公司租房合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司租房合同管理，規(guī)范租房行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)因生產(chǎn)經(jīng)營、辦公等需要租賃房屋所簽訂的各類租賃合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂、履行等各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)租賃房屋的產(chǎn)權(quán)、用途、租賃條件等進(jìn)行充分調(diào)查和審核，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.權(quán)益保護(hù)原則：注重維護(hù)公司的合法權(quán)益，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障公司在租賃期間的正常使用和各項(xiàng)利益。4.動(dòng)態(tài)管理原則：對(duì)合同履行過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，及時(shí)處理合同變更、終止等事宜，確保合同管理的有效性和連續(xù)性。二、合同簽訂管理（一）租賃需求申請(qǐng)1.各部門、分支機(jī)構(gòu)因業(yè)務(wù)發(fā)展需要租賃房屋的，應(yīng)提前向公司行政部門提交書面租賃需求申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括租賃房屋的用途、面積、位置、租賃期限、租金預(yù)算等詳細(xì)信息。2.行政部門對(duì)各部門提交的租賃需求申請(qǐng)進(jìn)行匯總、分析，結(jié)合公司實(shí)際情況和資源配置，提出初步審核意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）房源信息收集與篩選1.行政部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的租賃需求，通過多種渠道收集房源信息，如房產(chǎn)中介、房屋租賃平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)搜索、實(shí)地走訪等。2.對(duì)收集到的房源信息進(jìn)行篩選，重點(diǎn)關(guān)注房屋的合法性、適用性、價(jià)格合理性等因素。篩選出符合公司需求的房源，并進(jìn)行實(shí)地考察。（三）租賃合同談判1.行政部門組織相關(guān)人員與房屋出租方進(jìn)行租賃合同談判。談判人員應(yīng)包括行政部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等，必要時(shí)可邀請(qǐng)專業(yè)律師參與。2.談判內(nèi)容主要包括租賃房屋的位置、面積、用途、租賃期限、租金及支付方式、押金、房屋維修責(zé)任、違約責(zé)任等條款。談判過程中，應(yīng)充分表達(dá)公司的立場(chǎng)和要求，爭取有利的合同條款。3.談判達(dá)成一致意見后，形成租賃合同草案，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同審批1.租賃合同草案提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，應(yīng)附上房屋產(chǎn)權(quán)證明、實(shí)地考察報(bào)告、談判記錄等相關(guān)資料。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)行政部門提交的租賃合同草案及相關(guān)資料，對(duì)合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合理性、完整性以及對(duì)公司權(quán)益的保障程度。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可簽訂租賃合同。如合同條款存在重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提出修改意見，行政部門應(yīng)及時(shí)與出租方協(xié)商修改，重新提交審批。（五）合同簽訂1.租賃合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與房屋出租方簽訂書面合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本清晰、整潔，條款完整、準(zhǔn)確，雙方簽字（蓋章）齊全。2.合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時(shí)將合同原件歸檔保存，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等，以便各部門履行相應(yīng)職責(zé)。三、合同履行管理（一）租金支付管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照租賃合同約定的租金支付方式和時(shí)間，及時(shí)、足額支付租金。支付前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對(duì)租金金額、支付期限等信息，確保支付準(zhǔn)確無誤。2.如因特殊情況需要延期支付租金的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提前與出租方溝通協(xié)商，并取得出租方的書面同意。同時(shí)，應(yīng)記錄延期支付的原因、期限及后續(xù)處理情況。（二）房屋使用管理1.各部門、分支機(jī)構(gòu)作為房屋的實(shí)際使用部門，應(yīng)妥善使用租賃房屋，不得擅自改變房屋用途、結(jié)構(gòu)或進(jìn)行違法違規(guī)活動(dòng)。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)租賃房屋的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知使用部門進(jìn)行整改。如因使用不當(dāng)造成房屋損壞的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修責(zé)任或賠償責(zé)任。（三）房屋維修管理1.租賃合同應(yīng)明確房屋維修責(zé)任的劃分。一般情況下，出租方負(fù)責(zé)房屋主體結(jié)構(gòu)的維修，承租方負(fù)責(zé)房屋內(nèi)部設(shè)施設(shè)備的日常維修。2.如租賃房屋出現(xiàn)需要維修的情況，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門根據(jù)維修責(zé)任劃分，通知相關(guān)方進(jìn)行維修。維修費(fèi)用按照租賃合同約定執(zhí)行。3.對(duì)于重大維修項(xiàng)目，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)估，制定維修方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（四）合同變更管理1.在租賃合同履行期間，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應(yīng)由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間等條款，并作為原租賃合同的補(bǔ)充文件進(jìn)行歸檔保存。3.行政部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更后的要求，并按照新的合同條款履行職責(zé)。（五）合同終止管理1.租賃合同期滿或因其他原因需要終止的，合同雙方應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.行政部門應(yīng)提前通知各相關(guān)部門做好合同終止的準(zhǔn)備工作，如清理房屋、結(jié)算租金、退還押金等。3.合同終止后，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析合同管理中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。四、合同檔案管理（一）檔案建立1.行政部門負(fù)責(zé)建立公司租房合同檔案，對(duì)每份租賃合同及相關(guān)資料進(jìn)行分類整理、編號(hào)歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括租賃合同原件、房屋產(chǎn)權(quán)證明、實(shí)地考察報(bào)告、談判記錄、合同變更協(xié)議、租金支付憑證、房屋維修記錄等資料。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部門審批。2.行政部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作。如需復(fù)印、拍照的，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（四）檔案銷毀1.對(duì)于已超過保管期限或已無保存價(jià)值的合同檔案，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并確保銷毀過程的合規(guī)性和保密性。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司租房合同管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、檔案管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.審計(jì)部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反合同管理規(guī)定或給公司造成損失的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核評(píng)價(jià)1.行政部門負(fù)責(zé)制定公司租房合同管理工作的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)各部門、分支機(jī)構(gòu)的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時(shí)性、合同檔案管理的完整性等方面。考核評(píng)價(jià)結(jié)果將作為各部