）備案。（三）合同糾紛的處理1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)向法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）報(bào)告，并提供相關(guān)資料。2.法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情況等，制定糾紛處理方案，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行研究和論證。糾紛處理方案應(yīng)明確處理目標(biāo)、策略、措施等內(nèi)容。3.對(duì)于重大合同糾紛，應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)律師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，確保糾紛處理的順利進(jìn)行。四、合同的歸檔與保管（一）合同的歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本及相關(guān)資料整理歸檔，并移交公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審批單、授權(quán)委托書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、變更或解除協(xié)議、往來(lái)函件、糾紛處理資料等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等管理，確保合同檔案的完整、安全。（二）合同的保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意銷(xiāo)毀或丟失。檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全合同檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格控制查閱、借閱范圍和程序。2.因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷(xiāo)毀合同檔案，應(yīng)按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行審批和銷(xiāo)毀，并做好記錄。五、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋合同的起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、終止、歸檔等全過(guò)程管理功能。2.合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，提高合同管理效率和決策支持能力。（二）合同數(shù)據(jù)的錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)將合同相關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.法律事務(wù)部門(mén)（或指定的歸口管理部門(mén)）、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和維護(hù)，確保合同數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。（三）合同管理信息系統(tǒng)的使用與管理1.公司員工應(yīng)按照權(quán)限使用合同管理信息系統(tǒng)，不得擅自越權(quán)操作。2.合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的