技術(shù)文件存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)文件的有效管理，確保技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，便于技術(shù)文件的查閱、使用和追溯，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有技術(shù)文件的存檔管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、項(xiàng)目文檔等。（三）職責(zé)分工1.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、審核、修訂和更新，并確保其符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。定期對技術(shù)文件進(jìn)行清理和評估，提出存檔需求和建議。協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行技術(shù)文件的分類、編號和整理工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)技術(shù)文件的集中存檔管理，建立健全技術(shù)文件檔案庫。制定技術(shù)文件存檔管理制度和流程，規(guī)范檔案的收集、整理、存儲、檢索、借閱和銷毀等工作。對技術(shù)文件檔案進(jìn)行安全保管，確保檔案的完整性和保密性。3.其他部門在工作中產(chǎn)生的技術(shù)文件，應(yīng)及時提交給技術(shù)部門審核，并按照規(guī)定流程移交檔案管理部門存檔。根據(jù)工作需要，有權(quán)查閱和使用已存檔的技術(shù)文件，但需遵守相關(guān)規(guī)定。二、技術(shù)文件的分類與編號（一）分類原則技術(shù)文件按照其性質(zhì)、用途和來源進(jìn)行分類，便于管理和檢索。分類如下：1.產(chǎn)品設(shè)計文件：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、設(shè)計計算書、技術(shù)說明書等。2.工藝文件：涵蓋工藝流程卡、工藝操作規(guī)程、工藝裝備圖等。3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件：如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。4.檢驗(yàn)規(guī)范文件：包括進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范、過程檢驗(yàn)規(guī)范、成品檢驗(yàn)規(guī)范等。5.項(xiàng)目文檔：涉及項(xiàng)目立項(xiàng)報告、可行性研究報告、項(xiàng)目總結(jié)報告等。6.其他技術(shù)文件：如技術(shù)改進(jìn)方案、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)交流資料等。（二）編號規(guī)則技術(shù)文件編號采用統(tǒng)一的編碼體系，以便于識別和管理。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)產(chǎn)品設(shè)計文件：[產(chǎn)品型號][版本號][文件類別代碼][順序號]工藝文件：[工藝類型代碼][車間代碼][工序代碼][順序號]技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件：[標(biāo)準(zhǔn)類型代碼][標(biāo)準(zhǔn)編號][版本號]檢驗(yàn)規(guī)范文件：[檢驗(yàn)對象代碼][檢驗(yàn)階段代碼][順序號]項(xiàng)目文檔：[項(xiàng)目編號][文檔類別代碼][順序號]其他技術(shù)文件：[文件類別代碼][順序號]2.代碼說明產(chǎn)品型號：按照公司產(chǎn)品型號編制規(guī)則確定。版本號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如V1.0、V2.0等。文件類別代碼：根據(jù)文件分類確定，如SJ（設(shè)計文件）、GY（工藝文件）、ZB（標(biāo)準(zhǔn)文件）、JY（檢驗(yàn)文件）、XM（項(xiàng)目文檔）、QT（其他文件）。順序號：按照文件生成的先后順序依次編號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)零。工藝類型代碼：如機(jī)加工（JM）、裝配（ZP）、焊接（HJ）等。車間代碼：按照公司車間編號確定。工序代碼：根據(jù)工藝工序順序編號。檢驗(yàn)對象代碼：如原材料（YL）、半成品（BC）、成品（CP）等。檢驗(yàn)階段代碼：進(jìn)貨（JH）、過程（GC）、成品（CP）等。項(xiàng)目編號：按照公司項(xiàng)目編號規(guī)則確定。三、技術(shù)文件的編制與審核（一）編制要求1.技術(shù)文件應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.采用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，包括字體、字號、圖表編號、頁眉頁腳等。3.語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。（二）審核流程1.技術(shù)文件編制完成后，編制人應(yīng)進(jìn)行自審，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.自審?fù)ㄟ^后，提交給技術(shù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。技術(shù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的技術(shù)合理性、規(guī)范性和實(shí)用性進(jìn)行全面審查，并提出審核意見。3.對于涉及重大技術(shù)問題或跨部門的技術(shù)文件，需組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審由技術(shù)部門負(fù)責(zé)人主持，參會人員應(yīng)包括設(shè)計、工藝、質(zhì)量、生產(chǎn)等部門的專業(yè)人員，對文件進(jìn)行充分討論和評審，形成會審意見。4.編制人根據(jù)審核意見或會審意見對技術(shù)文件進(jìn)行修改完善，修改后的文件再次提交審核，直至審核通過。四、技術(shù)文件的存檔管理（一）存檔流程1.技術(shù)文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由編制部門按照規(guī)定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，并填寫《技術(shù)文件存檔登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號、編制日期、編制人、審核人、批準(zhǔn)人等信息。2.將整理好的技術(shù)文件連同《技術(shù)文件存檔登記表》一并提交給檔案管理部門。檔案管理部門對文件進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后進(jìn)行存檔。3.檔案管理部門應(yīng)建立技術(shù)文件檔案目錄，將存檔文件的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，便于查詢和檢索。（二）存儲方式1.技術(shù)文件應(yīng)以紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)文件應(yīng)分類裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明文件類別、編號、年度等信息。2.電子文件應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。建立電子文件備份制度，定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜，確保檔案的安全保管。（三）檢索與借閱1.檢索檔案管理部門應(yīng)建立完善的技術(shù)文件檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需文件。用戶可通過文件編號、名稱、類別、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。檔案管理人員應(yīng)及時更新檔案目錄和檢索系統(tǒng)，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和及時性。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)文件時，應(yīng)填寫《技術(shù)文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)審批后的《技術(shù)文件借閱申請表》辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的技術(shù)文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如有遺失或損壞，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）保密管理1.技術(shù)文件涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)機(jī)密，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對文件的查閱、借閱和使用進(jìn)行嚴(yán)格控制。2.檔案管理人員應(yīng)與借閱人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管文件，不得泄露文件內(nèi)容。3.對于涉及公司核心技術(shù)或重要商業(yè)秘密的技術(shù)文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施，防止文件信息泄露。五、技術(shù)文件的修訂與更新（一）修訂原因1.法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，導(dǎo)致技術(shù)文件需要相應(yīng)修訂。2.產(chǎn)品設(shè)計變更、工藝改進(jìn)、質(zhì)量提升等原因，需要對技術(shù)文件進(jìn)行修改。3.發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件存在錯誤、遺漏或不合理之處，需要進(jìn)行修訂。（二）修訂流程1.技術(shù)部門或相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件需要修訂時，應(yīng)填寫《技術(shù)文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和要求。2.《技術(shù)文件修訂申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審批。技術(shù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容，組織相關(guān)人員進(jìn)行修訂工作。3.修訂后的技術(shù)文件按照編制與審核流程進(jìn)行編制、審核和批準(zhǔn)。審核通過后，由檔案管理部門對原存檔文件進(jìn)行替換，并更新檔案目錄和檢索系統(tǒng)。（三）版本管理1.技術(shù)文件應(yīng)明確版本號，每次修訂后應(yīng)更新版本號。版本號的更新應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如遞增數(shù)字、字母等。2.檔案管理部門應(yīng)建立技術(shù)文件版本記錄，記錄文件的各版本信息，包括修訂日期、修訂內(nèi)容、修訂人等，便于追溯文件的修訂歷史。六、技術(shù)文件的銷毀（一）銷毀原因1.技術(shù)文件已過時、失效，不再具有使用價值。2.技術(shù)文件涉及的項(xiàng)目已結(jié)束，且無保存必要。3.技術(shù)文件因保管不善等原因造成損壞、丟失，無法修復(fù)或查找。（二）銷毀流程1.技術(shù)部門或相關(guān)部門提出技術(shù)文件銷毀申請，填寫《技術(shù)文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀文件的清單。2.《技術(shù)文件銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審批。技術(shù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容，組織相關(guān)人員對擬銷毀文件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)文件確實(shí)已無保存價值。3.審批通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施文件銷毀工作。銷毀