會議基礎(chǔ)管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議的組織、召開、記錄、跟進(jìn)及相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會議效率，避免形式主義。2.充分準(zhǔn)備原則：會議組織部門和參會人員應(yīng)提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保會議順利進(jìn)行。3.規(guī)范有序原則：會議的組織、召開、記錄等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的程序和要求執(zhí)行，保證會議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。4.責(zé)任落實(shí)原則：明確會議組織部門、參會人員及相關(guān)工作人員的職責(zé)，確保會議決策得到有效落實(shí)。二、會議分類及職責(zé)分工（一）會議分類1.公司級會議：包括公司年度大會、季度工作會議、月度經(jīng)營分析會議等，主要傳達(dá)公司戰(zhàn)略方針、總結(jié)階段性工作、部署下一階段任務(wù)等。2.部門級會議：由各部門組織召開的部門內(nèi)部會議、部門間協(xié)調(diào)會議等，用于部門內(nèi)部工作安排、溝通協(xié)調(diào)及問題解決等。3.專項(xiàng)會議：針對特定項(xiàng)目、專題或問題召開的會議，如項(xiàng)目啟動會、技術(shù)研討會、問題解決會等。（二）職責(zé)分工1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司級會議的統(tǒng)籌安排，包括會議議題收集、議程制定、會議通知發(fā)布、會議組織及記錄等工作。協(xié)助各部門做好重要會議的組織協(xié)調(diào)工作，提供必要的會議支持服務(wù)。對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，及時(shí)反饋相關(guān)信息。2.各部門負(fù)責(zé)本部門會議的組織和管理，按照公司要求制定本部門會議計(jì)劃，并報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。負(fù)責(zé)本部門會議議題的提出、準(zhǔn)備和匯報(bào)工作，確保議題明確、資料齊全。組織本部門人員按時(shí)參加公司級會議和其他相關(guān)會議，認(rèn)真落實(shí)會議決議。負(fù)責(zé)本部門會議記錄的整理和保存，定期將會議紀(jì)要報(bào)送總經(jīng)理辦公室。3.會議主持人負(fù)責(zé)會議的主持工作，引導(dǎo)會議按照預(yù)定議程進(jìn)行，確保會議高效、有序。把控會議討論方向，及時(shí)制止無關(guān)話題，對討論焦點(diǎn)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，促進(jìn)達(dá)成共識。對會議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和歸納，明確會議決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間。4.參會人員按時(shí)參加會議，遵守會議紀(jì)律，不得遲到、早退、缺席。認(rèn)真準(zhǔn)備會議相關(guān)資料，積極參與會議討論，發(fā)表真實(shí)、客觀的意見和建議。嚴(yán)格執(zhí)行會議決議，按照要求及時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)，并向會議主持人或相關(guān)部門反饋工作進(jìn)展情況。三、會議組織與安排（一）會議計(jì)劃1.總經(jīng)理辦公室應(yīng)于每年年底制定下一年度公司級會議計(jì)劃，明確會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題及主要議程等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布執(zhí)行。2.各部門應(yīng)根據(jù)公司年度會議計(jì)劃和本部門工作需要，于每季度末制定下一季度部門級會議計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。3.專項(xiàng)會議的發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，提前制定專項(xiàng)會議計(jì)劃，明確會議相關(guān)信息，報(bào)總經(jīng)理辦公室審核后組織實(shí)施。（二）會議通知1.會議組織部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出會議通知，明確會議的基本信息（包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等）、會議主題、議程安排及相關(guān)要求等內(nèi)容。2.會議通知可采用書面通知、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)布。對于重要會議，應(yīng)同時(shí)電話提醒參會人員。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議通知，如有疑問或特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并說明原因。（三）會議準(zhǔn)備1.會議組織部門根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如會議文件、匯報(bào)材料、數(shù)據(jù)報(bào)表等，并提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員做好充分準(zhǔn)備。安排好會議場地，確保場地環(huán)境整潔、設(shè)備設(shè)施齊全（如投影儀、音響、麥克風(fēng)、白板等），并提前進(jìn)行調(diào)試，保證會議正常進(jìn)行。如有需要，準(zhǔn)備好會議期間的餐飲、住宿等后勤保障工作。2.參會人員按照會議通知要求，提前準(zhǔn)備好會議所需的資料，對涉及本部門或本人的工作內(nèi)容進(jìn)行梳理和總結(jié)，以便在會議上準(zhǔn)確匯報(bào)和發(fā)言。提前規(guī)劃好行程，確保能夠按時(shí)參加會議。（四）會議召開1.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，做好會議開場準(zhǔn)備工作。在會議開始前，再次確認(rèn)參會人員是否到齊，并宣布會議紀(jì)律和議程安排。2.會議按照預(yù)定議程有序進(jìn)行，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題展開討論，鼓勵(lì)充分發(fā)表意見和建議，確保會議討論的深度和廣度。3.會議過程中，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳或從事與會議無關(guān)的事情。如有緊急情況需要處理，應(yīng)盡量避免影響會議進(jìn)行，并向主持人請假后離開會場。4.會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題、議程內(nèi)容、討論要點(diǎn)、會議決議及責(zé)任人等信息。會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式進(jìn)行。（五）會議結(jié)束1.會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對會議討論情況和決議事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)和強(qiáng)調(diào)，確保參會人員對會議內(nèi)容和要求清晰明確。2.會議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布，明確會議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時(shí)間等內(nèi)容。會議紀(jì)要應(yīng)發(fā)送給參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真落實(shí)會議決議，按照要求及時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)。如有需要，可向會議組織部門或相關(guān)責(zé)任人咨詢溝通，確保工作順利推進(jìn)。四、會議記錄與紀(jì)要（一）會議記錄要求1.準(zhǔn)確性：如實(shí)記錄會議內(nèi)容，不得遺漏重要信息，確保記錄內(nèi)容與會議實(shí)際情況相符。2.完整性：涵蓋會議的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括會議主題、議程、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等，保證記錄的全面性。3.清晰性：記錄語言應(yīng)簡潔明了，邏輯清晰，避免使用模糊、歧義或冗長的表述，便于日后查閱和理解。（二）會議紀(jì)要撰寫規(guī)范1.標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括會議的主要內(nèi)容，一般采用“[會議名稱]會議紀(jì)要”的格式。2.開頭：簡要介紹會議的基本信息，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人等。3.正文：詳細(xì)記錄會議討論的主要內(nèi)容和形成的決議事項(xiàng)，可按照會議議程順序或問題類別進(jìn)行整理。對于會議討論的要點(diǎn)和各方觀點(diǎn)，應(yīng)進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確的記錄。4.結(jié)尾：明確會議決議事項(xiàng)的責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時(shí)間，如有需要，可對下一步工作安排提出要求和建議。（三）會議記錄與紀(jì)要的保存1.會議記錄應(yīng)由會議組織部門負(fù)責(zé)整理和保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.會議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的文檔管理平臺上進(jìn)行存檔，以便員工隨時(shí)查閱。五、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）責(zé)任落實(shí)1.會議決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保每項(xiàng)決議都有專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實(shí)。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃和措施，明確工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和預(yù)期目標(biāo)，并報(bào)會議組織部門備案。（二）執(zhí)行跟蹤1.會議組織部門應(yīng)建立會議決議執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期對決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和督促?？赏ㄟ^定期匯報(bào)、現(xiàn)場檢查、工作協(xié)調(diào)會等方式，及時(shí)了解工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。2.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織部門反饋決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，提交工作進(jìn)展報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括已完成的工作任務(wù)、未完成的工作及原因、下一步工作計(jì)劃等。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或需要調(diào)整決議事項(xiàng)的情況，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向會議組織部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出解決方案和建議。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照新的要求執(zhí)行。（三）結(jié)果反饋1.責(zé)任部門完成決議事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)向會議組織部門提交工作總結(jié)報(bào)告，說明工作完成情況、取得的成效、存在的問題及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。2.會議組織部門應(yīng)將決議事項(xiàng)的執(zhí)行結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參會人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，對執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人給予表揚(yáng)，對執(zhí)行不力的進(jìn)行督促整改或問責(zé)。六、會議紀(jì)律與監(jiān)督（一）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時(shí)間，提前到達(dá)會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照規(guī)定提前辦理請假手續(xù)。2.會議期間，參會人員應(yīng)認(rèn)真聽講，積極參與討論，不得隨意打斷他人發(fā)言，不得在會場內(nèi)吸煙、吃東西、交頭接耳或從事與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)尊重會議主持人和其他參會人員，發(fā)言時(shí)應(yīng)文明禮貌，表達(dá)清晰，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。4.參會人員應(yīng)妥善保管會議資料，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露會議內(nèi)容。如有需要，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）監(jiān)督與考核1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對公司各類會議的組織和召開情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反會議紀(jì)律的行為進(jìn)行記錄和通報(bào)。2.