房屋檔案登記管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)房屋檔案的登記管理，規(guī)范房屋檔案管理工作流程，確保房屋檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)房屋權(quán)利人的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所涉及的各類房屋檔案的登記管理工作，包括但不限于房屋產(chǎn)權(quán)檔案、房屋租賃檔案、房屋抵押檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)房屋管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房屋的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得虛假記載或隱瞞重要信息。3.安全保密原則：采取有效措施保障房屋檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失，確保權(quán)利人信息安全。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，為房屋權(quán)利人及相關(guān)部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。二、房屋檔案登記管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善房屋檔案登記管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織實(shí)施房屋檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.建立房屋檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，確保檔案信息的及時(shí)更新和準(zhǔn)確查詢。4.定期對(duì)房屋檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。5.負(fù)責(zé)與其他部門及外部單位的檔案信息溝通與協(xié)調(diào)，提供檔案查詢和利用服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在房屋業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，按照檔案管理要求及時(shí)生成和移交相關(guān)檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、核對(duì)等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息反饋。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門申請(qǐng)查詢和利用房屋檔案，確保業(yè)務(wù)辦理的準(zhǔn)確性和合法性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.負(fù)責(zé)房屋檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，對(duì)檔案的質(zhì)量和安全負(fù)責(zé)。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、房屋檔案登記管理流程（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門在辦理房屋產(chǎn)權(quán)登記、租賃備案、抵押登記等業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集相關(guān)業(yè)務(wù)資料，包括但不限于申請(qǐng)書、身份證明、產(chǎn)權(quán)證書、合同協(xié)議、審批文件等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)收集的資料進(jìn)行初步審核，確保資料齊全、真實(shí)、有效，并按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行整理。3.在業(yè)務(wù)辦理完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)房屋檔案進(jìn)行分類整理，包括但不限于產(chǎn)權(quán)檔案、租賃檔案、抵押檔案等。同一類檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，建立檔案索引，方便檔案的查找和利用。4.對(duì)檔案資料中的復(fù)印件進(jìn)行審核，確保復(fù)印件與原件一致，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)一致”章。（三）檔案歸檔1.整理好的房屋檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至專門的檔案庫(kù)房或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.按照檔案保管期限的要求，將檔案分別存放于不同的檔案柜或存儲(chǔ)區(qū)域，并做好標(biāo)識(shí)。檔案保管期限分為短期、中期和長(zhǎng)期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.建立檔案歸檔登記制度，對(duì)檔案的歸檔時(shí)間、檔案名稱、檔案編號(hào)、保管期限等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)房屋檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置與檔案登記記錄一致。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合檔案保管要求。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止檔案信息丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并在專人陪同下進(jìn)行操作。（五）檔案利用1.內(nèi)部部門因工作需要查詢和利用房屋檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用范圍、利用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案利用申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合利用條件的申請(qǐng)，按照規(guī)定提供檔案查詢和利用服務(wù)。3.檔案利用人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或進(jìn)行涂改、損毀、標(biāo)記等行為。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外部單位或個(gè)人因司法、行政等原因需要查詢和利用房屋檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核查詢主體的資格和查詢用途，確保檔案信息的合法利用。（六）檔案銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的房屋檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、檔案編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀清單應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好記錄。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清單應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行長(zhǎng)期保存。四、房屋檔案登記管理信息化建設(shè)（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)建立一套功能完善、操作便捷、安全可靠的房屋檔案登記管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房屋檔案的電子化管理、自動(dòng)化流程控制、信息共享和遠(yuǎn)程查詢利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：實(shí)現(xiàn)房屋檔案資料的電子化錄入，包括檔案基本信息、業(yè)務(wù)資料、附圖等，支持多種格式文件的上傳和導(dǎo)入。2.檔案查詢模塊：提供靈活多樣的查詢方式，可根據(jù)檔案編號(hào)、房屋地址、權(quán)利人姓名、業(yè)務(wù)類型等條件進(jìn)行快速查詢，方便用戶獲取所需檔案信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)房屋檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，如房屋產(chǎn)權(quán)情況統(tǒng)計(jì)、租賃業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、抵押業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案審批模塊：實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的電子化審批，如檔案歸檔審批、檔案利用審批等，提高審批效率和透明度。5.系統(tǒng)管理模塊：負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶管理、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志管理等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化系統(tǒng)安全管理1.建立健全信息化系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，確保用戶只能訪問(wèn)其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全監(jiān)控和應(yīng)急處理能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障和安全隱患，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。五、房屋檔案登記管理監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立健全房屋檔案登記管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的要求。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理流程規(guī)范情況、檔案資料質(zhì)量情況、檔案安全保管情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)整改不力的部門和個(gè)人，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督