公司文秘文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文秘文件管理，確保文件的規(guī)范生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)與利用，提高公司工作效率，保障公司運(yùn)營(yíng)的規(guī)范化、科學(xué)化，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在文件處理過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）文件定義本辦法所指文件包括公司各類正式發(fā)文、收文、內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等各類以紙質(zhì)或電子形式存在的信息載體。（四）管理原則1.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.規(guī)范性原則：文件的格式、編號(hào)、標(biāo)識(shí)等應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定。3.及時(shí)性原則：文件的起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間要求進(jìn)行，確保文件及時(shí)發(fā)揮作用。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的文件應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.承辦部門或人員應(yīng)根據(jù)工作需要及時(shí)起草文件。文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、重點(diǎn)突出、條理清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。2.涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究起草，確保文件內(nèi)容全面、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。3.文件起草應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式模板，包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、落款、日期等要素。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主旨，文號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則編制。（二）審核流程1.初稿完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自審，檢查文件內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言是否通順。2.自審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際，與其他部門的職責(zé)分工是否明確，政策依據(jù)是否充分，有無(wú)潛在風(fēng)險(xiǎn)等。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策、對(duì)外發(fā)布等文件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)文件的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行全面審查，并提出修改意見(jiàn)。4.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)的文件，如需公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批，應(yīng)提交主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審定。主要領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充或否決。（三）審核要點(diǎn)1.合法性審核：文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)規(guī)范要求，避免出現(xiàn)違法違規(guī)條款。2.準(zhǔn)確性審核：審核文件中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用資料等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤。3.完整性審核：檢查文件是否涵蓋了應(yīng)涉及的所有事項(xiàng)，相關(guān)條款是否完整，有無(wú)遺漏或矛盾之處。4.規(guī)范性審核：審查文件格式、排版、字體、字號(hào)、編號(hào)等是否符合公司規(guī)定及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。5.協(xié)調(diào)性審核：確保文件與公司其他相關(guān)文件、制度之間相互協(xié)調(diào)一致，避免出現(xiàn)政策沖突或重復(fù)規(guī)定。三、文件的審批與印發(fā)（一）審批權(quán)限1.一般性文件由部門負(fù)責(zé)人審批后即可印發(fā)。2.涉及公司重要決策、重大事項(xiàng)、對(duì)外發(fā)布等文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)審批后方可印發(fā)。3.以公司名義向上級(jí)主管部門、政府部門報(bào)送的文件，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）印發(fā)流程1.文件經(jīng)審批通過(guò)后，由文秘人員按照審批意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，確保文件最終稿符合要求。2.文秘人員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)，并填寫《文件印發(fā)審批表》，注明文件名稱、文號(hào)、印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)日期等信息。3.將《文件印發(fā)審批表》連同文件最終稿一并提交給公司行政部門進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷。4.行政部門按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行文件印刷，確保印刷質(zhì)量清晰、整齊。印刷完成后，對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)、裝訂，并加蓋公司印章。5.文秘人員負(fù)責(zé)將印好的文件按照印發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。分發(fā)記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、分發(fā)時(shí)間、分發(fā)部門、接收人等信息。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即印發(fā)文件，可先由文秘人員電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行印發(fā)，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于因特殊原因需要修改已審批印發(fā)的文件，應(yīng)按照原審批程序重新進(jìn)行審批，并在修改后的文件上注明修改原因及審批情況。四、文件的收文與登記（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的收文郵箱，用于接收外部單位發(fā)送的文件。郵箱由文秘人員定期查看，及時(shí)下載文件。2.公司門衛(wèi)室負(fù)責(zé)接收外來(lái)紙質(zhì)文件，并做好登記工作，注明文件來(lái)源、日期、份數(shù)等信息，及時(shí)轉(zhuǎn)交給文秘人員。3.對(duì)于通過(guò)傳真方式接收的文件，傳真機(jī)應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，接收后及時(shí)將傳真件轉(zhuǎn)交給文秘人員。（二）收文登記1.文秘人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)在登記時(shí)注明“加急”或“特急”字樣，并優(yōu)先處理。3.收文登記可采用紙質(zhì)登記簿或電子表格的形式進(jìn)行記錄，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。（三）文件初審1.文秘人員在完成收文登記后，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行初步審核。初審內(nèi)容包括文件的完整性、格式規(guī)范性、密級(jí)標(biāo)注等。2.對(duì)于不符合要求的文件，文秘人員應(yīng)及時(shí)與來(lái)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。3.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定文件的擬辦意見(jiàn)，如呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱、分送相關(guān)部門辦理、存檔等，并填寫在《文件處理單》上。五、文件的傳閱與辦理（一）傳閱流程1.文秘人員根據(jù)文件的擬辦意見(jiàn)，將文件呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱。傳閱順序一般按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工進(jìn)行，確保文件能夠及時(shí)傳遞到需要處理的人員手中。2.在文件傳閱過(guò)程中，文秘人員應(yīng)建立《文件傳閱記錄》，詳細(xì)記錄文件的傳閱時(shí)間、傳閱人員、傳閱意見(jiàn)等信息。傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱記錄》上簽字確認(rèn)，表明已閱知文件內(nèi)容。3.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)采取跟蹤催辦的方式，確保文件傳閱的及時(shí)性和有效性，避免出現(xiàn)文件積壓或延誤處理的情況。（二）辦理要求1.承辦部門或人員收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給文秘人員。2.辦理文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保辦理過(guò)程合法合規(guī)、公正透明。3.對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)牽頭組織協(xié)調(diào)，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，共同推進(jìn)文件辦理工作。4.在文件辦理過(guò)程中，如遇問(wèn)題或困難，承辦部門應(yīng)及時(shí)與文秘人員溝通，尋求解決方案。文秘人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，為文件辦理工作提供必要的支持和幫助。（三）催辦與督辦1.文秘人員負(fù)責(zé)對(duì)文件的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦。對(duì)于即將到期或已超期未辦理的文件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知，提醒其盡快辦理。2.對(duì)于重要文件或領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的文件，文秘人員應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件辦理進(jìn)展情況，確保領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)。3.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)文件辦理情況進(jìn)行督辦。對(duì)于辦理不力、延誤時(shí)間的部門或人員，行政部門有權(quán)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并將督辦結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司各類正式發(fā)文，包括決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.收文處理過(guò)程中形成的文件材料，如文件傳閱記錄、辦理結(jié)果反饋等。3.公司內(nèi)部會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議文件、會(huì)議記錄等。4.公司各部門的工作報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文檔等業(yè)務(wù)文件。6.財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.文件承辦部門或人員應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事勞資類等類別。3.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，并在盒脊或文件夾上注明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.公司文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文件主要包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件。3.長(zhǎng)期保管的文件一般為10年至50年不等，包括公司一般性文件、業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄等。4.短期保管的文件為1年至10年，主要是一些臨時(shí)性、階段性的文件，如一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)等。5.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保文件在保管期限內(nèi)得到妥善保存，超過(guò)保管期限的文件應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案保管1.公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。七、文件的利用與查詢（一）利用原則1.文件利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保文件的使用符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.在文件利用過(guò)程中，應(yīng)注重保護(hù)文件的原始性和完整性，不得對(duì)文件進(jìn)行非法修改、刪除或損壞。（二）利用方式1.提供查閱：對(duì)于一般性文件，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，及時(shí)提供文件原件或復(fù)印件供查閱人員使用。2.借閱：對(duì)于重要文件或涉及機(jī)密的文件，如確因工作需要借閱的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等要求。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。3.復(fù)制：根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理人員可提供文件的復(fù)制件。復(fù)制文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）查詢流程1.公司內(nèi)部人員如需查詢文件，應(yīng)填寫《文件查詢申請(qǐng)表》，注明查詢文件的名稱、文號(hào)、查詢目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，將《文件查詢申請(qǐng)表》提交給檔案室。檔案室根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并及時(shí)反饋查詢結(jié)果。3.對(duì)于需要查閱紙質(zhì)檔案的，檔案室應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.外部單位或個(gè)人如需查詢公司文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，提交正式的查詢申請(qǐng)函，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案室按照規(guī)定辦理查詢手續(xù)。八、文件的保密與銷毀（一）保密措施1.公司應(yīng)建立健全文件保密制度，明確文件保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的宣傳教育，提高全體員工的保密意識(shí)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確密級(jí)標(biāo)識(shí)，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問(wèn)等措施，防止信息泄露。3.在文件起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)、利用等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，確保文件在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性。4.對(duì)于因工作需要接觸機(jī)密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)涉密人員的監(jiān)督和管理。（二）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的文件。3.涉及公司機(jī)密但已不再需要的文件，且按照規(guī)定已進(jìn)行解密處理的。（三）銷毀流程1.文件銷毀前，應(yīng)由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門對(duì)擬銷毀文件進(jìn)行鑒定，編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.文件銷毀可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)