公司行政文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政文件管理，確保文件的制定、審批、發(fā)布、使用、保管、歸檔及廢止等環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標準化，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司行政文件的管理。（三）文件定義本辦法所稱行政文件，是指公司在行政管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括但不限于通知、決定、意見、報告、請示、批復、函、會議紀要等。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標準，確保文件管理合法合規(guī)。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：對文件的格式、編號、審批流程等進行統(tǒng)一規(guī)范，提高文件管理的一致性和嚴肅性。3.高效實用原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件流轉(zhuǎn)效率，確保文件能夠及時、準確地傳達和執(zhí)行，為公司管理決策提供有效支持。4.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失或被篡改，確保公司機密信息安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.按文件性質(zhì)分類行政類文件：包括公司行政事務管理的各類文件，如組織架構(gòu)調(diào)整、人事任免、行政辦公制度等。業(yè)務類文件：涉及公司業(yè)務運營的文件，如業(yè)務規(guī)范、市場調(diào)研報告、項目策劃書等。財務類文件：有關(guān)公司財務管理的文件，如預算報告、財務審計報告、費用報銷規(guī)定等。技術(shù)類文件：與公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝等相關(guān)的文件，如技術(shù)標準、操作規(guī)程、技術(shù)方案等。2.按文件層級分類公司級文件：由公司高層領導簽發(fā)，涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策、全局性工作安排等方面的文件。部門級文件：由各部門負責人簽發(fā)，主要針對本部門工作范圍內(nèi)的事項制定的文件?；鶎游募河苫鶎訂挝换驆徫蝗藛T根據(jù)工作需要制定的文件，如工作流程、操作手冊等。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件編號采用[公司簡稱首字母縮寫][年份][流水號]的格式。例如：[GS][2023][001]，其中“GS”為公司簡稱首字母縮寫，“2023”為文件發(fā)布年份，“001”為該年份內(nèi)文件的流水號。2.編號管理文件編號由公司行政部門統(tǒng)一負責編制和管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。新文件起草時，起草人應及時向行政部門申請文件編號，并在文件首頁注明編號。若文件需要修訂或補充，沿用原文件編號，在編號后加“修訂版次”或“補充版次”注明，如[GS][2023][001]修訂版01。三、文件起草與審批（一）起草要求1.內(nèi)容準確：文件內(nèi)容應真實、準確、完整，符合公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求，不得含有虛假、誤導性信息。2.邏輯清晰：文件結(jié)構(gòu)應合理，層次分明，條理清晰，便于閱讀和理解。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標點符號和計量單位，語言表達簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。4.格式統(tǒng)一：按照公司規(guī)定的文件格式進行起草，確保文件的規(guī)范性和一致性。（二）起草職責1.主辦部門：根據(jù)工作需要負責文件的起草工作，對文件內(nèi)容的真實性、準確性和可行性負責。在起草過程中，應充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件具有廣泛的適用性和可操作性。2.協(xié)辦部門：對于涉及多個部門工作的文件，主辦部門應會同協(xié)辦部門共同起草。協(xié)辦部門應積極配合主辦部門，提供相關(guān)資料和意見，協(xié)助完成文件起草工作。（三）審批流程1.部門級文件審批起草部門負責人對文件內(nèi)容進行審核，確保文件符合本部門工作要求和相關(guān)規(guī)定，簽署審核意見后提交行政部門。行政部門對文件格式、編號等進行審核，無誤后提交公司分管領導審批。公司分管領導根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況進行審批，簽署審批意見。審批通過的文件，由行政部門負責編號、印發(fā)；審批不通過的文件，退回起草部門修改。2.公司級文件審批起草部門完成文件起草后，經(jīng)部門負責人審核簽署意見，提交行政部門。行政部門審核文件格式、編號等后，提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議。根據(jù)審議意見，起草部門對文件進行修改完善，再次提交行政部門審核。審核通過后，報公司總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。四、文件發(fā)布與傳達（一）發(fā)布方式1.紙質(zhì)文件發(fā)布：對于重要的、需要長期保存和傳閱的文件，采用紙質(zhì)文件形式發(fā)布。紙質(zhì)文件應加蓋公司公章，并按照規(guī)定的份數(shù)進行印發(fā)。2.電子文件發(fā)布：利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等電子渠道發(fā)布一般性文件，方便員工及時查閱和下載。電子文件應確保格式清晰、內(nèi)容完整，并設置相應的訪問權(quán)限。（二）傳達要求1.及時傳達：文件發(fā)布后，行政部門應及時將文件傳達給相關(guān)部門和人員，確保文件能夠迅速傳達至需要知曉和執(zhí)行的崗位。2.傳達范圍明確：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，明確文件的傳達范圍，確保相關(guān)人員都能收到文件并了解文件要求。對于涉及特定部門或人員的文件，應直接送達相關(guān)部門或人員手中。3.傳達記錄：行政部門應建立文件傳達記錄，記錄文件的傳達時間、傳達方式、傳達對象等信息，以備查閱。五、文件使用與保管（一）文件使用1.借閱規(guī)定：員工因工作需要借閱文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.使用要求：借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改或遺失文件。如需復印文件，應經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定的份數(shù)進行復印。文件使用完畢后，應及時歸還行政部門，歸還時行政部門應對文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、遺失等情況，應追究借閱人員的責任。（二）文件保管1.保管責任：公司行政部門負責行政文件的集中保管工作，指定專人負責文件的整理、歸檔和存放，確保文件的安全和完整。2.保管期限：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。一般文件的保管期限為[X]年，重要文件的保管期限為[X]年以上，涉及公司機密的文件應長期保管。3.保管環(huán)境：文件保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件，確保文件不受損壞。同時，應定期對文件進行整理和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、文件歸檔與整理（一）歸檔范圍公司在行政管理活動中形成的具有保存價值的各類文件，包括但不限于文件的正本、副本、草稿、電子文檔等，均應進行歸檔。（二）歸檔要求1.及時歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，確保文件歸檔的及時性和完整性。2.分類整理：按照文件分類和編號規(guī)則，對歸檔文件進行分類整理，同一類文件應按照時間順序排列，便于查找和利用。3.編制目錄：為歸檔文件編制詳細的目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、起草部門、起草時間、審批時間、印發(fā)時間、保管期限等信息，以便于快速檢索和查閱文件。（三）整理流程1.收集文件：行政部門定期收集各部門需要歸檔的文件，對收集到的文件進行初步審核，確保文件齊全、完整。2.分類編號：按照文件分類和編號規(guī)則，對文件進行分類編號，將編號標注在文件首頁的右上角。3.裝訂編目：對文件進行裝訂，去除文件中的金屬物，確保文件整齊、牢固。同時，按照編制的目錄順序，將文件依次排列，編制文件目錄。4.裝盒上架：將編目后的文件裝入檔案盒，在檔案盒上注明檔案類別、年度、保管期限等信息，然后將檔案盒上架存放，便于查閱和管理。七、文件廢止與修訂（一）文件廢止1.廢止情形：當文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，或文件內(nèi)容與公司實際情況不符，或文件已完成其歷史使命不再具有使用價值時，應及時廢止文件。2.廢止程序：由文件起草部門或相關(guān)部門提出文件廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因和依據(jù)。經(jīng)行政部門審核后，報公司分管領導或總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部門發(fā)布文件廢止通知，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)和文件保管場所進行標識，確保相關(guān)人員知曉文件已廢止。（二）文件修訂1.修訂情形：當文件內(nèi)容需要補充、完善、調(diào)整或糾正時，應及時對文件進行修訂。修訂文件應確保文件的準確性、完整性和有效性，符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際工作需要。2.修訂程序：由文