信息項(xiàng)目采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息項(xiàng)目采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有信息項(xiàng)目的采購活動(dòng)，包括但不限于硬件設(shè)備采購、軟件系統(tǒng)采購、信息技術(shù)服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：遵循公平競爭、公正透明的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大信息項(xiàng)目采購事項(xiàng)進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購預(yù)算和采購方案。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[具體部門名稱]作為信息項(xiàng)目采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)采購活動(dòng)的具體實(shí)施。其職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算。2.組織采購項(xiàng)目的招標(biāo)、談判、詢價(jià)等采購活動(dòng)。3.與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，簽訂采購合同。4.跟蹤采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）需求部門信息項(xiàng)目的需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購執(zhí)行部門進(jìn)行采購活動(dòng)。其職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確提出采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、功能要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等需求。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審、商務(wù)談判等環(huán)節(jié)。3.協(xié)助采購執(zhí)行部門對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。（四）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核。2.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對采購合同進(jìn)行法律審核，提供法律咨詢和支持。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購效益。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《信息項(xiàng)目采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、服務(wù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.《信息項(xiàng)目采購需求申請表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購執(zhí)行部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購執(zhí)行部門收到《信息項(xiàng)目采購需求申請表》后，對需求進(jìn)行評(píng)估和分析，結(jié)合公司采購政策和資源狀況，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的采購方式、采購時(shí)間安排、采購責(zé)任人等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）采購預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目的各項(xiàng)費(fèi)用，如設(shè)備采購費(fèi)用、軟件采購費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等。2.采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（四）采購方式選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。2.公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。邀請招標(biāo)適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目。競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目。單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目。詢價(jià)采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。3.采購方式的選擇應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（五）采購文件編制1.根據(jù)采購方式，采購執(zhí)行部門編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準(zhǔn)確性和公正性。3.采購文件編制完成后，經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（六）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商征集：采購執(zhí)行部門通過多種渠道征集潛在供應(yīng)商，如發(fā)布采購公告、參加行業(yè)展會(huì)、查詢供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等。2.供應(yīng)商資格審查：對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對通過資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)標(biāo)，選擇中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、業(yè)績情況、合作情況等進(jìn)行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（七）采購合同簽訂1.采購執(zhí)行部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（八）采購項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控1.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)跟蹤采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按照合同要求按時(shí)、按質(zhì)、按量提供貨物或服務(wù)。2.需求部門應(yīng)配合采購執(zhí)行部門，對采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)反饋問題和意見。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定支付采購款項(xiàng)，對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。（九）采購項(xiàng)目驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，采購執(zhí)行部門組織需求部門、相關(guān)技術(shù)人員等對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收報(bào)告。3.對驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施，直至驗(yàn)收合格。如供應(yīng)商無法滿足要求，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在采購文件中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序，加強(qiáng)對采購項(xiàng)目的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量不合格的采購項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行處理。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)市場調(diào)研，了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購預(yù)算和采購價(jià)格。采用多種采購方式，進(jìn)行價(jià)格比較和談判，爭取有利的采購價(jià)格。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動(dòng)的合法性。在采購合同簽訂前，經(jīng)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，避免合同糾紛。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對采購活動(dòng)的全過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的履行情況等。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計(jì)1.公司審計(jì)部門定期對采購活