公司檔案印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案與印章管理，確保檔案完整、準確、安全，印章使用規(guī)范、合法、有效，維護公司正常運營秩序和合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案與印章管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：強化檔案與印章的安全保護措施，防止信息泄露和非法使用。3.規(guī)范有序原則：明確管理流程和職責分工，確保各項工作規(guī)范有序進行。4.便捷高效原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，提高檔案利用和印章使用效率。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄、績效考核等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：與公司業(yè)務活動相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單、項目文檔等。5.其他檔案：如知識產(chǎn)權(quán)檔案、資質(zhì)證書檔案等。（二）檔案收集與整理1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保各類文件材料及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對收集的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，編制檔案目錄。（三）檔案歸檔1.按照檔案分類標準，定期將整理好的檔案移交檔案室歸檔保存。2.歸檔的檔案應確保原件齊全、完整，如有復印件需注明原件存放處。（四）檔案保管1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案安全。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、借閱、歸還等情況。3.定期對檔案進行清查盤點，確保賬實相符。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。如需復印，應經(jīng)檔案管理部門同意。3.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。（六）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行銷毀，并做好銷毀記錄。三、印章管理（一）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力和承擔責任的印章。2.法定代表人章：用于特定文件簽署等。3.財務專用章：用于財務結(jié)算等相關(guān)業(yè)務。4.合同專用章：用于簽訂合同等經(jīng)濟業(yè)務。5.部門印章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件等。（二）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，由綜合管理部門統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。3.新刻印章啟用前，應在檔案管理部門留存印模。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管；財務專用章由財務部門指定專人保管；合同專用章由業(yè)務部門指定專人保管；部門印章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。3.印章保管人員因工作變動，應及時辦理印章交接手續(xù)。（四）印章使用1.用印前，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、內(nèi)容、文件名稱等，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。2.審批通過后，印章保管人員在用印登記本上進行登記，方可蓋章。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。（五）印章停用與銷毀1.因機構(gòu)變動、業(yè)務調(diào)整等原因，印章不再使用時，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，交檔案管理部門封存。2.定期對停用印章進行清理，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）公司設立檔案與印章管理監(jiān)督小組，定期對檔案與印章管理工作進行檢查。（二）檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀情況，印章刻制、保管、使用、停用與銷毀情況等。（三）對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整改。五、責任追究（一）對違反本辦法規(guī)定，導致檔案丟失、損壞、泄露，或印章違規(guī)使用的，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予